TOP KPI’s voor contractmanagement

Wat zijn de belangrijkste Kritische Prestatie Indicatoren (hierna: KPI’s) voor contractmanagement? Zowel voor het functioneren van het contractmanagement-proces als voor contractcreatie, uitnutting en prolongatie of vervanging.

1. Best practice KPI’s en het contractmanagement proces

KPI’s voor contractmanagement bieden je de mogelijkheid om snel en gericht inzicht te krijgen in belangrijke aspecten voor het aansturen, beoordelen en verbeteren van processen, voor het vaststellen of doelstellingen worden behaald en voor het stellen van prioriteiten. Welke KPI’s relevant zijn wordt bepaald door de specifieke situatie en behoefte binnen jouw organisatie.

Als uitgangspunt voor de keuze van KPI’s bieden best practices een goed startpunt. In de praktijk zien we dat de KPI’s onderverdeeld kunnen worden naar:

1. KPI’s die betrekking hebben op de volwassenheid van contractmanagement
2. KPI’s die onderdeel uitmaken van de afzonderlijke fasen binnen Contract Lifecycle Management (hierna: CLM)
   • 2.1 Contractcreatie (in het Engels afgekort: authoring) – de fase waarin het contract wordt opgesteld en getekend.
   • 2.2 Contractuitvoering – de fase waarin de goederen of diensten worden afgenomen en betaald en waarin de juiste uitvoering (volgens afspraken) en het realiseren van de voordelen worden gemonitord. Hieronder valt onder andere performance meting.
   • 2.3 Vernieuwing/prolongatie – de fase waarin de contractueel vastgelegde behoeften/eisen en voorwaarden worden geëvalueerd. Hetgeen leidt tot eventueel prolongatie, voorzetting onder gewijzigde voorwaarden, een nieuw contracteringsproces of tot afloop/stopzetting zonder verdere actie.

Door het toepassen van deze onderverdeling kun je de KPI’s gericht definiëren en inzetten om specifieke deelprocessen binnen contractmanagement te beheersen en te verbeteren.

Lees hier meer over: Wat Levert Professioneel Contractmanagement op
Lees hier meer over : de 7 belangrijke valkuilen bij invoering van Contractmanagement

2. Best practice KPI’s voor contractmanagement

Hieronder volgt een overzicht met TOP KPI’s voor contractmanagement:

1. KPI’s voor de volwassenheid van de inkoopfunctie/contractmanagement

KPI’s voor Contract Lifecycle Management worden toegepast om het functioneren van de inkoopfunctie dan wel de inkoopvolwassenheid te meten. Belangrijke, veel voorkomende KPI’s hierbij zijn:

1. 1. Percentage Inkopen volgens contract:
      • Dit is het percentage inkopen dat volgens een contract verloopt. Deze KPI is zeer effectief inzetbaar indien deze gekoppeld wordt aan inkoopcategorieën (categorie-management) en de doelstellingen die met deze categorieën worden nagestreefd.
        Hieronder vallen diverse variaties van KPI’s zoals: maverick spend (buiten contract om); Spend onder contract (door inkoop afgesloten); Spend under contract (door de business afgesloten, al dan niet met support van inkoop).
   2. Percentage inkopen/contracten dat deel uitmaakt van het inkoopbeleid en-strategie
      • Met de KPI wordt gemeten in welke mate inkopen en contracten onderdeel uitmaken van gericht inkoopbeleid en -doelstellingen.
   3. Aantal contracten per inkoopcategorie (Bijv. per Product- of dienst, Leverancier, Locatie of B-2-B e-commerce kanaal)
      • Deze KPI’s geven een indicatie van de mate van aandacht/tijd per contract of leveranciers versus het belang ervan (strategische waarde van inkooppakketten)
      • Deze KPI’s zullen herkenbaar zijn voor inkoopprofessionals die bekend zijn met de ABC (Spend) Analyse.
   4. Percentage digitaal raadpleegbare contracten
      • Hierbij gaat het om de mate van digitale vastlegging van (bepaalde) contracten. Voorbeeld: % contracten onder geautomatiseerd toezicht (bijv. voor contracten met contractwaarde > € 250.000)
      • Het kan hierbij gaan om de vaststelling van de mate waarin contracten digitaal zijn vastgelegd, maar ook om de vaststelling in welke mate contracten doorzoekbaar zijn. Bijvoorbeeld om vast te stellen of specifieke bepalingen eenvoudig via zoekfuncties terug te vinden zijn

De status van contractmanagement binnen je organisatie bepaalt met welke diepgang een stelsel van KPI’s is te realiseren.

2. CLM 2.1: KPI’s voor Contractcreatie

Het beheersen van je contract lifecycle begint bij het efficiënt opstellen van contracten met belangrijke, begrijpelijke en meetbare afspraken. KPI’s voor het contractcreatieproces hebben betrekking op deze aspecten.

De belangrijkste KPI’s om het proces van contractcreatie aan te sturen en te meten zijn:

1. 1. Dagen tot contractering (contract cycle time)
      • Hiermee wordt bedoeld hoeveel dagen het kost vanaf selectie van een leverancier (of contract-initiatie) tot het afsluiten van het contract
   2. Vertraging a.g.v. autorisaties (in dagen) ten opzichte van de norm-doorlooptijd
      • Deze KPI wordt in de regel ingezet om problemen in de doorlooptijd op te sporen en op te lossen.
   3. Aantal revisies tijdens het opstellen van het contract
      • Deze KPI maakt onderdeel uit van de KPI’s die gericht zijn op het meten van de efficiëntie van het contractcreatieproces. Het wordt tevens ingezet als indicator voor: de mate waarin afspraken en doelstellingen helder zijn tussen partijen (communicatie); de aard van de relatie (formeel versus vertrouwen/samenwerking).
   4. Gemiddeld aantal afwijkingen van standaard clausules
      • Deze KPI wordt vaak toegepast als graadmeter voor risico’s die ontstaan door niet gebruik te maken van standaard clausules.
      • Standaard clausules spelen onder andere een belangrijke rol daar waar deze belangrijke meetpunten bevatten die betrekking hebben op de resultaatgebieden (performance) van een contract.
   5. Percentage contracteringen met afwijkingen van de procedure
      • Het gaat hierbij om afwijkingen zoals: gemiste autorisaties; toepassing van een specifiek type contract, e.d.
      • De handmatige vaststelling van deze KPI kan tijdrovend zijn. Naast het meten van efficiëntie kan de KPI ook worden gebruikt voor het meten van risico’s. Afhankelijk van het doel kan vaststelling worden toegespitst op relevante contracten. Het gebruik van geschikte contractmanagementsoftware kan het vaststellen sterk vereenvoudigen.
   6. Percentage Contractvoorwaardenverbetering (per contract of voor een bepaalde groep contracten) zoals % TCO reductie en % Prijsdaling

Zoals hierboven duidelijk is geworden bepalen het type contract en de classificatie van leveranciers in de praktijk de wijze waarop een KPI wordt ingezet. Ook komt naar voren dat de meetbaarheid hierbij een belangrijke rol kan spelen.

3. CLM 2.2: KPI’s voor Contractrealisatie

Het effectief uitvoeren van een contract betreft het ervoor zorgen dat de voordelen van het contract worden gerealiseerd en dat aan de verplichtingen wordt voldaan. Dit heeft betrekking op zaken als: prijzen; levertijden; kwaliteit van producten en diensten; betaaltermijnen; kortingen en bonussen; e.d..

De belangrijkste KPI’s om de realisatie van contracten aan te sturen en te meten zijn:

1. 1. Aantal meetpunten per contract
      • Deze KPI geeft een indicatie voor de mate waarin de toegevoegde waarde van het contract aanwezig en meetbaar is
   2. Aantal afwijkingen van afgesproken voorwaarden
      • Deze KPI kan zowel betrekking hebben op het nakomen van afspraken door de leverancier als voor de eigen organisatie. De KPI wordt in de regel toegepast voor die afspraken die een groot effect hebben op de te realiseren voordelen of op aanwezige risico’s.
      • De KPI kan zowel vastgesteld worden als % als ook in absolute termen, zoals in het aantal disputen.
   3. Percentage contracten dat conform afspraken is uitgevoerd (contract compliance)
   4. Percentage contracten waarbij specifieke doelstellingen zijn behaald
      • Deze KPI is een afgeleide van rapportages over het realiseren van voordelen en doelstellingen
   5. Percentage contract-evaluaties
      • Deze KPI volgt de mate waarin contracten worden gemanaged

4. CLM 2.3: KPI’s voor Contractbeëindiging, vernieuwing en prolongatie

Het opstellen van specificaties en het vinden van de juiste leverancier (en het daarmee afsluiten van een contract) kan een tijdrovende en kostbare zaak zijn. Het laten verlopen van contracten of het niet tijdig opzeggen kan evengoed een kostbare zaak zijn. De KPI’s in deze fase dienen om tijdig actie te ondernemen. Dit zodat nadelige effecten worden voorkomen en waar relevant en mogelijk een efficiënte voorzetting mogelijk is.

De belangrijkste KPI’s om het proces van contractbeëindiging, vernieuwing en prolongatie aan te sturen zijn:

1. 1. Gemiddelde contractduur (naar type contract of inkoopcategorie)
   2. Aantal contracten met een beëindiging binnen x weken/maanden
      • Een variant hierop is het percentage opzeggingen voor doorlopende contracten met een notificatiedatum van binnen x weken/maanden
   3. Percentage contracten dat niet wordt vernieuwd/geprolongeerd
      • Deze KPI maakt onderdeel uit van de analyse in welke mate en waarom bestaande relaties met leveranciers niet worden voortgezet.
      • Uitgangspunt voor de meting kan zijn (a) de reeds beëindigde contracten dan wel de contracten die nog actief zijn.
   4. Aantal beëindigde contracten zonder vernieuwing

4. Hoe kies je de juiste KPI’s

In welke mate worden KPI’s voor contractmanagement toegepast binnen jouw organisatie? Bij de beheersing van welke onderdelen van contractmanagement heb jij of, breder, diverse belanghebbenden en verantwoordelijken het meeste baat? Kun je de benodigde informatie om de score van de KPI’s te berekenen eenvoudig verkrijgen?

Lees hier meer over de best practices bij het kiezen van KPI’s en de opzet van KPI’s als beheersinstrument.

Mocht je vragen of suggesties hebben, dan wel ervaringen willen delen over het opzetten van een stelsel van KPI’s, neem dan gerust contact met mij op.