Tijdens het digitaliseren van inkoopprocessen krijg je op verschillende wijze te maken met weerstanden. In onze vorige blog ‘Overwin weerstanden tijdens de selectiefase met verandermanagement’ heb je gelezen hoe je weerstanden managed die een succesvol verloop van de selectiefase in de weg staan. In deze blog ga ik in op het daadwerkelijk implementeren van de inkoopsoftware en daarmee de echte verandering.
Voorafgaande aan het echte werk
Het doorlopen van de eerste 3 fasen voelt als een grote krachtsinspanning. En dat is het ook. Zonder aandacht voor de menselijke factor tijdens de eerste 3 fasen is succesvol veranderen niet mogelijk. In onze blog ‘Slim Veranderen’heb je kunnen lezen over de noodzaak van de inzet van de menselijke factor en het belang van een goede voorbereiding. De eerste fase Oriëntatiefaseis een voorstudie waar de noodzaak tot verandering belangrijk is. In fase 2 Business Casewordt een stakeholdersanalyse uitgevoerd en een veranderstrategie opgesteld. Tijdens fase 3 Selectiefasezijn de juiste expertise, het meten van de mate van weerstand van belanghebbenden en het verbreden van kennis over de verandering van belang.
Wat is nu typisch voor de implementatiefase?
De eerste 3 fasen zijn met name gericht op planvorming. In fase 4 Implementatie wordt het tijd om niet meer te verschuilen achter plannen. Dit vraagt om lef en om dingen anders doen. En om een optimale samenwerking tussen de ondersteunende afdelingen (inkoop/financiën/ict/facilitair), toekomstige gebruikers en externen (leveranciers, consultants). Immers niet alleen kan inkoopprocesoptimalisatie en digitalisering leiden tot een ander systeemgebruik. Ook kunnen taken en rollen van gebruikers wijzigen en de vereiste kennis en competenties. Kennis en toepassing van het nieuwe systeem, processen en houding/gedrag is in deze fase dan ook cruciaal voor de adoptie door gebruikers en daarmee het succes. Hier blijkt welke belemmeringen bij gebruikers leven en wat de oorzaken zijn. De beschikbare tijd voor of mate van ondersteuning bij implementatie kan van invloed zijn op de invoering.
Instrumentarium tijdens de implementatiefase
Vanuit verandermanagement kunnen de volgende instrumenten worden ingezet om deze risico’s te reduceren:
Meten
Meten en beoordelen vormt een belangrijk instrument. Enerzijds om te weten of de verandering zo wordt geïmplementeerd zoals is bedoeld. En anderzijds om te bepalen op welke punten de gebruikers het goed doen en waar mogelijkheden liggen tot verbetering. Door tijdige meting en beoordeling worden oorzaken achterhaald en kan tijdige bijsturing plaatsvinden.
Coaching
Teamleiders of managers spelen een belangrijke coachrol in deze fase. Door coaching kan de leidinggevende zien of er eventuele hiaten zitten met de vereiste competenties. Het ontwikkelen van vaardigheden kost tijd en oefening. Ook vereist dit een veilige omgeving waarin gebruikers nieuwe vaardigheden en rollen kunnen oefenen met de mogelijkheid tot coaching en support. Van leidinggevenden mag worden verwacht dat zij medewerkers aanmoedigen om nieuwe werkwijzen aan te leren. Daarnaast crëeren ze een veilige omgeving voor gebruikers om hulp te zoeken en geven feedback te geven waar nodig. Zo kan tijdig worden ontdekt of de gebruikers in staat zijn om de nieuwe applicatie en/of nieuwe werkwijze zich eigen te maken, danwel dat er nog andere factoren een rol spelen. Zoals een applicatie die onvoldoende aansluit bij de praktijk, of het ontbreken van een helpdesk/support.
Training
Effectieve trainingsprogramma’s bieden de mogelijkheid om kennis toe te passen in verschillende situaties die de praktijk evenaren waardoor de toepassing kan worden geoefend. Hands-on oefeningen, rollenspellen en simulaties stellen gebruikers in staat om toepassing te leren in een gecontroleerde omgeving.
Toegang tot experts
Experts zijn juist in deze fase zeer bruikbaar. Naast het bieden van kennis over de verandering, kunnen zij gebruikers directe hulp bieden bij vragen. Belangrijk is dat medewerkers weten bij wie ze terecht kunnen voor hulp. In de praktijk zien we vaak dat er bij software implementaties per locatie of organisatieonderdeel een aantal supergebruikers (superusers) worden aangewezen. Sommige organisaties zetten een helpdesk op, anderen geven contactinformatie.
| CASUS: implementatie ERP systeem bij een internationale industriële onderneming
De CEO van een internationale industriële onderneming met 10 verschillende locaties had besloten haar ERP systeem opnieuw te implementeren. Er zou een nieuw ERP systeem komen, de werkwijzen zouden veranderen met deels nieuwe taken/rollen waarbij gebruikersvriendelijkheid voorop stond. Er was een veranderstrategie opgesteld voor het project, de directie stond volledig achter het plan. Er was een meting uitgevoerd aan het eind van de selectiefase waaruit was gebleken dat de meeste medewerkers overtuigd waren van het nut en noodzaak en aangaven mee te werken aan de verandering. Tijdens de implementatie werd een aanpak gekozen waarin per locatie een supergebruiker werd aangewezen en de managers/teamleiders een training werd ontwikkeld. De engelstalige training was gericht op de ontwikkeling van verandermanagement vaardigheden zoals het geven van feedback, het bieden van een veilige setting en stimuleren van aanleren van nieuwe vaardigheden. Voor de implementatie werd in overleg tussen leverancier en HR een op maat gerichte training ontwikkeld voor de gebruikers met hands-on oefeningen, rollenspellen en simulaties. Uit een meting 1 maand na implementatie bleek dat gebruikers wel het ERP systeem toepasten, maar hierbij nog veelal oude werkwijzen hanteerden. Uit een nadere analyse van de oorzaken bleek dat een deel van het probleem lag bij een inrichting van het systeem dat onvoldoende aansloot bij de werkwijze. Anderzijds bleek dat een deel van de gebruikers het lastig vond om een nieuwe rol aan te leren en in sommige gevallen een andere werkwijze. Door gesprekken met de leverancier over deze issue en anderzijds aanvullende training en coaching werd het probleem opgelost en steeg de adoptiegraad van het systeem (mate waarin het systeem gebruikt wordt) naar het gewenste niveau. |
E-proQure helpt
Verandermanagement vormt een belangrijk onderdeel van SLiM Digitaliseren. Spreekt SLiM Veranderen jou aan en wil je weten hoe je dit samen met je collega’s kunt toepassen binnen je organisatie? Meld je dan nu aan met je collega’s voor de workshop Verandermanagement. Of neem contact met ons op voor de mogelijkheden van een workshop verandermanagement.
Andere vragen? Stuur dan een e-mail naar info@e-proqure.nl en wij nemen contact op.
