Inkooptrajecten kunnen tijdrovend zijn, onderworpen aan wetgeving en beleid, van groot belang voor de voortgang van organisatieprocessen en van invloed op het imago van de organisatie. Daarbij is de betrokkenheid en beschikbaarheid van de juiste medewerkers en specialisten van belang om inkooptrajecten goed te kunnen plannen en uit te voeren. Een inkoopkalender in de vorm van een agenda met einddata van lopende contracten en startdata van nieuwe trajecten is daarvoor onvoldoende.
In deze blog zal ik aangeven op welke eenvoudige wijze je het proces van plan en uitvoering van belangrijke inkooptrajecten kan beheersen. Daarbij zal ik tevens vanuit de praktijk ingaan op het belang voor de organisatie, problemen en oorzaken hiervan en over digitale ondersteuningsmogelijkheden.
Invloed inkoopkalender op organisatiedoelstellingen
De planning van inkooptrajecten moet ervoor zorgen dat op tijd wordt begonnen met de activiteiten die moeten leiden tot
- het tijdig contracteren van goederen en diensten
- tegen de beste prijs/kwaliteitverhouding
Afhankelijk van de aard, omvang, kennis en risico’s aangaande deze goederen en diensten, dienen doorlooptijd en benodigde capaciteit te worden ingeschat. Zowel voor de relevante individuele contracteringen als voor het geheel. Hiervoor dient minimaal de volgende informatie beschikbaar te zijn:
- Welke inkooptrajecten dienen wanneer te zijn afgerond
- Welke inkoopprocedures dienen te worden gehanteerd (vanuit aanbestedingswetgeving of interne regels)
- Wat zijn de benodigde acties, hun tijdsbeslag en eventueel doorlooptijd (bijv. markt en/of productoriëntatie; specificatie-fase)
- Welke functionarissen dienen met welke capaciteit beschikbaar te zijn voor een inkooptraject
Het niet, niet tijdig of contracteren volgens een onjuiste procedure leidt ertoe dat processen niet of niet optimaal doorgang vinden. Hierdoor kunnen financiële, maatschappelijke of marketing gerelateerde doelstellingen in gevaar komen en juridische problemen en aantasting van imago ontstaan.
Een adequate inkoopkalender, ofwel een volledige tijds- en capaciteitsplanning voor de huidige en toekomstige inkooptrajecten, is dan ook onontbeerlijk voor een organisatie.
Planningsproblemen bij inkooptrajecten in de praktijk
In de praktijk komen wij geregeld situaties tegen waarbij inkooptrajecten niet of te laat zijn gestart, noodgedwongen worden uitgesteld en waar de uiterlijke “vernieuwingsdatum” niet wordt gehaald. We hebben het hierbij over trajecten waarbij het belang, omvang, juridische consequenties en imago voor een organisatie voldoende groot zijn.
In publicaties valt dan ook regelmatig te lezen over claims, imagoschade of het opnieuw moeten doorlopen van (een deel van) een inkooptraject bij grote publieke aanbestedingen.
Een ander probleem, waarover zelden wordt gepubliceerd, is de interne stress die het moeten voorkomen en oplossen van deze problemen met zich meebrengt voor inkoopafdelingen. Een gebrek aan betrokkenheid bij en overzicht over belangrijke huidige en nieuw af te sluiten contracten leiden bij Inkoop vaak tot capaciteitsproblemen binnen de afdeling en fricties met contracteigenaren over de te volgen procedures.
Oorzaken van Planningsproblemen
De oorzaken van problemen met de planning zijn divers. Maar veelvuldig zien we een combinatie van de volgende aandachtspunten:
- Onvoldoende niveau van contractmanagement. Hieronder valt mede
- gebrek aan beleid en organisatie rond het beheren en managen van contracten
- gebrek aan overzicht in en de belangen (toegevoegde waarde, verplichtingen, risico’s) voor de organisatie van individuele contracten en de gehele contractportefeuille
[Hoe volwassen is jouw organisatie als het gaat om contractmanagement?]
- Beperkte capaciteit van de inkoopafdeling. Denk hierbij aan:
- Een grote behoefte aan ondersteuning van decentrale budgethouders
- Een hoge mate van inefficiëntie veroorzaakt door te late betrokkenheid bij trajecten, een ontbrekend overzicht van contracten en het ondernemen van acties om de organisatie te behoeden van onrechtmatige inkoopprocedures
- Gebrekkige planningstools. Denk hierbij aan:
- De beperkte beschikbaarheid en adoptie van specifieke planningstools
- Gebruik van bewerkelijke en foutgevoelige spreadsheets
Een deel van deze aandachtspunten is niet via het invoeren van een goede inkoopplanning te verhelpen. Het invoeren van een inkoopkalender kan echter wel de pijnpunten en risico’s van de huidige situatie blootleggen en zo tot het verkrijgen van mandaat om maatregelen te nemen en middelen hiervoor beschikbaar te krijgen.
Eisen aan een Inkoopkalender
De planning van inkooptrajecten moet ervoor zorgen dat op tijd wordt gestart met de activiteiten die moeten leiden tot het contracteren van goederen en diensten. Afhankelijk van de aard van deze goederen en diensten, de kennis ervan, de omvang en risico’s dienen de juiste procedures, acties en betrokkenen te worden (in)gepland. Daarbij moet de voortgang van een traject kunnen worden bewaakt en inzicht bieden in de relatie tot de benodigde en beschikbare capaciteit van (minimaal) de betrokken inkopers.
Puntsgewijs dienteen inkoopkalender minimaal in de volgende informatie te voorzien:
- Opname van relevante lopende contracten, hun aflooptermijnen, vereiste inkoopprocedure en belangrijke aandachtspunten/risico’s
- Opname van relevante inkoopbehoeften, hun omvang, verwachte/vereiste inkoopprocedure en belangrijke aandachtspunten/risico’s
- Definiëren van verschillende inkoopprocedures, de vereiste/gewenste fasen en acties, vereiste/gewenste/verwachte doorlooptijden (t.b.v. terugrekenen c.q. inschatten startdatum inkooptraject; capaciteitsplanning inkopers)
- Toewijzing van inkooptrajecten en -acties aan inkopers
- Overzicht van huidige en geplande inkooptrajecten, contracteigenaar, inkoper/inkoopadviseur, omvang, risico’s, belangrijke aandachtspunten
- (Kalender)overzicht met fase-informatie en capaciteitsvereisten van de individuele inkooptrajecten en het cumulatieve capaciteitsbeslag
- (Kalender)overzicht met capaciteitplanning per inkoper en voor de gehele afdeling
- Overzicht van inkooptrajecten die achterlopen op de planning
Belangrijk resultaat van een inkoopkalender die aan bovenstaande eigenschappen voldoet is dat de volgende organisatiedoelstellingen worden ondersteund of bevorderd:
- Volledigheid inkooptrajacten: er is overzicht in het geheel aan lopende en geplande trajecten zodat binnen de organisatie getoetst kan worden of er belangrijke trajecten zijn “vergeten”
- Compliance en tijdige aanvang trajecten: de planning van een traject is gebaseerd op een juiste inkoopprocedure met bijbehorende gestandaardiseerde activiteiten en zonodig aan te passen capaciteitsbeslag
- Capaciteitsplanning: Ruim op voorhand duidelijk is of er voldoende inkoopcapaciteit beschikbaar is om de procedures te ondersteunen
Digitale inkoopkalenders in de praktijk
Zoals eerder aangegeven zien we in de praktijk regelmatig dat inkoopkalenders worden opgesteld binnen Excel spreadsheets. Van eenvoudige lijsten met lopende en geplande trajecten en hun start-en einddatum tot uitgebreide, complexe spreadsheet-bestanden met uitgebreide capaciteitsregistraties en -overzichten. Deze zijn echter in de praktijk foutgevoelig, bewerkelijk in onderhoud en beperkt toegankelijk voor anderen dan de maker/beheerder van de spreadsheet.
Wat wij in de praktijk zelden tegenkomen is een inkoopkalender die is opgesteld met behulp van projectmanagement software. Deze software is, beter dan een spreadsheet, geschikt in het definiëren en inzichtelijk maken van beschikbare en benodigde capaciteiten en van doorlooptijden. Deze software wordt door diegenen die zich bezighouden met het opstellen van inkoopkalenders zelden tot niet gebruikt en is daarmee voor hen geen alternatief voor spreadsheets.
Opvallend is dat de beschikbare aanbestedings- en tendersoftware onvoldoende de functionaliteiten van tijd- en capaciteitsplanning ondersteunen. Binnen contractmanagementsystemen wordt deze functionaliteiten niet ondersteund. Deze systemen dienen echter een ander doel.
Naast het zelf bouwen van een specifieke oplossing hiervoor resteert het alternatief van niche-software. Ofwel planningssoftware die specifiek is ontwikkeld voor het ondersteunen van de planning van inkooptrajecten. Het aanbod hiervan binnen de Benelux is echter beperkt. Oplossingen met kalenderfuncties zijn al beperkt beschikbaar. Een oplossing waarbij de planning is gebaseerd op fase-gewijze doorlooptijden per procedures wordt gecombineerd met de beschikbare en reeds ingeplande capaciteit per inkoper en inkoopafdeling is uniek en van recente datum. Op dit moment biedt Procureplan als enige binnen de Benelux een laagdrempelige SaaS-oplossing die voldoet aan de minimale eisen.
Conclusie & aanbevelingen
Het beperkte of niet volledige inzicht in vereiste inkooptrajecten levert organisaties zowel capaciteitsproblemen op als problemen met compliance.
Een belangrijk hulpmiddel bij het plannen en (tijdig) uitvoeren van de vereiste inkooptrajecten is een inkoopkalender die bijdraagt aan:
- het verkrijgen en behouden van een volledig overzicht van de geplande en beoogde inkooptrajecten
- het hanteren van de juiste inkoopprocedure (compliance, rechtmatigheid)
- de tijdige uitvoering en realisatie van trajecten en natuurlijk
- het vergelijken van de vereiste en beschikbare inkoopcapaciteit
Een dergelijke inkoopkalender kan tevens een impuls zijn voor de verdere ontwikkeling van de inkoopvolwassenheid en het verkrijgen van mandaat hiervoor.
Zelf aan de slag met de inkoopkalender?
Wil je zelf aan de slag met het verbeteren van de inkoopplanning? Een laagdrempelige methode is om te beginnen met de toetsing van je eigen situatie. Vergelijk hoe de planning nu verloopt: welke middelen/tools heb je in gebruik; welke informatie is beschikbaar voor het “vullen” van je kalender; wie heeft welke rol en verantwoordelijkheid voor contractering en contractbeheer en -management. Zet daarnaast op een rij tot welke knelpunten de huidige wijze van werken leidt.
Een demo van een planningstool bied je vervolgens een referentiekader. Zowel voor het inzicht in de mogelijkheden die er zijn om jouw planningsproces te ondersteunen als voor de kosten en opbrengsten van zo’n tool.
Mocht je naar aanleiding van deze blog vragen of opmerkingen hebben, neem dan gerust contact met mij op of laat hieronder een bericht achter.
