De korte uitleg van e-factureren beperkt zich tot “het elektronisch versturen van een factuur”. Dit is echter niet het e-factureren dat grote voordelen biedt boven het versturen van papieren facturen en dat wordt nagestreefd door de Verenigde Naties, de EU, de Nederlandse overheid en efficiënt werkende organisaties. Hieronder informeren we je over wat e-facturen is, wat de voordelen zijn en wat de rol en status van standaarden daarbij is.
Wat is e-factureren?
Een elektronische factuur (e-factuur) is een factuur in een gestandaardiseerd, digitaal bestandsformaat zodat deze geautomatiseerd tussen systemen uitgewisseld en verwerkt kan worden. Elektronisch factureren is dus het elektronisch versturen, ontvangen en automatisch verwerken van een factuur. Een factuur in de vorm van een Word- of Pdf-bestand is dus geen e-factuur. Deze worden immers handmatig verwerkt, al dan niet via OCR.
Wat zijn de voordelen van e-factureren?
De voordelen zijn divers. Zo wordt bespaard op handmatige verwerking, op opslag, voortgang- en foutcontroles. Ook is de verwerking sneller en nauwkeuriger. Omdat de de gegevens van e-facturen digitaal zijn opgeslagen biedt dit extra mogelijkheden om de informatievoorziening voor besluitvorming en analyses te verbeteren.
De totale behandelingskosten van een papieren factuur zijn fors hoger dan die van een e-factuur. Internationaal onderzoek van onder meer Gartner en Aberdeen Group becijferen de kosten op respectievelijk € 35 en € 2,50. Daarbij dalen de kosten van e-facturen vanwege de verdergaande standaardiseren van e-facturering.
Wat zijn de standaarden binnen e-facturering?
Voor e-facturering worden diverse standaarden gebruikt. XML en de daarop gebaseerde UBL standaard gelden als “standaard” voor het bestandsformaat van een e-factuur.
De bestandsformaten XML en UBL
XML is een open standaard voor platte-tekstbestanden die zowel voor computers als voor mensen te lezen zijn. XML is speciaal gericht op het structureren van gegevens. Daarmee kan bijvoorbeeld worden aangegeven of bepaalde gegevens in een document een adres of telefoonnummer is.
UBL staat voor Universal Business Language en is gebaseerd op XML. Het is specifiek ontwikkeld als standaard voor het handelstransactieproces (van order via factuur naar betaling). Het komt voort uit oude standaarden voor elektronische gegevensoverdracht als EDIFACT en daarmee een actuele vorm van Electronic Data Interchange (EDI): de elektronische uitwisseling van bedrijfsdocumenten.
E-factureren via UBL: meer dan 1.000 varianten?
Mooi zo’n wereldwijde, eenduidige taal voor e-facturering zou je denken. Toch zijn er diverse versies en dialecten van UBL in omloop. In Nederland is SI-UBL (Simplerinvoicing) de standaard. België kent zijn eigen e-fff UBL en in Noorwegen wordt EHF-UBL wijdverbreid toegepast. De formaten lijken sterk op elkaar, maar wijken toch op bepaalde onderdelen af.
Zelfs binnen Nederland met SI-UBL 1.2 is sprake van implementatieverschillen tussen boekhoudpakketten die elektronische factuurverwerking mogelijk maken. Dit betekent dat de UBL van de factuur aangepast moet worden aan de UBL die de boekhoudsoftware van de ontvanger kan lezen. Veel verzenders maken daarom gebruik van een e-facturatie provider die de vertaling naar het juiste UBL-formaat en de factuurverzending verzorgt. Het is niet ongewoon dat een e-facturatie provider hiervoor meer dan 1.000 standaard conversies beschikbaar heeft.
ISO-normering voor UBL 2.x
Om verdere standaardisatie te bevorderen is op initiatief van de Verenigde Naties UBL 2.1 ontwikkeld en als ISO-standaard vastgesteld. Daarbij moet de ISO-standaardisatie van de huidige en toekomstige UBL-versies een einde maken aan de grote diversiteit aan UBL varianten.
De stap naar een kernfactuur: EN16931 en NLCIUS
Binnen de EU is vervolgens de Europese Norm 16931 van kracht geworden. Op basis van de ISO standaard UBL 2.1 is in de EN16931 de kernfactuur gedefinieerd. Alle facturen die aan de eisen van de kernfactuur voldoen dienen vanaf april 2019 door de rijksoverheden binnen de EU te worden geaccepteerd. De EN16931 is echter op zodanige wijze tot stand gekomen dat deze tevens het kader biedt voor verdere standaardisering voor e-facturering binnen de B-2-B omgeving.
Zo hebben de landen binnen de EU de mogelijkheid om specifieke aanvullingen en beperkingen te definiëren: de Core Invoice Usage Specification (CIUS). In Nederland hebben TNO, NEN gezamenlijk met belanghebbenden uit diverse bedrijfssectoren in 2018 een aanvullende specificatie opgesteld: de NLCIUS. Daarbij is tevens rekening gehouden met branche-specifieke eisen die worden gesteld aan facturen. Bijvoorbeeld voor e-facturen binnen de energie- en uitzendbranche.
De NLCIUS vormt hiermee de basis voor softwareleveranciers en e-facturatie providers om het uitwisselen van e-facturen verder te standaardiseren. Hierdoor wordt de overgang van papieren facturen naar e-facturatie eenvoudiger en kunnen de kosten van e-facturatie verder dalen.
Conclusie: standaardisatie en kostenvoordeel maken overgang naar e-factureren laagdrempelig
De overstap van papieren naar elektronische factuurverzending en -afhandeling wordt steeds laagdrempeliger. Een ruim aanbod van financiële – en inkoopsoftware maakt het eenvoudig om de overstap te maken naar het verzenden, ontvangen en verwerken van e-facturen. Het toepassen van NLCIUS specificaties maakt het voor deze software leveranciers eenvoudiger en goedkoper om e-facturering aan te bieden.
Daarbij zijn de behandelingskosten van een e-factuur zoveel lager dan die van een papieren factuur dat uit kostenoverweging er eigenlijk geen keuze lijkt.
De verplichting van overheden om vanaf 18 april 2019 e-facturen te kunnen ontvangen zal eveneens bijdragen aan de overgang van papieren naar elektronische facturering.
