Wat Robotic Process Automation is en kan betekenen voor jouw factuurverwerking heb je eerder kunnen lezen. Maar wat kost factuurverwerking via RPA eigenlijk? En wat komt er bij kijken om dat te implementeren?
Hieronder vind je de antwoorden op basis van interviews met gebruikers en leveranciers van RPA oplossingen voor factuurverwerking.
Waarom organisaties kiezen voor factuurverwerking m.b.v. RPA’s
De onderzochte gebruikers geven zonder uitzondering aan dat efficiëntie de belangrijkste reden is om het proces van factuurverwerking te ondersteunen met RPA’s. Hiermee wordt gedoeld op geautomatiseerd coderen en boeken van facturen. Andere belangrijke doelstellingen die worden nagestreefd (en bereikt) met RPA’s zijn
- het verminderen van fouten in het factuurverwerkingsproces
- het verbeteren van compliance (fraude herkenning; bankrekeningcontrole; crediteurencontrole; e.d.)
- het verbeteren van governance (zichtbaar verbeteren van de beheersing van de procesvoering).
In de meer geavanceerde situaties worden RPA’s gecombineerd met Business Intelligence en elektronische formulieren binnen een aPAAS (application platform as a service). Tegenwoordig ook wel low code application platforms genoemd. Hierbij worden workflows, meldingen en rapportages geautomatiseerd. Deze stap in de professionalisering van procesvoering richt zich op procesoptimalisatie. Bijvoorbeeld door het inbouwen van fouttoleranties voor het bepalen van optimale workflows. Denk hierbij aan het onderzoeken of het reclameren n.a.v. fouten opweegt tegen het accepteren van de financiële gevolgen bij acceptatie van een incorrecte factuur.
De beoogde voordelen worden in de praktijk gerealiseerd. Maar dit is ook te verwachten. De uitkomst van een RPA staat dus bij voorbaat vast. Een RPA (script) kan immers alleen werken indien het onderliggende proces inclusief de door het script te nemen beslissingen (acties o.b.v. “wat-als”) duidelijk zijn vastgesteld.
Wat kost het toepassen van RPA’s
Voor het maken en implementeren van RPA’s worden grofweg drie prijsmodellen gehanteerd.
De eerste wordt in de regel toegepast door leveranciers van RPA’s als onderdeel van een online service. Hierbij wordt afgerekend per verwerkte factuur.
Het tweede prijsmodel wordt in de regel gehanteerd door leveranciers die RPA’s leveren als maatwerkoplossing. In deze situaties liggen de kosten voor het leveren van afzonderlijke RPA’s rond € 1.500 voor een eenvoudige processtap tot zo’n € 50.000 voor de dekking van meerdere processtappen.
In de situatie waarin een RPA wordt geleverd als onderdeel van een breder service-aanbod, zoals een application platform as a service, worden in de regel licentiekosten in rekening gebracht. De licentiekosten bedragen zo’n € 200-300 per medewerker.
Zie voor enkele veel voorkomende maatwerk-RPA’s onze vorige blog over factuurverwerking en RPA’s.
Zie voor meer informatie over de mogelijkheden van factuurverwerking binnen low code application platforms bijvoorbeeld naar de white paper van Workflowwise.
Welke stappen doorloop je bij de implementatie van RPA’s?
De doorlooptijd van een implementatie ligt tussen een maand voor een implementatie van een relatief eenvoudige processtap tot zo’n zes maanden voor een complex geheel aan processtappen. In de laatstgenoemde situatie is sprake van het stapsgewijs uitbreiden van het herkennen, matchen en boeken van facturen met het koppelen van diverse workflows.
5 Tips voor de voorbereidingsfase en selectiefase
Het voorwerk dat je kunt verrichten in voorbereiding op de selectiefase hebben we voor jouw gemak hieronder vermeld:
- Identificeer de processen met de hoogste opbrengst (impact kosten/opbrengsten; hoog volume; fout tolerantie; foutkans; e.d.)
- Identificeer de handmatige processen die makkelijk te automatiseren zijn (gebaseerd op regels; weinig uitzonderingen op de regel; stabiele processen)
- Betrek/overtuig andere afdelingen (management buy-in; team buy-in)
- Maak dit proces onderdeel van een Lean-actie of procesverbeteringstraject
- Onderzoek met welke RPA consultant je in zee wilt gaan
4 Stappen tijdens de implementatiefase
De stappen die je met je leverancier doorloopt zijn in de regel de volgende:
- Voortraject: met een consultant bespreek je de verwachtingen, mogelijke problemen en mogelijkheden
- Analyse processen: je bespreekt de processen en past deze indien nodig aan, waarna een blauwdruk van de RPA wordt opgesteld en getest
- Operationaliseren/implementatie: de door de RPA uitgevoerde acties worden in detail gelogged en beschikbaar gemaakt voor controle
- Nazorg: gedurende een bepaalde periode worden de verwachtingen vergeleken met de werkelijke uitkomsten (resultaten, voordelen) van het werken met de RPA(’s). Eventueel worden aanpassingen gemaakt of verdere processtappen geautomatiseerd.
Conclusie
Robotic Process Automation biedt een relatief eenvoudige manier om snel en tegen een behoorlijke ROI (veelal onaantrekkelijke) handmatige werkzaamheden te vervangen binnen het factuurverwerkingproces. Daarnaast kunnen RPA’s ook worden ingezet in combinatie met elektronische formulieren en Business Intelligence. Hiervoor dienen de betreffende bedrijfsapplicaties in een low code applicatie platform te zijn ondergebracht. Dit biedt mogelijkheden in het professionaliseren van de bedrijfsvoering die verder gaan dan verregaande verbeteringen van het factuurverwerkingsproces.
Wil je meer weten over het verbeteren van je factuurverwerkingsproces, of ondervind je problemen bij het opstarten van een verbetertraject, neem dan gerust contact met ons op.
