Volgens Forrester is ruim 60% van de bedrijven van plan om contractmanagement in de loop van het komend jaar te implementeren of verbeteren. Bedrijven die besluiten om alles bij het oude te laten wat betreft de afhandeling van contracten, zijn in de minderheid. Contractmanagement is te vaak “iets wat erbij gedaan wordt”, als het al gedaan wordt. In deel 1 van de driedelige blogserie bespraken we de 7 valkuilen bij de invoering van contractmanagement. In gesprekken met klanten merk ik dat het belang van contractmanagement vaak niet bekend is, wat contractmanagement in geld en kwaliteit kan opleveren. Na het lezen van deze blog weet je wat contractmanagement oplevert, en op welke wijze je belanghebbenden overtuigt van de noodzaak van contractmanagement.
Waar gaat professioneel contractmanagement over?
In de praktijk worden verschillende definities gehanteerd van contractbeheer, contractmanagement en leveranciersmanagement. In deze blog ga ik uit van de definitie van Contractmanagement dat gaat over het proces waarbij, op basis van verkregen input, getekende contracten en wijzigingen hierop eenduidig worden vastgelegd, beheerd en bewaakt, met als doel het faciliteren van de volledige benutting van contracten en het genereren van managementrapportages.
Contract Management bestaat uit één of twee van de volgende onderdelen:
- Contractbeheer: Het administreren van contracten met de mogelijkheid om signaleringen te generen voor de afloop van een contract.
- Prestatie management: Het cyclisch managen van contractafspraken, zowel intern als extern, met als doel het optimaal realiseren van de contractdoelstellingen.
Leveranciersmanagement omvat het managen en beheersen van de relatie en afspraken met en prestaties van leveranciers. Professioneel contractmanagement richt zich dus op maximalisatie van de contractprestatie en minimalisatie van contractrisico’s, in opdracht van de contracteigenaar.
Wat levert professioneel contractmanagement eigenlijk op?
Als duidelijk wordt dat de geldelijke winst van professioneel contractmanagement 10 tot wel 20 procent van de contractwaarde bedraagt, krijg je vaak de aandacht van directie en management. Onderzoek van Price Waterhouse Coopers en de International Association for Commercial and Contract Management (IACCM) bevestigt bovenstaand potentieel.
Uit onderzoek blijkt dat de invoering van contractmanagement de volgende aantoonbare resultaten oplevert:
- Verlaging juridische kosten door het gebruik van standaardovereenkomsten en –voorwaarden
- Voorkomen van weglekken van gecontracteerd resultaat zoals vastgelegd tijdens het inkooptraject
- Verlaging risico-profiel op het niveau van de gehele organisatie, van inkooppercelen en van individuele contracten door verbeterde analyse mogelijkheden (inzet van een contractmanagement systeem)
- Vereenvoudiging en verbetering van compliance
- Verhoging van efficiency door reductie personeel dan wel verhoging van productiviteit (inzet van een contractmanagement systeem)
Slecht uitgevoerd contractmanagement heeft een negatieve impact op de contractwaarde van circa 9%, blijkt uit onderzoek van IACCM (tegenwoordig: World Commerce & Contracting).
De toegevoegde waarde van contractmanagement is echter niet altijd en alleen uit te drukken in cijfers, temeer daar het ook gaat om het feit dat de contracteigenaar wordt ondersteund in het behalen van de doelstellingen zoals verwoord in het contract. Daarvoor moet je eerst helder hebben welke kritische prestatie-indictoren (kpi’s) je wilt stellen die voor de organisatie meerwaarde bieden.
Wat als het moeilijk is om alle belanghebbenden te overtuigen?
Contractmanagement levert aantoonbare voordelen in geld en kwaliteit op. Toch is het in de praktijk moeilijk om alle belanghebbenden hiervan te overtuigen. Ben je bezig met het opstellen van een notitie over contractmanagement of met het bouwen van een business case voor contractmanagement? De kans op succes is groter als je rekening houdt met de belanghebbenden bij contractmanagement door:
- Na te gaan wie de belanghebbenden (ook wel stakeholders genoemd) zijn voor contractmanagement en welke invloed zij hebben op het besluitvormingsproces
- Na te gaan welk belang (in financieel volume, kwaliteit, compliancy of impact op primaire proces) en invloed de stakeholders hebben
- Bouw je business case waarbij je rekening houdt met de belangen en invloed van de belangrijkste stakeholders.
Een andere suggestie kan zijn om voorafgaand aan een organisatiebrede invoering van contractmanagement te starten met een pilot. Tijdens deze pilot ligt de focus op het verkrijgen van een beeld wat contractmanagement in de eigen context oplevert. Dit door het uitvoeren een pilot contractmanagement bij een afdeling/onderdeel waarbij de lessen uit de pilot breed worden gedeeld. Ook kun je ervoor kiezen om bijvoorbeeld een aantal vooraf een aantal contracten te selecteren (op basis van bijvoorbeeld inkoopvolume, een hoog risicoprofiel of impact op het primaire proces) van verschillende afdelingen waarop contractmanagement expertise wordt ingezet. Doel is lessons learned te delen en over de resultaten te rapporteren vanuit kwalitatieve en financiële invalshoek.
Conclusie
Professioneel contractmanagement richt zich op maximalisatie van de contractprestatie en minimalisatie van contractrisico’s, in opdracht van de contracteigenaar. Invoering van contractmanagement levert aantoonbaar geld en kwaliteit op. Is het binnen jouw organisatie lastig om de vraag wat het oplevert over het voetlicht te brengen? Overweeg dan een uitgebreide stakeholdersanalyse en bouw op basis hiervan je business case. Of start voorafgaand aan organisatiebrede invoering een pilotproject om aan te tonen wat contractmanagement oplevert in de eigen context.
