Sinds kort mag ik een jonge ontwikkelende organisatie als Inkoopadviseur meehelpen bij de realisatie van een nieuwe tramlijn in Utrecht. De buitenwereld kijkt met meer dan normale interesse mee naar de aanbesteding. Ook hier wordt ik weer bevestigd in mijn overtuiging dat in een continu veranderende veeleisende buitenwereld (de omgeving) de binnenwereld (het project) er niet aan ontkomt om te digitaliseren.
Volgt het systeem de mens OF andersom ?
Een interessante vraag die bij digitalisering aan de oppervlakte verschijnt is: Volgt het systeem de mens OF is het juist het systeem dat de mens structureert. Als zelfverklaard procesdenker pur sang ga ik voor het eerste. In de praktijk zie ik echter ook voorbeelden die het tweede veronderstellen.
Laat me je meer vertellen over de achtergrond.
De kredietcrisis van 2008 heeft meer dan ooit impact gehad op onze omgeving. De achtereenvolgende veranderingen en haar gevolgen komen steeds dichterbij en raken ons. Als ik dit vertaal naar inkopende organisaties, uit dit zich in rationalisering van taken en medewerkers. Daarnaast is de klant of stakeholder meer bepalend dan ooit voor succes. Bovendien introduceert toenemende wet- en regelgeving complexiteit. Organisaties in verschillende sectoren voelen de consequenties voor mensen, processen en systemen. De voorbeelden zijn talrijk: De bancaire sector, de zorg, gemeenten, speciale sectorbedrijven etcetera.
Kortom het momentum is door de ‘buitenwereld’ (OUT) gecreëerd en werkt dwingend door naar de ‘binnenwereld’ (IN).
Systeem- versus Mens benadering in de praktijk
In deze tijden ontluiken kansen voor Inkoop om in dit spanningsveld aan het succes van een organisatie bij te dragen. Aanbesteden binnen de overheid is ‘goed’ als aan de beginselen van gelijkheid, rechtmatigheid, non-discriminatie en transparantie wordt voldaan. Beginselen die in deze tijden ook relevant zijn voor de profit sector. Toegespitst op inkoopprocessen zie ik dat digitale aanbestedingsplatformen mens en informatie samenbrengt en handelingen structureren. Efficiëntie maar ook conformiteit wordt op deze wijze in de hand gewerkt: De Systeem benadering.
Recent mocht ik aanwezig zijn bij een voortgangsoverleg van een organisatie. Dit bedrijf was al meer dan een jaar bezig was met maken van procesplaten en verantwoordelijkheidsverdeling
Terug naar de realiteit
Over een jaar is de aanbestedingsprocedure voor de tramlijn zo goed als afgerond. Ik ben dan als inkoopadviseur binnen het project tevreden als ik terug kan kijken op een efficiënt, transparantie en compliant inkoopproces. Maar met het strakke tijdspad voor me, de ontwikkelende organisatie, de aandacht van de buitenwereld maar met de meerwaarde van een digitaal aanbestedingssysteem in gedachte, vraag ik me af.……………………Wat komt dan eerst: het Systeem of de Mens?
Reageren ?? Laat je reactie hier achter.
Over de schrijver..
Mijn passie ligt in de uitwerking van visie, ideeën of beleid en implementatie ervan in de bedrijfsvoering van organisaties. In recente opdrachten is e-Procurement (mijn vertaling: digitalisering van inkoop) telkens cruciaal gebleken om de business van dienst te kunnen zijn. Daarom heeft Inkoop mijn speciale aandacht en zoek ik daarbij versterking van experts zoals E-proQure.
Radjes Boejharat, zelfstandig adviseur, OUTNin advies en implementatie.
