Vanaf april 2019 zijn overheden verplicht om e-facturen te kunnen ontvangen. Zoals de Implementatiemonitor e-factureren voor overheden laat zien, hebben inmiddels een aantal gemeenten e-factureren geïmplementeerd. De rijksoverheid is al per 1 januari 2017 overgestapt en kan sindsdien e-facturen ontvangen en verwerken. Ook steeds meer bedrijven stappen over. Veel financiële afdelingen zijn dan ook betrokken bij de voorbereiding of implementatie. Hoe zit dat eigenlijk met de betrokkenheid van inkoop?
Steeds meer organisaties starten met e-facturatie omdat zij het facturatieproces beter willen inrichten en beveiligen. De toename van het aantal spookfacturen en het feit dat een pdf-document redelijk makkelijk te manipuleren is, zijn serieuze bedreigingen voor het facturatieproces. Door automatische validatie kan het systeem voorkomen dat er spookfacturen worden opgenomen in de betalingscyclus.
Zijn er ook risico’s of aandachtspunten? Nauwelijks. Een risico kan zijn dat het verzenden van e-facturen (UBL-formaat) per e-mail niet veilig is, echter dit argument geldt ook voor pdf-facturen. Echter wil je als overheidsorganisatie de voordelen van e-facturatie daadwerkelijk verzilveren, dan moeten de leveranciers bij invoering van e-facturatie akkoord gaan met het verzenden van e-facturen. In de praktijk zien we inmiddels wel dat steeds meer leveranciers van bedrijven ook de voordelen van het verzenden van e-facturen zien.
Voordelen en risico’s van elektronisch factureren?
De voordelen en risico’s van elektronisch factureren voor bedrijven en overheden behelzen:
- Een volledig automatisch factuurproces;
- Minder kans op fouten;
- Meer controle over het proces;
- Administratieve lastenvermindering voor de financiële medewerkers;
- Mogelijkheid tot het verkorten van betalingstermijnen;
- Het is beter voor het milieu;
- Mogelijkheid tot automatiseren van betalingsmethoden (bv. digitale incasso en betaalverzoek via mail);
Wat kan inkoop betekenen voor e-facturatie?
Is jouw organisatie bezig met elektronisch factureren, dan rendeert dit pas als je ook daadwerkelijk van je leveranciers e-facturen ontvangt. E-facturatie ontvangen is immers een verplichting voor overheden, maar een recht voor leveranciers om e-facturen te verzenden. U kunt e-factureren ook verplichten door het aanpassen van de algemene inkoopvoorwaarden en overeenkomsten.
Inkoop kan hieraan een belangrijke bijdrage leveren.
- Zet een strategie op en implementeer deze voor het onboarden van leveranciers;
- Informeer leveranciers over e-factureren;
- Pas de algemene inkoopvoorwaarden en templates voor offerteaanvragen dan wel aanbestedingsdocumenten hierop aan;
- Begeleid een inkooptraject voor e-facturatie en mogelijk het gehele bestel- en betaalproces (ofwel: purchase-to-pay);
Met name het laatste punt leidt tot een kans voor inkoop om samen met financiën en ICT het initiatief te nemen om het gehele bestel- en betaalproces te optimaliseren.
E-facturatie als opportunity voor digitalisering inkoopprocessen
De invoering van e-factureren heeft impact op de inrichting van proces, ICT en organisatie. Veel besparingskansen zijn mogelijk in de administratieve processen, die direct samenhangen met factuurverwerking. Aan deze processen gaat echter een heel traject vooraf. Wil je dan ook over de volle breedte de besparingskansen door efficiëntie, betere beheersing en minder fouten benutten, dan is optimalisatie van zowel het operationele als het tactisch inkoopproces een must. Dit betekent dat bestellingen alleen bij gecontracteerde leveranciers worden geplaatst en dat autorisatie en budgetcontrole plaatsvindt. Het automatiseren van e-facturatie biedt daarmee een goed moment om gelijk de optimalisatie van het bestel- en betaalproces (ook wel: P2P-proces) te beoordelen en te automatiseren en daarmee nog meer efficiencyvoordelen te behalen.
Vergelijk marktoplossingen voor e-facturatie
Volgens onderzoeksbureau GBNED is de eerder ingezette groei van elektronisch factureren op basis van UBL verder toegenomen. Van de 35 aanbieders in de Gids elektronisch factureren ondersteunen er maar liefst 90% UBL.
Er zijn inmiddels verschillende service billing providers op de markt die ondersteunen bij het verzenden van facturen via EDI, Simplerinvoicing, Digipoort en PEPPOL Access Points. Ook bieden zij dienstverlening bij het aansluiten ofwel onboarden van leveranciers. Ons advies is dat een vergelijkend onderzoek tussen aanbieders loont. Er zijn verschillen. Of dit nu gaat om de dienstverlening (validatie, onboarden leveranciers), het prijsmodel of de kosten van e-facturatie. Ook zijn er sommige service billing providers die niet alleen de klant, maar ook aangesloten leveranciers laten betalen voor e-facturering terwijl anderen dit niet doen.
Inkopers, gebruik het momentum
Per 1 april 2019 zijn overheden verplicht om e-facturen te ontvangen. Pas als leveranciers ook e-facturen gaan sturen, levert invoering van e-factureren meer efficiency op. Invoering van e-facturatie raakt dan ook niet alleen financiën en ICT, maar ook de inkoopfunctie. Om in de volle breedte besparingskansen door efficiëntie, betere beheersing en minder fouten en risico’s benutten, is optimalisatie van zowel het operationele als tactische inkoopproces een must. Inkopers hebben dan ook de kans om het momentum te gebruiken deze kansen te verzilveren.
Meer weten over e-facturatie? Lees het artikel Wat is e-facturatie?
