Met een gestroomlijnd contractmanagementproces vergroot je je concurrentievoordeel, beperk je risico’s en verbeter je de operationele efficiëntie. En uiteraard is de noodzaak voor automatisering een stuk belangrijker geworden doordat meer werknemers op afstand werken vanwege de coronacrisis. In de gehele contractlevenscyclus kunnen processen uitstekend worden geautomatiseerd door gebruik te maken van oplossingen voor contractmanagement. Wie de huidige innovaties op het gebied van contractmanagement weet te benutten, zal hier als organisatie zeker baat bij hebben.
7 trends in contractmanagement
Hier volgen zeven trends in contractmanagement die je in de gaten moet houden:
- Meer aandacht voor risicomanagement: Mede als gevolg van de corona-crisis is sprake van een blijvende ontwikkeling van meer aandacht voor risicomanagement. Ook om in overeenkomsten een meer evenwichtige risicoverdeling vast te leggen.
- Flexibiliteit contracten: Mede door de coronacrisis is de behoefte aan meer flexibiliteit in contracten toegenomen. Door middel van herzieningsclausules in een contract is het mogelijk om flexibiliteit in te bouwen voor het geval dat overeenkomsten tijdens de uitvoering moeten worden gewijzigd. Via meer- of minderwerk of een contractwijziging kan dan worden ingespeeld op een vermindering van werkzaamheden en leveringen bijvoorbeeld omdat de behoefte daaraan als gevolg van meer thuiswerken afneemt.
- Plaats- en tijdsonafhankelijk werken: Een reeds in gang gezette ontwikkeling is dat er nadruk ligt op de behoeften van klanten en op gepersonaliseerde, naadloze ervaringen en vooral: zaken laten doorgaan zoals normaal. Het gemak van een ervaring of interactie blijft een belangrijke factor voor de tevredenheid van klanten én medewerkers. In de wereld van contractmanagement moeten oplossingen gebruikers helpen al het benodigde papierwerk makkelijk in te vullen. Dat doen zij dan het liefst vanaf elke locatie, inclusief hun smartphone – en tegenwoordig ook hun keukentafel of thuiskantoor.
- Naar continu verbeteren: de basis voor contractmanagement is contractbeheer. De eerste stap die daarna gezet wordt is het inrichten van prestatiemanagement. In de kern bewaakt de contractmanager dan dat de leverancier de afgesproken prestaties in de praktijk levert en dat de eigen organisatie de noodzakelijke faciliteiten daarvoor op orde heeft. Maar dat is niet meer genoeg. Het uitgangspunt wordt steeds meer om samen met leveranciers continu te verbeteren. Tijdens de looptijd van een contract van meerdere jaren staan ontwikkelingen in eigen organisatie en bij de leveranciers niet stil. Daar op inspelen en gebruik van maken wordt het doel. Alleen maar bewaken dat je krijgt wat afgesproken is, is niet meer genoeg.
- Verbreding aanbod zet zich door o.a. op het gebied van contractmanagement: We zien een steeds verdere verbreding van inkoopfunctionaliteiten waaronder contractmanagement functionaliteiten (zie ook ons E-proqure rapport, paragraaf 4.1). Daarnaast zien we over de breedte een aanzienlijke uitbreiding van leveranciers- en contractmanagement modules.
- Ontwikkeling AI voor contractmanagement: Volgens onderzoeksbureau Forrester hebben de leidende internationale aanbieders van CLM software AI al omarmd en passen deze al toe op verschillende functionaliteiten. Bij de aanbieders in de Benelux wordt AI nog beperkt toegepast, blijkt ook uit ons E-proQure rapport. Denk daarbij aan onder andere aan :
- Het importeren en toevoegen van metadata aan contracten om ze daarmee te verrijken.
- Digitale gidsen die je helpen bij het samenstellen van het juiste contract, bijvoorbeeld door het kiezen van de juiste voorwaarden.
- Inschatten van risico’s in concepten en bestaande overeenkomsten en op basis hiervan classificeren van contracten.
- Identificeren van patronen en afwijkingen daarvan binnen een dataset of onbekende risico’s en afwijkingen binnen een contractenportfolio.
- Het beheren van workflows voor bijvoorbeeld contractcreatie.
7. Smart contracts een nieuwe kans? Na de introductie van blockchain bij crypto currencies, een enorme hoeveelheid seminars en artikelen en de nodige pilot projecten werd het een beetje stil. Duidelijk werd dat het gebruik van blockchain en smart contracts geen simpele opgave is. Maar er zijn ook de nodige successen bijvoorbeeld als het gaat om het traceren van de herkomst van grondstoffen. Inmiddels is de techniek verder ontwikkeld en zijn platformen niet meer weg te denken. Dit betekent nieuwe kansen voor de toepassing van smart contracts. En wat wordt de rol van de contractmanager in dit spel?
Wil je meer weten?
Lees dan deel 1 “7 belangrijke valkuilen bij de invoering van contractmanagement” en deel 2 “Wat levert professioneel contractmanagement op?” uit de 3-delige blog serie. Wil je meer weten over KPI’s op het gebied van contractmanagement, lees dan de blog “TOP KPI’s op het gebied van contractmanagement“.
