spendanalysetool spic&span versie-4

Zeven voordelen van een Spendanalyse voor uw organisatie!

De spend analyse is van de inkooptools de meest ontwikkelde functionaliteit van inkoopsoftware. Een spend analyse brengt financiële en inkoopdata samen waarmee je veel voordelen kunt behalen voor je organisatie, van kostenreductie en budgetteren tot het realiseren van beleidsdoelstellingen.  

Wat is een spend analyse 

Een spend analyse is het proces van het verzamelen, opschonen, classificeren en analyseren van de inkoop- en financiële gegevens van een organisatie naar interne afnemers, inkooppakketten (producten en/of diensten) en leveranciers.  

Een basale spend analyse is vaak de eerste stap en basis voor het opstarten van inkoop professionaliserings- en besparingstrajecten. In veel organisaties hebben directieleden of managers geen flauw idee hebben wat ze waar inkopen, een spendanalyse helpt in dat geval om een eerste inzicht te krijgen. Een spendanalyse biedt managementinformatie waarmee een organisatie haar inkoopbeleidsdoelstellingen kan toetsen en verbeteren zoals kostenreductie, gezamenlijk inkopen en voldoen aan de rechtmatigheidsverplichting. Andere voordelen zoals contract compliance of het realiseren van beleidsdoelstellingen kosten meer tijd en inspanning, zeker wanneer data geclassificeerd en verrijkt moeten worden.  

Zeven voordelen van een spend analyse  

Een spendanalyse biedt organisaties voordelen om de inkoop- en financiële gegevens optimaal te benutten binnen hun organisatie, we noemen er zeven. 

  1. Kostenreductie: Veel inkoopadviseurs wordt gevraagd naar de mogelijkheden om meer met minder te doen terwijl de budgethouders en inkopers wel dezelfde kwaliteit willen. De spendanalyse geeft inzicht in de kansen tot kostenverlaging. Of inzicht in mogelijkheden tot reductie van leveranciers of facturen. Daarmee verlaagt u de inkoopproceskosten verhoogt u de efficiency van uw inkoopproces. 
  1. Gezamenlijk inkopen: Door gezamenlijk in te kopen kunnen proceskosten worden bespaard en zijn schaalvoordelen te behalen. Indien je spenddata verzamelt op èèn plek, wordt het gemakkelijker om de informatie te consolideren en gezamenlijke leveranciers en gezamenlijke inkoopcategorieën te ontdekken en de besparingsmogelijkheden. 
  1. Lokaal inkopen: Veel organisaties hebben een voorkeur of inkoopbeleidsdoelstelling om lokaal of regionaal in te kopen. Als data worden verrijkt zijn met geografische informatie, dan kunt u (laten) zien hoeveel u lokaal besteedt.  
  1. Voldoen aan wettelijke vereisten: De juridische vereisten en het toezicht daarop zijn de afgelopen jaren door de aangescherpte accountantscontrole en inkoopbeleidsrichtlijnen de laatste jaren aangescherpt. Ook uw organisatie heeft daarmee te maken. De spend analyse biedt inzicht in de mate waarin de inkopen rechtmatig zijn verricht. Denk aan interne inkoopregels en afspraken. Stel, uw organisatie houdt rekening met een drempel van € 25.000. Bestedingen boven dit bedrag moeten volgens uitgebreide regels verlopen. Maar het kan heel goed voorkomen dat uw medewerkers of collega’s in tal van kleinere inkopen boven dat bedrag uitkomen, zonder dat zij het zelf in de gaten hebben. Spend analyse signaleert de overschrijding van drempels waardoor tijdig actie kan worden ondernomen. 
  1. Contract compliance: Iedere inkoper bewaart een overeenkomst na het afsluiten in zijn la of dossier. Het contract wordt niet eerder gelicht dan het moment dat er weer sprake is van een aflopend contract. Het aantal contracten is de laatste jaren met name binnen de overheid (sociaal domein) bijna verdubbeld waardoor het belang is vergroot. Door het verrijken van spenddata met contractdata ontstaat inzicht in onder andere 
  1. Leveranciers die niet compliant zijn waarvan wel spenddata bekend zijn maar geen contract is gesloten; 
  1. De mate waarin lopende contracten daadwerkelijk worden gebruikt bij de gecontracteerde leveranciers (contract compliance): 
  1. Inkoopcategorieën waar sprake is van veel leveranciers en geen contract(en); 
  1. Prognose en budgettering : Jaarlijks worden de budgethouders gevraagd om inzicht te geven in de budgetten voor het komende jaar. Een spend analyse biedt inzicht in de kosten per categorie en per afdeling per jaar of over meerdere jaren, waardoor ook trends zichtbaar worden.   
  1. Realiseren organisatiedoelstellingen; Veel organisaties hebben een inkoopbeleid opgesteld waarin doelstellingen zijn opgenomen over onder andere kostenbesparingen, innovatie en/of maatschappelijk verantwoord ondernemen. Door spendanalysedata te verrijken met postcodegegevens van leveranciers, duurzaamheids- en sociale criteria verkrijg je inzicht in de mate waarin de organisatiedoelstellingen zijn gerealiseerd.

Het E-proQure Vendor Landscape Onderzoek biedt inzicht 

In het E-proQure Vendor Landscape onderzoek lees je welke software leveranciers over spend analyse of spend management functionaliteit beschikken. Een spend analyse biedt alleen voordelen wanneer deze regelmatig wordt geactualiseerd en op de conclusies daadwerkelijk actie wordt ondernomen. Ben je op zoek naar een passende spend analyse oplossing bij jouw organisatie? Of vindt je het misschien lastig om de voordelen van spend analyse te verzilveren in jouw organisatie? Neem dan direct contact op met Antoinette Vriend.

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Scroll naar top
X