Leveranciers van lagere overheden kunnen vanaf 18 april 2019 zelf bepalen of zij e-facturen versturen. Deze overheden moeten facturen kunnen ontvangen en verwerken. Een deel van deze overheden, met name gemeenten, zijn hiervoor nog niet klaar. Is jouw gemeente klaar voor e-facturatie?
18 April 2019 E-day
Uiterlijk 18 April 2019 dienen alle gemeenten, waterschappen en provincies in staat te zijn om elektronische facturen (dus geen pdf!) te ontvangen en verwerken. Op deze interactieve kaart van Nederland ziet u hoe ver deze overheden gevorderd zijn met de implementatie van e-factureren binnen hun organisatie.
De interactieve kaart van PIANOo noemt geen exacte aantallen, maar laat een lappendeken van kleuren zien: een aantal gemeenten is gereed voor e-facturatie, sommige zijn bezig met een pilot of met de implementatie, maar een groot aantal is pas bij de voorbereiding of is nog niet gestart.
Onboarden leveranciers geen probleem
Het ontvangen en verwerken van elektronische facturen heeft op allerlei vlakken voordelen. Zowel voor de verzender als de ontvangende partij. Denk aan eenvoud van verzending, verwerking en afhandeling.
Drie jaar geleden was het onboarden van leveranciers (zorgen dat leveranciers e-facturen sturen) een belangrijk aandachtspunt (lees: struikelblok) bij het invoeren van e-facturatie door inkopende partijen. Het kunnen versturen van e-facturen is echter een standaard faciliteit geworden binnen administratieve software. Ook de bakker om de hoek en zzp’ers beschikken veelal over dergelijke software. Uit onderzoek onder een belangrijk deel van de leveranciers van inkoop-ondersteunende software geeft dan ook aan dat onboarden zo goed als geen breekpunt meer is.
Waarom zijn veel gemeenten niet klaar met e-facturatie?
Waarom zijn veel gemeenten niet klaar voor het ontvangen en verwerken van e-facturen? Wel… behalve culturele factoren zijn er geen goede redenen aan te dragen. U bent als lagere overheid niet uniek. Verder ondersteunen de eigen administratieve systemen in (weliswaar mindere of meerdere mate) het ontvangen en verwerken van e-facturen.
Is het tijdig realiseren nog haalbaar?
En als het nu toch moet… In de markt zijn inmiddels diverse laagdrempelige oplossingen beschikbaar om de elektronische ontvangst en verwerking verder te vereenvoudigen. Deze oplossingen maken het mogelijk om (via zelflerende algoritmen) de dagelijkse factuurstroom zonder handmatige verrichtingen direct te verwerken. Inclusief juiste boekingen op kostensoort en kostenplaats. Enkele oplossingen maken het zelfs mogelijk om diverse analyses uit te voeren op het geheel van verwerkte facturen. Daarbij maakt het niet uit of de facturen op papier, digitaal of elektronische worden aangeleverd.
Alleen al de verlaging van de kosten per te verwerken factuur (van ongeveer € 50 naar minder dan € 5) zou voor elke organisatie reden moeten zijn om over te gaan op e-facturatie.*
Ja, realisatie en zelfs aanvullende quick wins zijn mogelijk
Ja! Het implementeren van de bijbehorende verwerkingsprocessen is geen rocket science. Wel is kennis van de ondersteunende toolings noodzakelijk. Een implementatie van enkele weken is dan mogelijk. Door het maken van slimme, interne afspraken over het verwerkingsproces en over aanscherping van beleid kunnen verdere voordelen worden gerealiseerd.
Zo wordt niet alleen voldaan aan de minimale wettelijke verplichting. Er kunnen tegelijk andere voordelen behaald. Bijvoorbeeld op het gebied van rechtmatigheid, social return en dergelijke.
Meer weten?
Wilt u meer weten over hoe mijn ervaringen met het invoeren van e-facturatie uw organisatie kunnen helpen? Neem dan gerust contact met mij op.
Succes met uw missie!
* Vanaf ongeveer 10.000 facturen per jaar.
