Om processen efficiënt te maken is het niet altijd nodig om complexe systemen of oplossingen te implementeren. Zo kan een arbeidsintensief proces als factuurverwerking eenvoudig, betrouwbaar en met geringe inspanning worden vereenvoudigd met behulp van Robotic Process Automation (RPA). Hieronder lees je wat RPA is, hoe factuurverwerking via RPA er praktisch uitziet en wat je moet doen om jouw factuurverwerking via RPA te ondersteunen.
Wat is Robotic Process Automation (RPA) ook alweer?
RPA is een script, ofwel een klein programmaatje, dat computeropdrachten uitvoert die anders met de hand worden ingevoerd. Zo’n script vervangt dus letterlijk de handmatige invoer door een gebruiker via het toetsenbord of via een muisklik. Met een script kun je dus herhalende handmatige invoer automatiseren. En dat sneller, onbemand en foutloos.
Door het gebruikmaken van Artificial Intelligence technologieën kun je de toepassingsmogelijkheden verder uitbreiden. Zoals het vervangen van handmatige invoer van gegevens door Optical Character Recognition of Screen Scraping.
De grootste voordelen met RPA worden dan ook behaald bij:
- Veel voorkomende, tijdrovende administratieve acties
- Waarvan de acties die zijn gebaseerd vaste regels
Denk hierbij aan de verschillende stappen tijdens het verwerken van inkoopfacturen. Al dan niet gebaseerd op een inkooporder.
Voorbeelden van de werking van een RPA-script
Klinkt het bovenstaande nog als abracadabra? De volgende twee (vertraagd weergegeven) opnames van RPA scripts in werking geven een verhelderend beeld:
Voorbeeld 1. Het selecteren van inkomende facturen uit een email-box
Email-boxen die bestemd zijn voor inkomende facturen worden in de regel ook bevuild met andere bestanden of foutieve facturen zoals spookfacturen of facturen met ontbrekende informatie.
Het uitzoeken van een dergelijke email-box kan bijzonder tijdrovend zijn.
Klik hier voor het voorbeeld van een crediteurenmailbox.bot [Bron: FLOW robotics]
Voorbeeld 2. Het boeken van facturen zonder inkooporder
Niet elke inkomende factuur is gebaseerd op een inkooporder. Het uitzoeken voor wie een dergelijke factuur bedoeld is tijdrovend.
Klik hier voor het voorbeeld van een nonPO.bot [Bron: FLOW robotics]
Voorbeeld 3. Het boeken en verwerken van een inkoopfactuur
Zoals de voorbeelden duidelijk maken: de scripts vervangen niet het inkoopsysteem, maar zorgen dat de handmatige bediening ervan deels of geheel kan worden vervangen.
Wat zijn binnen jouw organisatie met name de tijdrovende acties? En wat zouden de tijdwinst en andere voordelen zijn indien de handmatige acties vervangen worden door een RPA-script?
Wat komt er nu bij kijken om factuurverwerking via RPA te realiseren
Zoals aangegeven vervangt een script letterlijk de handmatige invoer. Voor het te automatiseren verwerkingsproces dient dus exact aangegeven te worden welke handeling op basis van welke informatie door de binnen jouw organisatie gebruikte systemen dient te worden uitgevoerd.
Dit voer je uit in overleg met een organisatie die is gespecialiseerd in RPA implementatie.
De doorlooptijd van start tot ingebruikname ligt gemiddeld rond de twee maanden. Om de voordelen (incl. terugverdientijd) en doorlooptijd zoveel als mogelijk in jouw voordeel te laten uitvallen kun je het volgende doen:
- Identificeer de processen met de hoogste opbrengst (impact kosten/opbrengsten; hoog volume; fout tolerantie; foutkans; e.d.)
- Identificeer de handmatige processen die makkelijk te automatiseren zijn (gebaseerd op regels; weinig uitzonderingen op de regel; stabiele processen)
- Betrek/overtuig andere afdelingen (management buy-in; team buy-in)
- Maak dit proces onderdeel van een Lean-actie of procesverbeteringstraject
- Onderzoek met welke RPA consultant je in zee wilt gaan
Conclusie
Robotic Process Automation biedt een relatief eenvoudige manier om snel en tegen een behoorlijke ROI (veelal onaantrekkelijke) handmatige werkzaamheden achter de computer te vervangen.
Wil je meer weten wat digitalisering en AI kunnen betekenen voor je organisatie, neem dan hier contact met ons op.
