‘Zonder automatisering houdt het op’. Dit stellen hoogleraren inkoop Frank Rozemeijer en Arjan van Weele tijdens een masterclass procurement voor een selecte groep van strategische inkoopadviseurs voor de zomer. SAP vatte de bijeenkomst samen.
Hoogleraar Frank Rozemeijer: “Als ondernemingen niet in procurementoplossingen willen investeren, houdt het eigenlijk op.” Spend visibility – weten bij wie je koopt en wat. Een digitale gereedschapskist om informatie op te vragen, offertes uit te vragen, tenders te organiseren en uitkomsten vast te leggen. Een contractbibliotheek. Een helpdesk. Het is maar een greep uit de mogelijkheden die Rozemeijer noemt.
Aan de hand van een grote variatie aan voorbeelden gaven de hoogleraren aan dat Inkoop van groot strategisch belang is voor organisaties.
Leveranciers krijgen steeds meer skin in the game
Je koopt geen product, maar een pakket dat bestaat uit het product zelf en allerlei omringende services zoals ontwerp, onderhoud en vervanging. Door die toenemende complexiteit verandert de relatie met leveranciers in de keten.
Daarmee ontstaan complexe netwerkrelaties waarbij co-innovatie een rol gaat spelen en leveranciers veel meer ‘skin in the game’ kunnen krijgen. Wat kun je als leverancier bijdragen aan de doelstellingen van je afnemer? Hoe realiseer je samen maximale waarde? En hoe zorg je tegelijkertijd dat beide partijen blij zijn met de gemaakte deal? Die vragen moeten zowel afnemers als leveranciers zichzelf voortdurend blijven stellen.
Vraag jezelf af wat je eigenlijk inkoopt
Het loont de moeite om jezelf voortdurend te blijven afvragen wat je precies inkoopt. Danone bijvoorbeeld, koopt geweldige hoeveelheden chocolade in. Maar koopt Danone chocolade in? Of koopt Danone juist melkpoeder, cacao, ingrediënten, de transformatie naar chocolade (het roeren in potten en pannen) en het transport (met speciale verwarmde containers) in? En als dat zo is, op welk van die verschillende fronten zouden beide partijen dan samen slimmer op kunnen trekken? De transitie naar chocolade, daar moet Danone zich vooral niet mee bemoeien. Maar Danone ontdekte wél dat het veel slimmer was als de chocoladeleverancier gebruik ging maken van Danones eigen, betere inkoopvoorwaarden bij leveranciers van melkpoeder en suiker. Door de inkoop van suiker en melkpoeder beter te construeren, daalde de inkoopprijs van chocolade voor Danone terwijl de marge van de chocoladeleverancier onveranderd bleef. De vraag ‘wat kopen we eigenlijk in?’ kun je jezelf in álle categorieën stellen.
Zorg dat je weet hoe de keten is opgebouwd
Uit onderzoek van Deloitte blijkt dat 65% van de ondernemingen geen idee heeft van wat er in de keten gebeurt. Ze kennen hun leverancier. En daar stopt de transparantie. Terwijl ketenkennis juist voor geweldige winst kan zorgen. Niet alleen financieel, maar bijvoorbeeld ook op het gebied van corporate social responsibility (CSR), brand equity en marketing.
De catalogus van IKEA bijvoorbeeld, is met 210 miljoen exemplaren, 67 edities, 35 talen en 100.000 ton papier misschien wel de grootste drukklus ter wereld. Zeventig procent van het marketingbudget van IKEA gaat op aan de catalogus. Wereldwijd zijn bij deze opdracht tal van leveranciers betrokken. IKEA heeft op een goed moment álle leveranciers in kaart gebracht en allerlei kengetallen opgehaald rondom thema’s als transport, papier, water, inkt, bomen, etc. Deze input werd vervolgens weergegeven in online dashboards die de leveranciers zelf konden inzien. De input vormde bovendien de basis voor het aangescherpte inkoopproces. Het resultaat? De hele catalogus wordt nu wereldwijd geprint op 100% FSC gecertificeerd papier. En IKEA reduceerde wereldwijd allerlei andere factoren zoals watergebruik en uitstoot. IKEA maakte de keten transparant en plukt daar nu de vruchten van (net als het milieu).
Geef het inkoopteam steun, duidelijkheid en budget
De afdeling inkoop kan alleen maar succesvol zijn als de top van de organisatie aligned is met de afdeling, zodat de strategie van de organisatie in lijn is met de inkoopstrategie. Het concern moet als één geheel optreden. De top doet er daarom goed aan actief belangstelling te tonen voor inkoop en hier bewust tijd voor vrij te maken.
Het creëren van een goed inkoopteam draait helemaal niet om het binnenhalen en goed belonen van inkoopexperts. Deskundigheid en beloning vormen maar een klein deel van het geheel. Goed teammanagement is veel belangrijker, net als een duidelijk mandaat, een heldere taakstelling en voldoende middelen.
