Demo’s van softwareapplicaties zijn een goed middel om bekend te raken met de mogelijkheden van inkoopsystemen. Zowel tijdens de oriëntatiefase als tijdens de selectiefase (zie ook selectiefase SLIM model). Door Corona-restricties is een belangrijk deel van de demo’s verplaatst van een fysieke naar een virtuele/online omgeving. In deze blog geef ik zeven belangrijke tips voor zowel inkopers en leveranciers voor het organiseren van een online demo van inkoopsoftware.
Vooraf: een serieuze inspanning vraagt om een serieuze voorbereiding
Een demo is een krachtig middel om (1) het kennisniveau over de mogelijkheden van en vereisten voor het toepassen van inkoopsoftware te actualiseren en (2) om een relevante set van eisen en wensen te formuleren. Afhankelijk van het doel van de demo en de kennis bij de gebruiker kan een demo meer gericht en specifieker worden opgezet.
Het organiseren en inrichten van een demo vraagt echter wel de nodige voorbereiding en vraagt vooral van leveranciers een tijdsinvestering. Dit vraagt van gebruikers dan ook een serieuze benadering met minstens een adequate voorbereiding. De onderstaande tips geven hiertoe een belangrijke aanzet. Zowel in het algemeen voor een demo in het algemeen als voor een online demo in het bijzonder. Van leveranciers mag worden verwacht dat zij het organiseren van demo’s zoveel als mogelijk standaardiseren. Door het onderkennen van generieke onderdelen van een demo kan zo de nodige efficiëntie worden ingebouwd en via overleg met (potentiële) gebruikers de kwaliteit(sbeleving) van de demo worden verbeterd.
7 tips voor een (online) demo van inkoopsoftware
- Weet wat je doelen zijn: Bij het selecteren van software, online of fysiek, is het belangrijk om te weten wat je met je inkoopsoftware wilt bereiken. Wil je tijd besparen door efficiënter te werken, wil je betere budgetbeheersing of wil je de rechtmatigheid van de inkopen verbeteren? Houd die doelen in je achterhoofd bij de online demo.
- Een goede voorbereiding is het halve werk. Voor zowel de inkoper als de leverancier moeten de setting en faciliteiten perfect zijn geregeld om het maximale uit de demo te halen. Een goede voorbereiding betekent dus
- Zorg voor het uitgebreid testen van beide partijen van de applicatie en verbinding. Test tijdig (ca 15 minuten voor aanvang) met de leverancier of de verbinding en applicatie werkt.
- Zorg dat de gebruikers die de demo beoordelen beschikken over optimale faciliteiten (stoel, headset, goede internetverbinding).
- Zorg ervoor dat een beperkter aantal gebruikers aan een online demonstratie deelnemen, dit in tegenstelling tot een fysieke demonstratie waar vaak meerdere personen per gebruikersgroep aanwezig zijn.
- Maak voor vragen intern duidelijke afspraken wie de vragen stelt, en zorg zonodig voor een ‘chatcoördinator’ die intern de vragen verzamelt en selecteert.
- Zorg bij technische problemen voor een technisch expert die standby is.
- Vraag een demo aan de hand van een casus. Je kunt naar testdata kijken in een demo, maar beter is het naar echte data te kijken. Lever dus een bedrijfscase aan de software leverancier of use cases van processen binnen jouw organisatie en kijk hoe het systeem hiermee omgaat.
- Hanteer een duidelijke opbouw en maximale duur van 2 uur: online kijkers zijn sneller afgeleid dan kijkers van een live demonstratie. Bouw daarom de demo op in blokken, las korte breaks in tijdens de demo. Advies is een maximale duur van 2 uur te hanteren, met na 1 uur een pauze van 5 minuten.
- Maak de demo visueel aantrekkelijk: Bij een online demo zitten gebruikers over het algemeen achter een laptop, met een veel kleiner scherm dan een fysieke demonstratie met een groot scherm. Ben je leverancier, zorg dan dat je hier rekening mee houdt in je presentatie met je schermweergave.
- Maak een opname: Over het algemeen beschikt veel vergadersoftware over de mogelijkheid om een opname te maken van de demonstratie. Dit biedt de mogelijkheid om een demo terug te kijken mochten er vragen/onduidelijkheden of discussiepunten zijn.
- Evalueer: Evalueer de online demo zowel intern als samen met de leverancier. Dit ter lering voor toekomstige online demonstraties of presentaties.
Conclusie
In deze tijd waarin we ervaring hebben opgedaan met hybride vormen van werken, is de verwachting dat meer dan voorheen demo’s van inkoopsoftware online zullen plaatsvinden. Een online demonstratie van inkoopsoftware heeft een aantal specifieke aandachtspunten. Als je daarmee rekening houdt, haal je het maximale uit jouw online demonstratie.
Ervaringen of aanvullende tips?
Ben je als leverancier of gebruiker betrokken bij een online demonstratie en heb je aanvullende tips? Laat dan je reactie hier achter.
