Het SLiM-model krijgt veel belangstelling en steeds meer bedrijven en publieke organisaties willen het toepassen. In onze vorige nieuwsbrieven hebben we het SLiM-model geïntroduceerd en de Oriëntatie- en Business Case fasen toegelicht. In deze blog komt fase 3, Selectie, aan bod.
Bij Selectie gaan de inkoopharten sneller kloppen. Voelden fase 1 Oriëntatie een fase 2 Business Case misschien nog nieuw en onwennig, bij Selectie komen inkopers op bekend terrein. De twee vorige fasen hebben de noodzakelijke voorbereiding opgeleverd. Daar gaan we nu verder op bouwen. Immers, op basis van de betrokkenheid van interne (en soms externe) belanghebbenden is het nu duidelijk wat we willen bereiken, hoe we dat gaan realiseren, wat van een inkoopsysteem wordt verwacht en dat we daar draagvlak voor hebben.
Wat zijn nu de belangrijkste stappen om nieuwe inkoopsoftware te selecteren? Ben je nieuwsgierig geworden? Lees dan snel verder.
SLiM-model
Het succesvol ondersteunen van inkoopprocessen met de juiste tools is cruciaal voor het succes van inkoop. Helaas blijkt uit onderzoek dat 70% van de doelstellingen bij e-Procurement projecten niet worden gerealiseerd. SLiM helpt inkopers bij het ontwikkelen en uitvoeren van succesvolle e-Procurement projecten. Het gaat uit van duidelijke en haalbare doelstellingen en stimuleert het continu verbeteren. SLiM biedt overzicht door de opdeling in zes logische, opeenvolgende stappen met elk een duidelijk doel. SLiM heeft drie pijlers voor succesvol digitaliseren: draagvlak, projectmanagement en verandermanagement. De derde fase in SLiM is Selectie van inkoopsoftware.
Selectie van inkoopsoftware, hoe moet dat?
De selectie van inkoopsoftware is een complexe klus en vraagt om teamwerk. Je wilt immers software selecteren die het inkoopproces in jouw organisatie gedurende de komende jaren goed gaat ondersteunen. Om daarbij de juiste keuzes te maken is het van belang te weten wat de eisen en wensen zijn en wat er te koop is. E-proQure help je hierbij. Het gratis rapport van het Vendor Landscape Onderzoek, dat ook al in vorige fasen erg nuttig bleek, biedt je een uitgebreid overzicht van wat er aan software te koop is. Van iedere genoemde applicatie en de leverancier is een uitgebreide beschrijving opgenomen. Na het lezen van het rapport ben je in staat een long list te maken van applicaties en leveranciers die passen bij het tijdens de fase Business Case gekozen scenario en die daarom interessant voor jou zijn. De eerste aanzet tot de longlist is dan beschikbaar. En het rapport kan worden gebruikt om later van de longlist een shortlist te maken door te filteren op bijvoorbeeld branches waarvoor de software gemaakt is, het platform of certificeringen.
Selectie van inkoopsoftware in de praktijk
Bij het doorlopen van de Selectiefase zijn enkele vragen cruciaal:
- Welke leverancier past bij mijn digitaliseringsstrategie?In de Business Case is vastgelegd of de gezochte oplossing voor een korte of langere termijn mee moet kunnen. Bijvoorbeeld, als de oplossing een lange tijd moet voldoen, niet eenvoudig is te vervangen of toekomstbestendig moet zijn, dan kunnen de kwaliteiten van de leverancier doorslaggevend zijn bij de keuze. Vragen als
- wat is de ontstaansgeschiedenis van een leverancier
- welke overnames heeft deze de afgelopen jaren gepleegd
- wat is het ontwikkelplatform dat de basis vorm voor verdere productontwikkeling (denk bijvoorbeeld aan toepassing van kunstmatige intelligentie) en
- over welke certificeringen beschikt de leverancier (en het datacenter) krijgen dan nog meer relevantie.
- Wat kan de aangeboden inkoopsoftware echt? Websites en accountmanagers van leveranciers hebben prachtige verhalen en de standaard demo doet echt wel wat het moet doen. Maar een verificatietest op basis van een door jouw organisatie ontwikkeld schema is een must als onderdeel van de selectiefase om te testen of de functionaliteiten en koppelingen werken zoals ze volgens jou moeten werken. Daaraan voorafgaand kun je ook een door jou ontwikkelde casus gebruiken om beter inzicht te krijgen of de software het vraagstuk van jouw organisatie ook daadwerkelijk oplost.
- Koppelingen, je kunt niet zonder! Veel inkoopsoftware werkt pas echt optimaal als er ook gegevens met in eigen organisatie of bij leveranciers kunnen worden gewisseld. Om dit voor elkaar te krijgen, zijn er bijna altijd koppelingen nodig. De ervaring van de kennispartners van E-proQure is dat het regelmatig om maatwerk gaat en dat kost geld. Dat vraagt niet alleen om een extra investering bij de start, maar koppeling vragen ook beheer en onderhoud. Ga daarom goed na wat nodig is om de inkoopsoftware die jij wilt gaan aanschaffen optimaal te laten werken en vertrouw niet op ‘ons systeem heeft uitgebreide import- en export functionaliteiten’.
Tijdens deze Selectiefase komt de volgende fase uit het SLiM model Implementatie ook al aan de orde. Immers de leveranciers van de geselecteerde inkoopsoftware spelen daar ook een belangrijke rol bij. In de onze blog over SLiM in de volgende nieuwsbrief meer over fase 4 Implementatie. En mocht je het E-proQure Vendor Landscape Onderzoek 2019 nog niet hebben, dan kun je het hier gratis downloaden.
E-proQure helpt
Spreekt SLiM jou aan en wil je leren hoe je het model kunt toepassen binnen je organisatie? Volg dan één van onze (incompany) workshops. Andere vragen? Stuur dan een e-mail naar info@e-proqure.nl en wij nemen contact op.
In de volgende nieuwsbrief besteden we aandacht aan fase 4 uit het SLiM-model: de Implementatie fase.
