e-procurement business case

E-procurement business case (4): What if not…?

Van alle ICT-projecten bereikt 70% niet de gewenste doelen, omdat de doelstellingen, risico’s en randvoorwaarden onvoldoende zijn vastgesteld. Door deze afgewogen binnen een business case te integreren, wordt de basis gelegd voor een succesvol e-procurement project. Zeker in economische uitdagende tijden is mislukking geen optie. In een serie blogs vertel ik je over mijn ervaringen en aanpak bij het opstellen van een e-procurement business case. Lees hier deel 1, deel 2 en deel 3 van de serie. In deze laatste blog van de e-procurement business case: What if not…?


In de meeste e-procurement business cases wordt veel aandacht besteed aan het aantonen van de noodzaak van het project en de kwalitatieve en kwantitatieve voordelen van het project. Daarbij worden verschillende scenario’s uitgewerkt, waaronder het nulscenario en een of meer toekomstige scenario’s. In een nulscenario worden kosten en baten van het de huidige situatie uitgewerkt. In de meeste business cases die ik heb gezien wordt echter niet of nauwelijks beschreven wat de consequenties en risico’s zijn als het e-procurement project niet wordt uitgevoerd: de ‘What if not…’-situatie.

Waarom ‘What if not…?’ beschrijven?

Veel gemaakte opmerkingen die ik hoor bij klanten over de What if not…? situatie zijn: zonde van de tijd, het is een open deur of besteed deze tijd liever aan het beschrijven van toekomstige scenario’s in plaats van terug te kijken naar het verleden.

Twee belangrijke redenen om toch de ‘What if not…?’-situatie te beschrijven:

  1. Vergelijkbaarheid alternatieven
    Door de wijze waarop de inkoopprocessen nu georganiseerd zijn te beschrijven, breng je de kansen en risico’s van de huidige situatie in beeld. Dit maakt ze vergelijkbaar met toekomstige alternatieve scenario’s.
  2. Begrip en draagvlak creëeren voor verandering
    Door gevolgen van het niet veranderen van de huidige situatie in beeld te brengen, onstaat bij management en medewerkers begrip voor de noodzaak tot verandering. Achterliggende redenen van de beoogde verandering worden zo in beeld gebracht en daarmee het benodigde draagvlak voor de verandering.

Vaak wordt de noodzaak tot verandering veroorzaakt door externe factoren zoals de marktsituatie. Indien de organisatie niet tijdig ingrijpt worden de risico’s bij het niet doorvoeren van de verandering alleen maar groter.

Consequenties niet invoeren van een e-procurement project

De impact van de consequenties van het niet doorvoeren van een e-procurement project zijn in sterke mate afhankelijk van hoe kritisch de verandering is voor de organisatie. De consequenties en risico’s bij e-procurement projecten variëren van het niet realiseren van efficiencyvoordelen en beschikking over beperkte sturingsinformatie en rechtmatigheidsrisico’s tot juridische en financiële risico’s. En in sommige gevallen zelfs tot ontslag.

Op het eerste gezicht lijken e-procurement projecten niet direct kritisch voor een organisatie. In de huidige tijd hebben veel organisaties te maken met een toenemende concurrentiedruk, een groeiend aandeel van de inkoopkosten in het totaal en vergaande inkoopprofessionalisering en een toenemende samenwerking in de keten. Daarmee worden ook e-procurement projecten steeds kritischer voor organisaties. En het niet doorvoeren van deze projecten krijgt daarmee een steeds grotere impact.

Conclusie

Vanaf de start van een veranderingstraject is het belangrijk te communiceren over de consequenties, kansen en risico’s van het niet doorvoeren van een e-procurement project; de ‘What if not…?’ situatie. Belangrijke redenen hiervoor zijn de vergelijkbaarheid van alternatieve scenario’s en het kweken van draagvlak en begrip binnen de organisatie. Aangezien de inkoopfunctie steeds kritischer wordt voor organisaties, wordt de impact van de consequenties van de ‘What if not…?’ alleen maar groter.

Heb jij de ‘What if not…?-situatie beschreven?

Wil je meer weten over het opstellen van een business case, lees ook deel 1deel 2 en deel 3 uit de serie ‘e-Procurement Business Case’. En volg een van onze workshops, waarin je leert hoe je een e-Procurement traject doorloopt en welke aandachtspunten van belang zijn.

Business case e-procurement

  1. Dé cruciale stap bij selectie en implementatie!
  2. Onmisbare expertises in een projectteam
  3. Waarom verandermanagement zo belangrijk is
  4. What if not…?

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Scroll naar top
X