Bespaar op Tail Spend!

Besparen op tail spend is eenvoudig. Tail Spend vertegenwoordigd 20% van de inkoopwaarde maar omvat zo’n 80% van de inkooptransacties. Het goed managen van deze inkopen leidt dus tot besparingen van transactiekosten en directe inkoopkosten (prijs). Dit licht ik hieronder toe.

Wat is tail spend?

Er is geen harde definitie van Tail Spend. Tail Spend wordt vaak vanuit het oogpunt van procesbeheersing gedefinieerd als de 20% inkoopuitgaven die voortkomen uit 80% van alle inkooptransacties.
In plaats van inkooptransacties wordt soms ook uitgegaan van het aantal leveranciers. Hoewel dit in wezen onjuist is, blijft de kern ervan gelijk: het aandacht vragen voor de transactie- en verwerkingskosten van individuele transacties die relatief weinig waarde vertegenwoordigen. Mogelijkheden om te besparen op tail spend komen zo snel in het zicht.

Enkele kenmerken van inkopen die onder Tail Spend vallen zijn:
– ze worden aangegaan met een veelheid aan leveranciers
– de inkopen vertegenwoordigen relatief kleine transactiewaarden per bestelling
– ze worden veelal aangegaan zonder contract
– het betreft een veelheid van indirecte, niet strategische inkoopcategorieën
– het bestel- en afhandelingsproces is arbeids- en kostenintensief
– er is vaak een beperkte controle op rechtmatigheid van de bestelling

Bovenstaande figuur maakt duidelijk dat de belangrijkste transactie- en verwerkingskosten zijn te besparen bij de C-categorie inkopen.

Welke besparingen zijn met tail spend management haalbaar?

Tail Spend Management is het gestructureerd optimaliseren van de Tail Spend. Onderzoeken van o.a. de Hacket Group, het Centre for Advanced Purchasing Studies en de Boston Consulting Group wijzen erop dat het invoeren van Tail Spend Management leidt to zo’n 40% lagere verwerkingskosten (proceskosten) en tot 5 tot 10% lagere inkoopkosten.

Uitgangspunt voor Tail Spend Management vormt de ABC analyse. Deze spend analyse maakt onderscheid tussen 3 hoofdcategorieën.
De A-categorie betreft de 70-80% van de inkoopwaarde die wordt besteed bij zo’n 20-40% van de leveranciers. De Tail Spend betreft de categorieën B en C. Bij de inrichting van het inkoopproces geldt voor beide categorieën dat efficiëntie van het bestel- en afhandelingsproces een dominante factor is.
Het besparen op tail spend kan dus op verschillende manieren. Het uitdunnen van de leveranciersbase, het introduceren van webshops en het invoeren van steekproefsgewijze controles (rechtmatigheid, juistheid facturen, etc.) maken hier onderdeel van uit.

Lees hier meer over wat een Spend Analyse inhoudt en hoe je deze uitvoert.

Tail Spend Management: uitbesteden of zelf doen?

Er zijn een aantal mogelijkheden die ik graag noem:

1. Uitbesteden

   Als de tailspend is geanalyseerd en er heldere doelstellingen zijn geformuleerd, dan kan een organisatie besluiten dit deel te laten managen door een service provider. Binnen het inkoopteam zorgt een alliantiemanager voor het managen van de relatie met deze provider. Bij het uitbesteden van Tail Spend zien we met name de volgende oplossingen.
   
   

   1. Een sourcing provider inschakelen

      Het vinden van goede leveranciers, ook al is de afname laag, vraagt de nodige tijd. Je kunt hiervoor een sourcing provider inhuren die je hierbij helpt. Deze verzamelt informatie over leveranciers en bijbehorende risico’s, helpt je met het in kaart brengen van het aanbod en kan je ondersteunen van de tender. Deze providers gebruiken data analyse en kunstmatige intelligentie voor het verzamelen en beoordelen van gegevens.
      Een belangrijk onderscheid tussen sourcing providers is de mate waarin het proces van tenderen tot en met het plaatsen van bestellingen en afhandelen van facturen wordt ondersteund met systemen. De meeste sourcing providers bieden daarbij een via internet bereikbaar inkoopsysteem, zoals een webshop. Dit biedt met name organisaties die geen of een beperkte mate van inkoopprocesautomatisering kennen de mogelijkheid om op eenvoudige wijze de tail spend organisatorisch te beheersen en digitaal te ondersteunen.
      Een Sourcing provider als BestDeal gaat nog een stap verder. Best Deal neemt desgewenst tevens het tenderen en contracteren van leveranciers over en dient als aanspreekpunt om disputen over leveringen af te handelen. Daarbij biedt de via internet toegankelijke klantomgeving naast de webshop tevens uitgebreide mogelijkheden om de leverancier en afhandeling van orders te managen. De webshop kan tevens worden gekoppeld aan reeds aanwezige Purchase-2-Pay systemen zoals die van ISPnext [zie nieuwsbericht]. Daarnaast zijn alle tail spend producten en diensten geclassificeerd volgens de internationale (EU) CPV indeling. Dit maakt het uitvoeren van spend analyses betrouwbaarder en het nakomen van aanbestedingsregels eenvoudiger. Door het uitgebreide dienstenpakket biedt het service aanbod van Best Deal met name voor beperkt gedigitaliseerde inkoopomgevingen een goede indicatie voor de mogelijkheden voor jouw eigen organisatie. 
      
      

   2. B2B marktplaats(en) gebruiken

      Marktplaatsen die zich richten op bedrijven als klant zijn populair en groeien hard. Bol.comZakelijk, AmazonBusiness en Maistro zijn bekende voorbeelden met een generiek aanbod van producten. Maar er zijn ook marktplaatsen die zich richten op specifieke branches.
      In tegenstelling tot de sourcing providers volstaan B2B marktplaatsen met het verzorgen van een relevant aanbod. Afzonderlijke, op maat afgesloten contracten met leveranciers wordt niet ondersteund. Voordelen zoals het op één plaats bestellen, het (deels) verleggen van risico’s naar de marktplaats en het niet hoeven te investeren in inkoopsoftware voor deze spend categorie behoren niet (standaard) tot de opties. Vaak kan een inkoper het account met de marktplaats beheren terwijl gebruikers via machtigingen in het systeem bestellingen kunnen plaatsen. Het gebruik van B2B marktplaatsen neemt al jaren toe. De marktplaatsen zijn met name in gebruik bij organisaties die deze marktplaatsen als webshop hebben gekoppeld aan hun eigen P-2-P systeem.
      
      

2. Zelf doen

   Met gespecialiseerde inkopers die beschikken over de juiste inkooptools kan een organisatie natuurlijk ook zelf de Tail Spend organiseren en managen. Voorwaarden zijn duidelijke afspraken met de business over het proces. Om dit efficiënt te kunnen doen zal gebruik moeten worden gemaakt van inkoopsoftware (1) die een specificatie automatisch kan omzetten in een programma van eisen en wensen, (2) die het uitzetten van tenders ondersteund, (3) een webshop ondersteund en (4) de factuurafhandeling ondersteund. Bij voorkeur ondersteunt de software met behulp van Robotic Process Automation (RPA) of AI het vinden van potentiële leveranciers.
   
   Voorbeelden van systemen die van oorsprong bedoeld zijn om te ondersteunen van het selecteren en managen van leveranciers te ondersteunen zijn Tealbook en Maistro. De veelal internationaal opererende gebruikers van deze systemen hebben inmiddels toegang tot een uitgebreide data base aan leveranciers, de door hen aangeboden producten en gegevens die relevant zijn voor ESG rapportages. Ze bewegen zich daarnaast richting de dienstverlening zoals van een B2B marktplaats. Daarmee wordt “Zelf doen” een steeds beperkter begrip.

Wat wordt jouw keuze?

Tail Spend aan budgethouders overlaten is geen optie. De mogelijkheden om te besparen zijn veel te aantrekkelijk en maken slim investeren al snel lonend. Daarnaast vereisen zowel bedrijfsmatig gewenste als wettelijk vereiste compliance de beheersing van de relatief kostbare tail spend processen. Het ontwikkelen van een serieuze aanpak van de Tail Spend is dan ook de aanbeveling. En inkoopdigitalisering is altijd een deel van de oplossing.

Wilt u meer weten over de mogelijkheden of over implementatie van Tail Spend Management? Neem dan gerust contact met ons op.

Gert Walhof
Kennispartner E-proQure