E-proQure optimaliseer tail spend met purchase to pay systemen

Bespaar op Tail Spend!

Tail Spend vertegenwoordigd 20% van de inkoopwaarde maar omvat zo’n 80% van de inkooptransacties. Het goed managen van deze inkopen leidt tot besparingen van transactiekosten en directe inkoopkosten (prijs). Dit licht ik hieronder toe.

Wat is tail spend?

Er is geen harde definitie van Tail Spend. Vanuit het oogpunt van procesbeheersing wordt Tail Spend vaak gedefinieerd als de 20% inkoopuitgaven die voortkomen uit 80% van alle inkooptransacties.
In plaats van inkooptransacties wordt soms ook uitgegaan van het aantal leveranciers. Hoewel dit in wezen onjuist is, blijft de kern ervan gelijk: het aandacht vragen voor de transactie- en verwerkingskosten van individuele transacties die relatief weinig waarde vertegenwoordigen.

Enkele kenmerken van inkopen die onder Tail Spend vallen zijn:
– ze worden aangegaan met een veelheid aan leveranciers
– ze vertegenwoordigen relatief kleine transactiewaarden per bestelling
– ze worden veelal aangegaan zonder contract
– het betreft een veelheid van indirecte, niet strategische inkoopcategorieën
– het bestel- en afhandelingsproces is arbeids- en kostenintensief
– er is vaak een beperkte controle op rechtmatigheid van de bestelling

Bovenstaande figuur maakt duidelijk dat de belangrijkste transactie- en verwerkingskosten zijn te besparen bij de C-categorie inkopen.

Welke besparingen zijn met tail spend management haalbaar?

Het gestructureerd optimaliseren van de Tail Spend wordt Tail Spend Management genoemd. Onderzoeken van o.a. de Hacket Group, het Centre for Advanced Purchasing Studies en de Boston Consulting Group wijzen erop dat het invoeren van Tail Spend Management leidt to zo’n 40% lagere verwerkingskosten (proceskosten) en tot 5 tot 10% lagere inkoopkosten.

Uitgangspunt voor Tail Spend Management vormt de ABC analyse. Deze spend analyse maakt onderscheid tussen 3 hoofdcategorieën.
De A-categorie betreft de 70-80% van de inkoopwaarde die wordt besteed bij zo’n 20-40% van de leveranciers. De Tail Spend betreft de categorieën B en C. Bij de inrichting van het inkoopproces geldt voor beide categorieën dat efficiëntie van het bestel- en afhandelingsproces een dominante factor is. Het uitdunnen van de leveranciersbase, het introduceren van webshops en het invoeren van steekproefsgewijze controles (rechtmatigheid, juistheid facturen, etc.) maken hier onderdeel van uit.

Lees hier meer over wat een Spend Analyse inhoudt en hoe je deze uitvoert.

Tail Spend Management: uitbesteden of zelf doen?

Er zijn een aantal mogelijkheden die ik graag noem:

  • Uitbesteden: als de tailspend is geanalyseerd en er heldere doelstellingen zijn geformuleerd, dan kan een organisatie besluiten dit deel te laten managen door een service provider. Uiteraard moet binnen het inkoopteam dan een alliantiemanager worden aangesteld die de relatie met deze provider managed.
  • Een sourcingsprovider inschakelen: het vinden van goede leveranciers, ook al is de afname laag, vraagt de nodige tijd. Je kunt hiervoor een sourcingsprovider inhuren die je hierbij helpt. Deze verzamelt informatie over leveranciers en bijbehorende risico’s, helpt je met het in kaart brengen van het aanbod en kan je ondersteunen van de tender. Deze providers gebruiken data analyse en kunstmatige intelligentie voor het verzamelen en beoordelen van gegevens. Mooie voorbeelden zijn Tealbook en Maistro (specifiek voor diensten).
  • Zelf doen: met gespecialiseerde inkopers die beschikken over de juiste inkooptools kan een organisatie natuurlijk ook zelf de Tail Spend organiseren en managen. Voorwaarden zijn duidelijke afspraken met de business over het proces. Om dit efficiënt te kunnen doen zal gebruik moeten worden gemaakt van inkoopsoftware die een specificatie automatisch kan omzetten in een programma van eisen en wensen, Robotic Process Automation (RPA) om potentiële leveranciers te vinden, die de tender afhandelt tot en met het contract en RPA om de operationele inkoop en financiële afhandeling te ondersteunen.
  • B2B marktplaats(en) gebruiken: marktplaatsen die zich richten op bedrijven als klant zijn populair en groeien hard. Bol.comZakelijk en AmazonBusiness zijn bekende voorbeelden. Maar er zijn ook marktplaatsen die zich richten op specifieke branches. De voordelen zijn dat vaak een groot deel van de tailspend op één plaats kan worden besteld, dat op rekening kan worden betaald en dat de marktplaats zorgt voor een actueel aanbod en door de toegangsregels voor leveranciers een deel van de risico’s managed. Vaak kan het account van een bedrijf door een inkoper worden beheerd, kunnen gebruikers binnen de organisatie worden gefaciliteerd en kunnen e-facturen worden geleverd. Deloitte deed dit jaar de voorspelling dat in 2025 meer dan 20% van de transacties tussen organisaties vis marktplaatsen zullen lopen.

Wat wordt jouw keuze?

Tail Spend aan budgethouders overlaten is geen optie. De mogelijkheden om te besparen zijn veel te aantrekkelijk en maken slim investeren al snel lonend. Het ontwikkelen van een serieuze aanpak van de Tail Spend is dan ook de aanbeveling. En inkoopdigitalisering is altijd een deel van de oplossing.

Wilt u meer weten over de mogelijkheden of over implementatie van Tail Spend Management? Neem dan gerust contact met ons op.

Gert Walhof
Kennispartner E-proQure

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Scroll naar top
X