Afgelopen dinsdag (11 december 2012) vond in Amersfoort de presentatie plaats van de resultaten van een onderzoek naar e-Procurement software in de Benelux. Dit onafhankelijk onderzoek, uitgevoerd door E-proQure, is het eerste in zijn soort en uniek vanwege de breedte en diepgang. Bijna 80 belangstellenden waren op deze primeur af gekomen. Daaronder zowel opdrachtgevers, leveranciers als adviseurs.
Na een kort welkomstwoord van Robert Mares (E-proQure), verrichtte Antoinette Vriend (eveneens E-proQure) de opening van het event. Zij verzorgde een toelichting over de totstandkoming van het rapport en een samenvatting van de belangrijkste conclusies.
Totstandkoming onderzoeksrapport
Het 133 pagina’s tellende rapport over e-Procurement software in de Benelux is voortgekomen uit een geconstateerde behoefte bij opdrachtgevers aan meer transparantie en inzicht in de markt voor inkoopsoftware in de Benelux. Met heel veel inzet, creativiteit, medewerking van collega’s en mede dankzij financiële bijdragen van leveranciers en de deelnemers aan het event is uiteindelijk een gedegen onderzoeksrapport opgesteld.
Belang van E-procurement voor inkoopfunctie
De invloed van de inkoopfunctie (“Procurement”) op de concurrentiekracht van organisaties groeit de laatste decennia fors. Dit zorgt voor een versnelde ontwikkeling van het vakgebied met aandacht voor zaken als Contract Management, Supplier Relationship Management, Spend Analyse, Category Management, Catalogue Buying, Sourcing en de bijbehorende proces beheersing.
Best practice ondersteuning van inkoopprocessen door E-procurement oplossingen leidt in de praktijk tot grote concurrentievoordelen. Dit is het gevolg van met name verlaging van proceskosten en verbetering van het gehele inkoopproces. Onder invloed van de economische situatie en de groeiende concurrentie vragen steeds meer opdrachtgevers om inkoop-ondersteunende systemen.
Doel onderzoek
Doel van het onderzoek was voor het eerst inzicht te verschaffen in de binnen de Benelux beschikbare e-Procurement software ter ondersteuning van het selectieproces. Het uitgevoerde onderzoek is van belang voor zowel profit als non-profit organisaties van verschillende omvang. Het rapport geeft een selectie van 33 leveranciers die naar voren zijn gekomen uit onderzoek onder meer dan 300 inkoopprofessionals, werkzaam binnen de Benelux. De marktverkenning biedt inzicht in de technische mogelijkheden en beschikbaarheid van e-Procurement oplossingen, en daarmee ook relevant voor MKB en middelgrote organisaties.
Belangrijkste conclusies
Opdrachtgevers: onder invloed van globalisering groeit de behoefte aan e-Procurement oplossingen. Daarbij is voor relevante processen uitwisseling van gegevens tussen systemen binnen internationale supply chains belangrijk. Eisen ten aanzien van compliance vergroten en verbreden de behoefte aan ICT ondersteuning. Naast de (basis)behoefte aan ondersteuning van registratieve taken is er groeiende behoefte aan business intelligence ten behoeve van besluitvormingsprocessen.
Leveranciers: het e-Procurement aanbod is sterk regionaal verdeeld, met uitzondering van enkele grote aanbieders die wereldwijd een belangrijk marktaandeel bezitten. In de groeimarkt van e-Procurement systemen ziet men relatief veel jonge bedrijven (< 10 jaar). Daarnaast is er veel aandacht voor productontwikkeling onder gebruikmaking van technologische innovaties. Er vinden regelmatig overnames plaats om toegang te krijgen tot markten en (technologische) kennis.
Technologie: ontwikkelingen rond virtualisatie, internet en standaardisatie van gegevensuitwisseling vergroten de toepassingsmogelijkheden en modulaire opbouw van software. Hierdoor is het mogelijk om kleinschaliger (deel)processen te automatiseren en gegevensuitwisseling plaats te laten vinden tussen systemen binnen en buiten de organisatie (binnen de keten).
Verwachtingen en conclusies
Dankzij verdere productontwikkeling kan men op korte termijn een verdere beschikbaarheid van functionaliteiten inclusief een verdieping van administratieve ondersteuning tot ondersteuning van besluitvormingsprocessen verwachten. Dit mede door toetreding van internationale leveranciers binnen de Benelux. Zoals vaker in een jonge, innoverende markt dient ook een enthousiast geworden potentieel gebruiker van e-Procurement systemen bewust te zijn van zowel mogelijkheden als risico’s bij het investeren en in gebruik nemen van dergelijke toepassingen.
Het realiseren van de voordelen door toepassing van e-Procurement vraagt om best practice implementatie, inclusief gebruikersacceptatie op basis van geoptimaliseerde inkoopprocessen. Een systematische aanpak met de juiste aandacht voor verandermanagement aspecten verhoogt in hoge mate het slagingspercentage.
Forum discussie
Naar aanleiding van het onderzoek werd vervolgens na de pauze onder de bezielende en altijd scherpe leiding van Jan Snijder (forumleider) een discussie gevoerd met Ruud Olthoff (CPO Rabobank Groep), Pim van Benthem (Director Procurement Universiteit en Onderzoekscentrum Wageningen) en Menno van Drunen (Partner Supply Value).
Vragen die daarbij aan de orde kwamen waren:
- Is het beter te kiezen voor een best of breed of voor een integrale E-procurement software oplossing?
- Is de huidige ict omgeving leidend of niet bij de keuze van E-procurement software?
- Is het inkoopproces leidend bij de inrichting van e-Procurement.
Forumleden vlnr:
Antoinette Vriend, Pim van Benthem, Jan Snijder, Menno van Drunen, Ruud Olthoff.
Met name de eerste vraag werd uitgebreid behandeld. Daarbij kwamen verschillen naar voren tussen Rabobank (integrale standaard applicatie, sinds eind 90-jaren) en Universiteit Wageningen (best of breed). Duidelijk werd in ieder geval dat een dergelijke keuze afhankelijk is van meerdere factoren. Met name het ontwikkelingsniveau van de inkoopfunctie en gebruikersacceptatie van de e-Procurement software zijn hierbij bepalende factoren.
Een voorbeeld van dat laatste was de opmerking van Pim van Benthem dat hoe minder goed de eindgebruikers zijn opgeleid in het gebruik van het systeem, hoe belangrijker de gebruiksvriendelijkheid van het systeem wordt beoordeeld. Om die reden ‘verkoopt’ Ruud Olthoff binnen de Rabobank zijn systeem met de boodschap ‘zakelijk bestellen’ in plaats van ‘commercieel bestellen’ zoals veel eindgebruikers dat kennen van Bol.com en Amazon.com.
Nadere informatie
In het E-proQure onderzoeksrapport ‘Inzicht in e-Procurement software Benelux 2012’ is een uitgebreide samenvatting van de conclusies opgenomen, voorzien van overzichten en grafieken. Daarnaast zijn van alle 33 deelnemende leveranciers de factsheets opgenomen.
Auteur
Deze bezoekrecensie is geschreven door Peter Streefkerk, eigenaar van Respect Inkoopconsultancy. Hij houdt zich bezig met interim management, advisering, detachering, training en coaching. Op regelmatige basis verzorgt hij trainingen en workshops. Hij is auteur van de boeken Inkopen voor Dummies, Inkoop en een groot aantal andere artikelen en boeken over inkopen.
Fotografie:
Erik Jansen
