Veel bedrijven en overheden hebben het afgelopen decennium geïnvesteerd in contractmanagementtools om contractmanagement optimaal te ondersteunen. Recent wereldwijd onderzoek van IACCM, the International Association for Contract and Commercial Management, toont aan dat 62% van de organisaties beschikt over contractmanagementsoftware, terwijl maar 20% de contractmanagementmogelijkheden daadwerkelijk gebruikt. Wat zijn de belangrijkste aandachtspunten om de adoptie van contractmanagement binnen je organisatie te stimuleren?
Traditioneel werd de opzet van contractmanagement vaak geleid door centrale ondersteunende afdelingen (inkoop, juridische zaken, financiën) voor het vervullen van hun behoeften. Denk hierbij aan:
- inzicht in de contractuele verplichtingen en de factuurafhandeling (financiën),
- inzicht in aflooptermijnen en uitnutting van contracten voor nieuwe inkooptrajecten (inkoop).
- en inzicht in de juridische risico’s van contracten (juridische zaken).
Het inzicht voor de business in deze contractmanagementtools was vaak beperkt en de begrijpelijkheid van de contracten laag. Vanuit deze behoefte was over het algemeen procesoptimalisatie en verdere automatisering beperkt.
Belang contractmanagement
Uit onderzoek door IACCM onder contractmanagers en commerciële managers komt naar voren dat van het totaal aantal respondenten dat het ermee eens is (of sterk mee eens) 98% vindt dat het winnen en toekennen van contracten essentieel is voor een vitale business. 72% van de respondenten vindt dat contracten informatie bevatten die direct relevant zijn voor de manier waarop zij hun werk doen. Daarnaast vindt 61% persoonlijk contracten belangrijk.
Het belang van contracten voor contractverantwoordelijken en het nut en de noodzaak voor hun eigen werk in de business komt hieruit duidelijk naar voren.
Organisatie contractmanagement krijgt een onvoldoende
Uit het onderzoek blijkt dat respondenten over centrale ondersteunende functies met betrekking tot contractmanagement aangeven dat:
- 52% vindt dat contracten toegankelijk zijn en in de juiste versie en actueel beschikbaar zijn voor de organisatie.
- 43% weet dat als ze hulp nodig hebben of begeleiding, zij weten hoe zij informatie verkrijgen en bij wie.
- 17% is tevreden met het contracteringsproces en de wijze waarop dit de persoonlijke prestaties ondersteunt.
- 12% vindt dat contracten eenvoudig te begrijpen zijn.
De organisatie van de contractmanagementfunctie wordt, zo blijkt uit het onderzoek, duidelijk als onvoldoende ervaren. Nog niet een vijfde van de respondenten is tevreden met het contracteringsproces en de wijze waarop zij ondersteund worden.
Impact van decentralisatie contractmanagement
Verdere decentralisatie van contractmanagement naar de business heeft een aanzienlijke impact op de gebruikersbehoeften:
- Veel gebruikers zijn ook incidenteel gebruiker, daar waar de traditionele gebruikers contracten veelvuldig gebruikten. Dit betekent dat sommigen slechts 1 of 2 contracten managen en beperkt van het systeem gebruikmaken. Dit stelt hoge eisen aan de intuïtiviteit en gebruiksvriendelijkheid van het systeem.
- De diversiteit in het type gebruikers neemt toe. Waar in het verleden tools met name gericht waren op een specifieke ondersteunende afdeling (bijv. inkoop, juridische zaken of verkoop), verbreedt de behoefte. Dit betekent dat een contractmanagementtool in toenemende mate geschikt is om te voldoen aan de behoeften van verschillende centraleafdelingen (verkoop, inkoop, juridische zaken), maar ook aan verschillende typen contracten (ICT, verkoop).
- Tegenwoordig zien we een toenemend gebruik van self service. Denk bijvoorbeeld aan het zelf tanken bij een tankstation, het zelf inchecken bij vliegmaatschappijen. Deze ontwikkelingen in de consumentenwereld worden ook in toenemende mate toegepast in het bedrijfsleven.
Conclusie
Het onderzoek van IACCM laat zien dat de democratisering van contractmanagement in volle gang is. Bent u betrokken bij de voorbereiding, selectie of implementatie van contractmanagementtools en wilt u de adoptiegraad verhogen?
E-proQure adviseert je bij selectie of vervanging van contractmanagementsoftware rekening te houden met voornoemde ontwikkelingen door minimaal de volgende functionaliteiten en gebruikersaspecten uit te vragen:
- Welke soorten (verkoop, inkoop, subsidies) en type (ICT, samenwerkingsovereenkomsten, inhuur) contracten ondersteunt uw software?
- Welke self service mogelijkheden biedt uw software?
- Hoe gebruikersvriendelijk beoordelen verschillende type gebruikers contractmanagementsoftware?
- Hoe intuïtief (doorzoekbaarheid, aantal invoervelden) is het systeem?
- Welke integratie is mogelijk tussen contractmanagementsoftware en overige systemen (ERP, CRM)?
Wilt u meer weten over de beschikbare contractmanagementtools en hun kenmerken?
Download gratis ons marktonderzoek E-procurement Vendor Landscape.
