Digitalisering is een verdienmodel. Toch wordt in de praktijk vaak nog ICT als een kostenpost gezien en investeringen uitgesteld. Met alle gevolgen van dien. Een analyse.
Casus gemeentelijke organisaties
In 2020 werd een gebrek aan voldoende investering in ICT-beveiliging bij Hof van Twente een grote schadepost. De dienstverlening werd volledig platgelegd en het herstel kostte circa € 4 miljoen.
Klik hier Voor andere voorbeelden van schades door onvoldoende ICT-beveiliging.
In 2015 werd de Samenwerkingsorganisatie de Wolden Hoogeveen (SWO) opgericht. Voor 2022 is hiervoor een budget van circa €60 miljoen beschikbaar. De personeelskosten (700 medewerkers) bedragen circa € 55 miljoen. In mei 2021 is de ambtelijke organisatie doorgelicht. Onder andere vanwege de onrechtmatige, te laat uitgevoerde, verlengingen van licenties van bedrijfsapplicaties. Volgens het rapport werden hierdoor de kwaliteit van de gemeentelijke informatie en de doelmatigheid van de werkprocessen negatief beïnvloed. Een deel van de systemen, waarvan de vervanging is uitgesteld, viel uit. Door de wijze waarop ICT werd ingevuld was het verloop van deskundige medewerkers op het gebied van digitalisering groot.
De vorming van SWO is een initiatief van de verantwoordelijke gemeentesecretarissen van Hoogeveen en De Wolden gestart met een gezamenlijk herstelplan voor de SWO waarin naast noodzakelijke investeringen in ICT ook de structuur en cultuur (“van eiland naar wij-land”) verbeterd moet worden.
ICT als verdienmodel
Over de voordelen van het ondersteunen van processen door de juiste ICT investeringen is al veel geschreven. Denk bijvoorbeeld aan voordelen van van het efficiënter inrichten van processen, het verbeteren van informatie voor besluitvorming (o.a. tijdigheid prolongeren of aanbesteden van licenties) of het beperken van schade door inbreuk op de gegevensbeveiliging.
Lees meer over Inkopers met lef digitaliseren
Juist bij ICT investeringen zijn de kosten af te zetten tegen de veelal meetbare voordelen. Het opstellen en daarmee later terug kunnen vallen op een goede Business Casus vereenvoudigt het maken van investeringsafwegingen.
Lees hier meer over het belang van de Business Case.
Het opstellen of actualiseren van een Business Case voor bijvoorbeeld het instellen van 2-factor authenticatie of vervangen van oude software voor verbeterde systemen met een lagere Total Cost of Ownership had in bovenstaande casussen grote problemen kunnen voorkomen.
Digitalisering door nieuwe ogen
De technologie-sector vernieuwd in hoog tempo. Ook ICT oplossingen worden continu verbeterd met een betere kwaliteit/kosten verhouding. Dit verhoogd de noodzaak om voldoende zicht te houden om nieuwe en vernieuwde oplossingen om de procesvoering te verbeteren.
Advies is dan ook digitalisering door nieuwe ogen te bekijken. Dit betekent:
- Investeer tijdig in vervanging van je applicatie.
- Het beheer van de nieuwe applicaties ten opzichte van de oude kost minder geld
- De nieuwe applicaties bieden vaak meer mogelijkheden tot integratie of aansluiting op andere aanpalende systemen.
- Zie veiligheid als een basisvoorwaarde en niet als kostenpost. Heb je dit niet goed geregeld dan zijn de faalkosten als gevolg van mogelijke boetes en het stilleggen van de dienstverlening vele malen groter.
- De verlaging van uitvoeringskosten is lager dan de extra kosten voor de inzet van ICT
- Door te werken aan de kwaliteit van de informatievoorziening is betere (betrouwbaar, actueel, prognose) stuurinformatie beschikbaar op basis waarvan beter onderbouwde besluitvorming mogelijk is.
Digitaliseren vereist van inkopers dan ook niet alleen lef maar ook een vernieuwende blik.
