Ofwel: Iedereen haalt het eerste zwemdiploma.
E-proQure, het onafhankelijke expertisecentrum voor e-Procurement, laat in deel 2 de leveranciers van software voor e-aanbesteden aan het woord. In deel 1 van de serie ‘E-aanbesteden vanaf 1 april 2016’ viel op dat niet alle partijen aangaven dat dit een geschikte startdatum is.
Wij vroegen de softwareleveranciers wat hun antwoord is op de vraag “E-aanbesteden vanaf 1 april 2016. Moet kunnen?” Maar ook waren we nieuwsgierig naar hun mening of aanbestedende diensten en inschrijvers klaar zijn voor e-aanbesteden? Hoe zien ze de rol van Pianoo en Europa Decentraal en moeten er uniforme kwaliteitseisen komen voor e-aanbesteden software? Hieronder vindt u alle reacties.
Aan de prominente leveranciers van e-aanbesteden software werden door E-proQure een aantal vragen voorgelegd. Deze vragen waren geïnspireerd op de deel 1, ‘E-aanbesteden van 1 april 2016: moet kunnen’. Daarin was een inventarisatie te lezen van de reacties tijdens de consultatieronde nieuwe aanbestedingswet daar waar het e-aanbesteden betrof. Ons viel toen op dat het antwoord op de vraag “Starten vanaf april 2016?” niet zonder meer “ja” was. In veel reacties werd aangegeven dat het beschikbaar zijn van goede software, zowel voor aanbestedende diensten als inschrijvers, van groot belang is.
Wij willen graag de softwareleveranciers die hebben meegewerkt hiervoor bedanken (in alfabetische volgorde): Aanbestedingskalender, CTM Solution, Commerce-hub, Esize, Negometrix, Proactis, Q-Flow en TenderNed.
Starten van april 2016: ja !
De softwareleveranciers vinden dat starten vanaf april 2016 prima kan. Er wordt onder andere gewezen op de aanbestedende diensten die nu al langer probleemloos e-aanbesteden. Dit niet alleen voor de Europese-, maar ook voor nationale- en meervoudig onderhandse aanbestedingen. Als er al koudwatervrees is, dan komt dit meestal doordat de vergelijking wordt gemaakt tussen de implementatie van e-aanbesteden en de implementatie van een ERP-systeem. Een volstrekt onzinnige vergelijking, volgens de leveranciers. Negometrix verwijst ook naar het buitenland. In Zweden wordt 80% van alle aanbestedingen digitaal afgehandeld en in Portugal, Albanië, Chili en Zuid-Korea is digitaal aanbesteden al lang verplicht.
Zijn de aanbestedende diensten er klaar voor ?
De leveranciers maken een onderscheid tussen “technisch klaar” en “organisatorisch klaar”. Voor wat betreft de techniek is het duidelijk. De leveranciers reageren primair op basis van het eigen systeem en zijn unaniem: daar waar een internet verbinding beschikbaar is, kun je de software benaderen en dus e-aanbesteden. TenderNed gaat expliciet in op het feit dat het in een aantal reacties uit de consultatieronde als basissysteem wordt gezien en wordt bestempeld als “niet gebruiksvriendelijk en niet stabiel”. In de reactie zegt TenderNed dat al in 2014 een zwaar verbeteringsprogramma is gestart, waarbij de prioritering in overleg met de gebruikers is afgesproken. Inmiddels is dit programma voor zover mogelijk gerealiseerd.
Voor wat betreft de organisatorische situatie liggen de meningen verder uit elkaar en is de benadering verschillend. In een aantal reacties wordt er op gewezen, dat je overal “slow starters” tegenkomt en daarop vormen aanbestedende diensten geen uitzondering. Ook wordt aangegeven dat het implementeren van e-aanbesteden niet moeilijk is. Wel is een planmatige aanpak, betrokkenheid van stakeholders en een zorgvuldig proces een must. Voor kleinere aanbestedende diensten vormt dit mogelijk een lastige opgave. CTM Solution merkt op dat het niet noodzakelijk is om direct een complete implementatie uit te voeren van alle beschikbare functionaliteit: klein beginnen en stapsgewijs uitbouwen kan ook! De meeste aanbestedende diensten die inmiddels gestart zijn met e-aanbesteden, blijken in de praktijk vrij snel over te gaan tot het zoveel mogelijk digitaal afhandelen van aanbestedingen.
Zijn de inschrijvers er klaar voor ?
De softwareleveranciers hebben duidelijk zicht op het gedrag en de reacties van inschrijvers op e-aanbesteden. Inschrijvers met problemen bellen vaak als eerste de software leverancier. Deze leveranciers geven aan dat een goede Nederlandstalige helpdesk een essentieel onderdeel van hun dienstverlening is. En die hebben ze dan ook allemaal.
Negometrix heeft een uitgesproken reactie: “overduidelijk zijn deze hier klaar voor. Het maakt niet uit of het een ZZP-er van 60+ is, de zorgboerderij de ‘Lachende Geit’ voor lokale WMO aanvragen, een beurtschipper, taxichauffeur of een multinational met 100.000 medewerkers en een “bid desk”. Iedereen is gewend aan TenderNed, Negometrix, Commerce Hub, CTM, Facebook, LinkedIn, de gedigitaliseerde lokale voetbal- of volleybal club, het leerling-volg systeem, marktplaats.nl, digitaal shoppen, Netflix, Internet bankieren, on-line dating, Whatsapp etc. etc. Het is ook bewezen dat inschrijvers er klaar voor zijn: Digitale aanbestedingen ontvangen meer offertes dan ‘papieren’ aanbestedingen!” CTM Solution bevestigt deze zienswijze door op te merken dat veel inschrijvers mee doen zonder enige vorm van training.
Inschrijvers hebben wel vaak te maken met diverse aanbestedende diensten met mogelijk verschillende software systemen. En daar kunnen ze weinig invloed op uitoefenen. Immers de aanbestedende dienst kiest het systeem. Het verder ontwikkelen en continue verbeteren van de interface voor inschrijvers krijgt bij alle softwareleveranciers veel aandacht.
TenderNed stelt dat een deel van de complexiteit ingebakken zit in aanbesteden zoals dit volgt uit de wetgeving. Ook wordt gewezen op de professionaliteit bij aanbestedende diensten, gebruik je de e-aanbesteden software alleen als systeem om documenten uit te wisselen of om echte interactie te krijgen met inschrijvers? Tot slot wijst Negometrix op het feit dat in vergelijking met papieren aanbestedingen de digitale variant makkelijker en efficiënter is.
En hoe zit het met e-Herkenning ?
Alle softwareleveranciers, met uitzondering van TenderNed, geven aan dat inschrijvers geen e-Herkenning nodig hebben om de systemen te benaderen en wijzen op de extra kosten waarmee de inschrijvers worden opgezadeld. TenderNed geeft een blik in de toekomst en stelt dat e-Herkenning slechts een tussenfase is naar het nieuwe stelsel voor authenticatie Idensys, waar ook DigiD in op zal gaan.
Zijn de softwareleveranciers er klaar voor ?
Alle leveranciers geven aan gereed te zijn. Ook een nieuwe aanbieder als Q-Flow. Aanbestedingskalender wijst er op dat TED een aantal nieuwe formuleren heeft gepubliceerd, maar dat deze ook op tijd in het systeem zijn verwerkt. TenderNed geeft aan dat voor de bulk van de aanbestedingen het systeem prima werkt, maar dat sommige procedures lastiger te automatiseren zijn, zoals de erkenningsregeling, de mededingingsprocedure en de concurrentiegerichte dialoog. Aanbestedingskalender wijst er op dat er op het gebied van het e-aanbesteden van werken nog een slag moet worden gemaakt.
Uniforme kwaliteitseisen voor e-aanbestedingssoftware ?
In een aantal reacties in de consultatieronde wordt voorgesteld om uniforme kwaliteitseisen te stellen voor e-aanbestedingssoftware. De leveranciers van software wijzen er op dat basiseisen in feite al worden gesteld in de Aanbestedingswet. Q-Flow geeft aan voor uniforme eisen te zijn, maar wijst erop dat dit wel vaak leidt tot meer kosten en hogere prijzen.
De rol van Pianoo en Europa Decentraal
Daar zijn de softwareleveranciers snel uit: informeren en ondersteunen. ProActis ziet ook een rol op het gebied van opleiding. Q-Flow wijst er op dat ook het stimuleren van aanbestedende diensten om betere basisinformatie aan inschrijvers te verstrekken een rol voor Pianoo en Europa Decentraal zou moeten zijn. Deze basisinformatie is nu vaak veel te summier en leidt tot veel vragen.
Esize mist een centrale regierol en vindt dat, bij een goede invulling, deze waardevol kan zijn. Een kans voor Pianoo?
Conclusies
Over het antwoord op de centrale vraag “e-aanbesteden vanaf april 2016, moet kunnen?” zijn alle softwareleveranciers het eens; het is Ja! Zelf zijn er ook helemaal klaar voor: de software is ingericht en beschikbaar en iedere gebruiker bij aanbestedende diensten beschikt over internet en kan de software benaderen.
De inschrijvers zijn er volgens de softwareleveranciers ook nagenoeg klaar voor. Dit blijkt uit het feit dat inschrijvers zonder opleiding en met wat hulp van de helpdesk tot het gewenste resultaat komen. Als het complex is ligt dit in de regel aan de verschillende systemen waarmee inschrijvers moeten werken of aan de aanbesteding zelf. De interface voor inschrijvers is bij alle softwareleveranciers een punt van aandacht.
Of alle aanbestedende diensten ook organisatorisch al zover zijn verschillen de meningen. Die lopen van “je hebt overal slow starters, maar die sluiten voor de uiterste ingangsdatum wel aan” tot “implementatie is niet enorm moeilijk (het is geen ERP systeem), maar je moet het wel zorgvuldig en gedegen aanpakken. Voor kleine organisaties kan dat lastig zijn”.
Tot slot is duidelijk dat de meeste leveranciers uniforme kwaliteitseisen voor de software niet nuttig vinden. Maar één leverancier geeft aan dit wel een goed idee te vinden, mits de consequentie (hogere prijs) ook aanvaardbaar is.
In deel 3 van de serie blikt E-proQure terug op deel 1 en deel 2, waarna conclusies en aanbevelingen volgen. We zijn benieuwd naar de reacties van de lezers op de inhoud van deel 2, laat daarom hieronder je reactie achter.
Gert Walhof en Antoinette Vriend
Digitaal wegwijs in e-aanbesteden?
In een halve dag kun je, toegespitst op jouw situatie, doorgronden en zekerheid verkrijgen over je geplande en de best passende implementatie van e-aanbesteden. Neem daarvoor vrijblijvend contact met mij op.
