ChatGPT kan op verschillende manieren helpen bij het plannen en uitvoeren van Spend Analyse. Analyse tools als PowerBI kunnen antwoord geven op vooraf gedefinieerde vragen. AI-taalprogramma’s als ChatGPT kunnen bovendien antwoorden en suggesties geven op basis van een dialoog. Hierdoor kun je op een meer flexibele wijze zowel informatie als gerichte antwoorden en suggesties of oplossingen verkrijgen. ChatGPT helpt je daarmee bij het vaststellen van Category Management: het doel waarvoor spend analyses een middel vormt.
We geven je hieronder 20 aspecten bij het opstellen en uitvoeren van een Spend Analyse waarbij ChatGPT je ondersteunt.
Nieuwe mogelijkheden met LLM’s
De mogelijkheden om met behulp van een Large Language Model (AI-taalprogramma) als ChatgPT informatie te ontsluiten zijn bijkans onbegrensd. Deze modellen zijn getraind om verbanden te herkennen binnen het geheel aan gegevens waartoe zij toegang hebben. Ook waar deze voor mensen zijn beperkt of niet herkent worden. Tekortkomingen, zoals een beperkt wiskundig oplossingsvermogen, worden verholpen door koppelingen met externe toepassingen. De kwaliteit van de gegevens bepaalt de uitkomst en relevantie van de antwoorden. Het aansluiten van een LLM op bedrijfsgegevens, zoals inkoopfacturen en contracten, levert in de regel feitelijke en betrouwbare informatie en adviezen op.
Met de koppeling van LLM’s aan de bedrijfsgegevens gaat er dan ook een wereld open aan mogelijkheden om gegevens om te zetten in bruikbare informatie.
Zo kunnen met behulp van ChatGPT grote hoeveelheden uitgaven- en transactiegegevens worden geanalyseerd. Bijvoorbeeld om inzichten te genereren, trends te identificeren en kostenbesparingsmogelijkheden te ontdekken. Het kan daarmee, aanvullend op de spend-analyse, “desgevraagd” besparingsmogelijkheden identificeren en suggesties geven bij het ontwikkelen van effectieve inkoopstrategieën.
In de blog “Slimme-inkoper-experimenteert-met-chatgpt” zijn we ingegaan op de noodzaak voor inkopers om te leren omgaan met voor-een ieder-toegankelijke Artificial Intelligence mogelijkheden. Zoals ChatGPT. Hoe ChatGPT je kan ondersteunen bij contractmanagement lees je hier.
Hieronder volgen de 7 manieren waarop ChatGPT je kan ondersteunen bij het opstellen, uitvoeren van Spend Analyses en het voorstellen van vervolgacties.
Category Management: van spend analyses naar Inkoopstrategie
Het uitvoeren van een Spend Analyse is een basisbehoefte om inkoopacties en -processen vast te kunnen stellen. Het bepaalt de mate van tijd en aandacht die aan verschillende inkoopcategorieën gegeven moet worden. Dit in het perspectief van het belang en risico’s om tijdig en tegen een juiste prijs/kwaliteit-verhouding je inkopen te realiseren. Het ontbreken van een Spend Analyse is dan ook in veel gevallen een teken van een beperkte inkoopprofessionaliteit.
>> Lees meer over: Spendanalyse: noodzaak en voordelen
>> Lees meer over: Een spendanalyse uitvoeren in 8 stappen
Een spend analyse voedt diverse besluiten. Zoals het prioriteren van inkoopcategorieën, (door)ontwikkelen en/of samenwerken met leveranciers of zelfs ketens (supply chains). De analyses en keuzes die daarbij gemaakt worden zijn onderwerp van Category Management. De uitkomsten van Category Management worden vormgegeven in de Inkoopstrategie.
De eigenschappen van ChatGPT om in een vraag-en-antwoordspel verbanden te leggen tussen een veelheid van gegevens maken het ideaal suggesties voor inkoopactieplannen tot en met -strategieën te kunnen doen.
7 manieren waarop ChatGPT spend analyse en category management ondersteunt
- Dataverzameling en organisatie
ChatGPT kan je helpen bij het opstellen van een lijst met de benodigde gegevens en informatiebronnen voor de spend-analyse. Zoals inkooporders, facturen, leveranciersgegevens en contracten. Het kan daarbij tevens worden ingezet om inconsistenties of onjuistheden van opgeslagen gegevens op te sporen en op te schonen. - Data-analyse
ChatGPT kan je begeleiden bij het identificeren van relevante KPI’s en statistieken om uw uitgaven te evalueren. Zoals totale uitgaven, uitgaven per leverancier, uitgaven per categorie, en uitgaven per afdeling of business unit. - Categorisering en segmentatie
ChatGPT kan je helpen bij het categoriseren en segmenteren van uw uitgaven op basis van verschillende criteria. Zoals product- of dienstcategorieën, leveranciers, geografische locatie, of risiconiveaus. - Identificatie van besparingsmogelijkheden
ChatGPT kan je helpen bij het identificeren van potentiële besparingsmogelijkheden. Zoals het consolideren van leveranciers, het heronderhandelen van contracten, of het implementeren van efficiëntere inkoopprocessen. - Benchmarking
ChatGPT kan je helpen bij het vergelijken van uw uitgaven en prestaties met die van vergelijkbare organisaties, marktgegevens of industriestandaarden om inzicht te krijgen in mogelijke verbeterpunten - Rapportage en visualisatie
ChatGPT kan je begeleiden bij het opstellen van duidelijke en overzichtelijke rapporten, met inbegrip van grafieken en visualisaties die inzicht geven in uw uitgavenpatronen en trends. ChatGPT is in staat om (desgewenst met behulp van plugins) data om te zetten in tabellen, grafieken, stills/video, samenvattingen, puntenlijsten, presentaties, etc. - Aanbevelingen en actieplannen
ChatGPT kan op basis van inkoopdata, inkoopplannen, andere marktgegevens en doelstellingen aanbevelingen doen voor het verbeteren van uw inkoop- en uitgavenbeheer, beperken van inkoop(keten)risico’s en het helpen bij het opstellen van/doen van suggesties voor strategische , tactische en operationele inkoopplannen.
Ga zelf aan de slag met ChatGPT
Om met ChatGPT aan de slag te gaan hoef je niet te wachten tot jouw organisatie de LLM heeft aangeschaft. Recent onderzoek onder de leden van LinkedIn geeft aan dat ongeveer 50% al experimenteert via een eigen gratis account bij Open.ai.
Wij raden dan ook aan om zelf de mogelijkheden en begrenzingen van werken met een LLM uit te proberen. Zo ben je voorbereid op de kansen die er voor jou in je werk liggen.
Mocht je behoefte hebben aan meer informatie over ChatGPT en het optimaal benutten ervan, dan verwijs ik naar de Workshop ChatGPT Booster voor Inkoop.
