Medio september had ik een online meeting met Erik Mars en Frank Spaaij: beiden specialist op het gebied van Best Value. Dit naar aanleiding van een belangrijke vraag die mij en velen andere ICT professionals bezighoudt: in hoeverre is de Best Value Aanpak toepasbaar bij ICT trajecten?
Hieronder volgt hun antwoord op mijn vragen.
Best Value Aanpak, wat is dat eigenlijk?
Bij de Best Value Aanpak (afgekort: BVA) wordt de leverancier erkend als expert. Een veelgebruikte metafoor is die van het beklimmen van een berg. Wat doe je als bergbeklimmer in onbekend gebied? Een gids huren en die vertellen welke route hij moet nemen, welk gereedschap hij moet gebruiken, waar hij moet pauzeren en hoeveel proviand hij moet inslaan? Of huur je een zeer ervaren bergbeklimmer in en laat je je door hem naar de top leiden?
BVA is een aanpak waarbij de opdrachtgever de expert zoekt die de beste prestatie kan leveren. Daarbij horen termen als ‘transparantie’ en vanuit inzicht ‘loslaten’. BVA kent vele aspecten, maar een vast onderdeel vormen interviews met sleutelfiguren die het project gaan uitvoeren. Opdrachtnemers wordt verzocht op basis van de gegeven projectdoelstellingen aan te tonen dat zij de expert zijn die de projectdoelstellingen het beste kan realiseren, daarnaast dient de expert een inschatting te maken van de risico’s die zij zien waardoor de projectdoelstellingen niet worden gerealiseerd. Daarnaast kunnen zij kansen aanbieden binnen hun aanpak, het zogeheten RAVA-plan (Risk Assessment Value Added);Ook dat levert inzicht in het expertiseniveau van de leverancier. De beoogde opdrachtnemer onderbouwt zijn plannen met metrieken en heeft een plan om het doel van de opdrachtgever te bereiken. Dat levert een dossier met ‘dominante informatie’ op in plaats van de afvinklijsten uit de traditionele aanbesteding. Anders dan de naam suggereert, beperkt de BVA zich niet tot de inkoop, maar beslaat die de hele levenscyclus van een aankoop. Van aankoop tot inzet en uitdienst nemen van het product of dienst. Tijdens het uitvoeren van de overeenkomst zal de expert zijn expertise inzetten en blijven helpen om een efficiënt proces te creëren en te behouden. Doordat de expert leverancier tijdens het uitvoeren van de opdracht periodiek blijft aantonen dat hij de projectdoelstellingen nog steeds realiseert is de Opdrachtgever minder tijd kwijt aan contractmanagement.
In onderstaand overzicht zijn de belangrijkste verschillen tussen de traditionele en Best Value Aanpak samengevat
Wat zijn belangrijke ontwikkelingen rond de Best Value Aanpak?
De volgende belangrijke ontwikkelingen zien Erik Mars en Frank Spaaij in de praktijk terug:
- Best Value Aanpak en Aanbestedingswet: BVA is geen zelfstandige aanbestedingsprocedure, veelal de openbare aanbestedingsprocedure wordt vaak bij Best Value trajecten toegepast. Toepassing van de Best Value Aanpak kan leiden tot meer flexibiliteit binnen de reguliere aanbestedingsprocedures. Inmiddels zijn ook de ervaringen opgedaan met toepassing van de Best Value Aanpak en bij diverse andere aanbestedingsprocedures.
- Hybride vorm is mogelijk, mits..: Met het vaker toepassen van de Best Value Aanpak zijn er ook meer hybride vormen van Best Value ontstaan. Volgens sommige experts is enkel een zuivere BVA mogelijk. Erik Mars acht een hybride vorm wel degelijk mogelijk, volgens hem moet een methodiek niet als dogma worden toegepast. Echter pas op dat afwijkingen van de methodiek wel in lijn zijn met de uitgangspunten van BVA. Randvoorwaarde hierbij is dat duidelijk moet zijn wat de risico’s en consequenties van afwijkingen zijn.
- Best Value wint aan bekendheid: Bij Best Value trajecten wordt vaak als onderdeel van aanbesteding/tender of marktconsultatie/RFI een Best Value informatiebijeenkomst georganiseerd voor potentiële inschrijvers. Een aantal jaren geleden leverde dit volle zalen op met 30/40 leveranciers. Inmiddels is dit nog een handjevol leveranciers waaruit blijkt dat de bekendheid met de BVA toeneemt.
Is de Best Value Aanpak geschikt voor ICT software trajecten?
Frank Spaaij, die veel ICT aanbestedingen begeleidt en de BVA gericht toepast, geeft hierbij de volgende aandachtspunten aan:
- Naarmate de (organisatie van) Opdrachtgever meer sturend is, is BVA minder goed toepasbaar. Indien sprake is van markten waarbij de Opdrachtgever in hoge mate sturend is in de aan de software gestelde eisen en wensen, is BVA minder goed toepasbaar. Het is belangrijk om de juiste BVA georiënteerde sponsoren op de juiste posities te betrekken om sturing te minimaliseren.
- Complexiteit softwaretrajecten: In veel softwaretrajecten is sprake van een wijziging in systemen, processen/procedures en werkwijzen van mensen. Hoe groter het aantal en aard van de wijzigingen, hoe groter de faalkans van een dergelijk traject. Met name als een softwaretraject ook een verandering van werkwijze of een organisatiewijziging betekent. Hoe groter de (organisatorische) complexiteit, hoe groter de kans op sturing van uit de opdrachtgever en hoe minder geschikt de BVA is. Het is belangrijk de bereidheid van wijziging van werkwijze of inzet van medewerkers vooraf in kaart te hebben.
- Complexiteit materie: ICT trajecten verschillen sterk qua complexiteit. Een eenvoudig ICT traject is prima via de BVA te doorlopen, maar als bijvoorbeeld het aantal te realiseren koppelvlakken en daarmee de complexiteit toeneemt is BVA een minder geëigend middel. ICT kent altijd harde identificeerbare grenzen in koppelvlakken. BVA is geen excuus om weinig informatie te verstrekken. Het is belangrijk om koppelvlakken vooraf scherp in beeld te hebben.
Erik Mars is sinds 2002 werkzaam als inkoper en heeft Erik veel complexe (Europese) aanbestedingen uitgevoerd, waarvan sinds 2009 als zelfstandig inkoopadviseur bij Mars Inkoopadvies. Erik is gespecialiseerd in de Best Value methodiek, A+ (ASU) gecertificeerd en Best Value trainer, Mars Inkoopadvies is (sinds januari 2015) Best Value Licentiehouder en bevoegd is om B/B+/A certificaten uit te reiken. Meer informatie is te vinden via bijgaande link naar de website van Mars Inkoopadvies.
Frank Spaaij is eigenaar Mindful Management & Best Value People. werkzaam op het snijvlak van verandermanagement, projectmanagement, inkoop en ICT. Frank is Best Value Coach. Als A+ (ASU), Best Value trainer en A (Best Value Nederland) gecertificeerde Best Value Expert ondersteunt Frank de publieke en private sector in het uitvoeren van Best Value sourcingstrajecten. Met de focus op mindfulness binnen de Best Value aanpak, opmerkzaam en ongekleurd is voor Frank succes een keuze!
