Maar liefst 200 aanbestedende diensten doen hun aanbesteding nog niet volledig digitaal. Dit blijkt uit recent onderzoek van Pianoo. Digitaal inkopen lijkt dan ook nog niet ‘het nieuwe normaal’ bij aanbestedende diensten. Toch geven alle aanbestedende diensten aan per 1 juli 2017 gereed te zijn voor e-aanbesteden. Werk aan de winkel! Ook voor u?
Onderzoek uit 2014 (E-proQure, Hanzehogeschool Groningen) onder 449 centrale en decentrale overheden (ministeries en provincies, waterschappen, hoogheemraadschappen, gemeenten) naar de adoptie van e-aanbesteden wees uit, dat:
- bij maar liefst 65% van de organisaties elektronisch aanbesteden nog niet was geïmplementeerd;
- 61% nog geen besluit had genomen over implementatie van e-aanbesteden;
- bij 22% het zelfs niet werd overwogen.
De uitkomsten waren mede opmerkelijk vanwege de toen op handen zijnde wettelijke verplichting tot digitaal aanbesteden. Bovendien worden de voordelen van e-aanbesteden hierdoor niet gerealiseerd.
Reden tot zorgen?
Het lijkt erop dat er sinds 2014 weinig is veranderd. In 2017 hebben 200 organisaties e-aanbesteden nog niet geïmplementeerd (2014: 291). De wettelijke verplichting vormt nog steeds de belangrijkste driver om tot e-aanbesteden over te gaan.
Reden tot zorgen? Je zou zeggen van niet. Alle aanbestedende diensten geven immers aan per 1 juli klaar te zijn. Het lijkt alsof ze het realiseren van digitaal aanbesteden als een zuiver technische aangelegenheid zien.
Is e-aanbesteden implementeren werkelijk zo eenvoudig?
We zijn gewend om een iPhone of andere smartphone veelal zonder handleiding te gebruiken. We volgen de aanwijzingen op het scherm en binnen zeer korte tijd hebben we de iPhone geïnstalleerd en kunnen we ermee aan de slag.
Bij het gebruik van Tenderned ben je niet verplicht tot het volgen van een cursus om het systeem te leren kennen. Het vraagt geen investering in geld (Tenderned is ‘gratis’). Je kunt dus direct aan de slag. Net zo makkelijk als het installeren van je smartphone, zou je zeggen. Maar gaat deze vergelijking wel op? Wat zijn de consequenties als je niet precies weet hoe de digitale kluis geopend wordt?
En waarom kost het implementeren van bedrijfssoftware (zelfs bij Saas-toepassingen) in de regel meer dan zes tot acht weken? Dit heeft te maken met zaken als:
- het aanpassen van processen, procedures en mogelijk taken;
- het communiceren en het leren toepassen (software, processen, etc.);
- het voorkomen en in goede banen leiden van weerstanden binnen de organisatie.
De benadering waarop e-aanbesteden wordt geïmplementeerd – alsof het je nieuwe iPhone is – draagt dan ook bij aan het gemiddelde, hoge percentage aan 75% mislukte projecten.
Wat en hoe dan wel digitaal inkopen?
Digitaal inkopen is binnen veel overheden zeker nog niet ‘het nieuwe normaal’. Als je denkt op 1 juli gereed te zijn voor digitaal aanbesteden, denk daar dan nog eens goed over na, toets je plannen en ideeën en verzeker jezelf van een succesvolle implementatie.
Ik daag je uit om je digitale kennis en vaardigheden en die van je collega’s verder te ontwikkelen. En om verder na te denken over je digitale inkoopweg. Waar gaat deze naartoe? Doe je alleen wat wettelijk verplicht is of kijk je verder? En zorg je door slim te selecteren en te implementeren voor extra gebruiksgemak, kostenbesparingen en andere voordelen?
Digitaal wegwijs in e-aanbesteden?
In een halve dag kun je, toegespitst op jouw situatie, doorgronden en zekerheid verkrijgen over je geplande en de best passende implementatie van e-aanbesteden. Neem daarvoor vrijblijvend contact met mij op.
