Tegen het einde van het jaar maken we allemaal onze lijstjes met wensen voor Sinterklaas en Kerst. Voor alle inkopers en leveranciers van e-aanbestedingssoftware deel ik graag mijn bucketlist e-aanbesteden voor 2018! Als kerstcadeau bied ik inkopers en leveranciers van e-aanbestedingssoftware mijn praktijkervaringen met e-aanbesteden. Deze bucketlist kun je zowel voor onderhandse als Europese aanbestedingen toepassen.
Bucketlist e-aanbesteden voor inkopers
1. Digitaal aanbesteden: haal eruit wat erin zit
- Veel inkopers maken nog niet optimaal gebruik van de functionaliteiten die de aanbestedingsplatforms bieden. Zo is het mogelijk om teksten van een offerteaanvraag volledig te digitaliseren. Terwijl in de praktijk nog regelmatig een pdf van de offerteaanvraag inclusief bijlagen in het platform wordt geüpload. Net als e-factureren niet het mailen van een pdf-factuur is, is naar mijn mening e-aanbesteden niet het uploaden van een pdf met de offerteaanvraag.
- De functionaliteit om via een aanbestedingsplatform samen te werken aan een aanbesteding wordt niet altijd benut. Zo is het mogelijk om via het platform voor de nota van inlichtingen individueel vragen te beantwoorden en op basis hiervan een samenvattend antwoord te formuleren. Ook is het mogelijk om in het platform individuele beoordelingen toe te voegen om vervolgens een samenvattende beoordeling op te stellen.
- Alhoewel aanbestedingsplatforms mogelijkheden bieden tot het aanmaken van groslijsten en een kwalificatiesysteem van leveranciers bij onderhandse aanbestedingen, kom ik het gebruik ervan in de praktijk nog niet veel tegen.
2. Ontwikkel en gebruik stuurinformatie
- Aanbestedingsplatforms bieden veel mogelijkheden tot stuurinformatie. Bijvoorbeeld over de gemiddelde doorlooptijd van een traject, de resultaten van een aanbesteding en het aantal inschrijvers.
- Veel inkopers die e-aanbestedingssoftware gebruiken hebben nog geen managementinformatie ontwikkeld. Ik hoop dat inkopers in 2018 de tijd nemen om de mogelijkheden, die een aanbestedingsplatform biedt, te benutten. Om daarmee meer waarde uit je platform te halen.
Bucketlist e-aanbesteden voor leveranciers
1. Verbeter de gebruikersvriendelijkheid
Leveranciers van e-aanbestedingsplatforms hebben de laatste jaren hard gewerkt om hun platforms gebruikersvriendelijker te maken. Sindsdien is de gebruikersvriendelijkheid aanzienlijk verbeterd. Tegelijkertijd zijn de aanbestedingsregels zodanig complex dat deze op gespannen voet staan met gebruikersvriendelijkheid. Om nu en in de toekomst continuïteit te behouden, is het essentieel dat de gebruikersvriendelijkheid van de systemen verder wordt verbeterd.
2. Samen digitaal aanbesteden 3.0
Aanbestedingsplatforms bieden functionaliteit tot het samenwerken 2.0. Het is mogelijk om nog meer tijd en e-mailverkeer te besparen door online samen te werken aan een aanbesteding. Zou het niet mooi zijn dat je wordt gewaarschuwd als iemand in het platform aan een aanbesteding werkt? Bijvoorbeeld met een waarschuwing in de statusbalk of desgewenst een melding per mail. Samen e-aanbesteden betekent voor mij ook dat iedereen tegelijkertijd in het systeem een aanbesteding kan openen en wijzigen, waarbij de aangebrachte wijzigingen apart zichtbaar worden.
3. Slim archiveren
De aanbestedingsplatforms voldoen niet aan de Archiefwet. Dit betekent dat alle digitale dossiers na gunning moeten worden opgenomen in een zaaksysteem of documentair informatiesysteem dat voldoet aan de Archiefwet. Als ieder aanbestedingsdossier een min of meer gelijke mappenstructuur kent, moet het toch met één druk op de knop mogelijk zijn een aanbestedingsdossier te downloaden? Zo kun je het met weinig handelingen in het zaaksysteem opnemen.
Sinds 1 juli is volledig digitaal aanbesteden verplicht bij Europese aanbestedingsprocedures. In de praktijk zie ik dat aanbestedende diensten nog lang niet alle mogelijkheden benutten, die aanbestedingsplatforms bieden. Voor leveranciers van e-aanbestedingsoplossingen zijn er op het gebied van gebruiksgemak, samen digitaal werken en slim archiveren nog voldoende ontwikkelmogelijkheden. Nog afgezien van de ontwikkeling naar een platform waar zowel aanbestedende diensten als leveranciers worden ondersteund (zie ‘Inkopers publieke sector en leveranciers hebben een matchmaker nodig!‘). Willen de leveranciers van vandaag ook die van morgen zijn, zorg dan dat je erbij bent. In ons nieuwe Eerste resultaten vierde E-proQure onderzoek naar inkoopsoftware gaan we aan deze toekomstige wensen aandacht besteden.
Heb je als inkoper of leverancier nog meer of andere wensen op jouw bucklist e-aanbesteden?
Laat het ons dan nog dit jaar weten, dan nemen wij deze mee in ons nieuwe e-procurement VLS-onderzoek. Wil je meer informatie over e-aanbesteden, neem dan gerust contact met mij op.
Antoinette Vriend
Kennispartner
