COPPA en de Universiteit Twente (Marlou Snijders) hebben onderzoek gedaan naar de volwassenheid van het contractmanagement en P2P proces binnen de Nederlandse gemeenten. Uit dit onderzoek onder 69 gemeenten blijkt dat Nederlandse gemeenten ambities hebben om inkoop verder te digitaliseren.
Bron: whitepaper Nederlandse gemeenten hebben ambities om inkoop verder te digitaliseren – Inzichten in het P2P proces en contractmanagement van Nederlandse gemeenten; Bas Bouwman (Coppa) & Marlou Snijders (student TU Twente).
[Lees hier ons interview met Marlou Snijders over de opzet van het onderzoek]
Beperkt gebruik P2P en Contractmanagement (CM) systemen
Gemeenten hebben een sterke focus op de rechtmatigheid van hun inkoop. Hierbij maken ze gebruik van allerlei systemen zoals Tenderned, Negometrix en CTM. Uit onderzoek van COPPA en de Universiteit Twente blijkt dat een beperkt aantal gemeenten gebruik maakt van Purchase-to-Pay (P2P) systemen.
Daarnaast blijkt dat merendeel van de gemeenten niet over een contractmanagementsysteem beschikt of hier niet optimaal gebruik van maakt. Het is opvallend dat juist bij het uitnutten van de rechtmatig gesloten contracten er geen gebruik gemaakt wordt van slimme digitale inkoopoplossingen.
Uit ons onderzoek blijkt dat bij meer dan de helft van de gemeenten (38) het onduidelijk is wie verantwoordelijk is voor het contractmanagement.
Wat zijn de ambities en kunnen gemeenten dit waarmaken
Om de mate waarin P2P en CM digitalisering daadwerkelijk een bijdrage kan leveren aan de doelmatigheid en rechtmatigheid hebben de onderzoekers een drie vragen gesteld.
1. Wat is de volwassenheid van het inkoopproces van gemeenten?
Gemeenten geven aan een lage volwassenheid te hebben met betrekking tot P2P en contract-management. Ondanks dat veel gemeenten aangeven dat er een goed inkoopbeleid aanwezig is, wordt dit beleid in de praktijk vaak niet uitgevoerd. Gemeenten maken vaak weloverwogen beslissingen omtrent de leveranciersselectie, tussen een contract of een order en het in of uitbesteden. Dit waarborgt de rechtmatigheid van de overeenkomst. Het beheer is echter een knelpunt bij de meeste gemeenten.
2. Wat is de ambitie van gemeenten om dit proceste optimaliseren?
Gemeenten geven aan de ambitie te hebben om hetP2P proces en contractmanagement te optimaliseren. Nagenoeg alle onderzochte gemeenten willen binnen 3 jaar minimaal het niveau bereikt willen hebben van de huidige koplopers (level 2, score 2,5). In de periode daarna wil 75% van de gemeenten level 3,5 of level 4 qua professionaliteit van P2P en contractmanagement bereiken, het hoogste niveau. Aan ambitie hebben de gemeenten met een gemiddelde score van 3,5 geen gebrek.
Om invulling te geven aan de ambities van de gemeenten valt op dat e-facturatie gemiddeld goed scoort. Wij veronderstellen een directe relatie met de wettelijke verplichting per 18 april 2019 om digitale facturen te kunnenverwerken. Wat verder opvalt is de lage score op het beleggen van de verantwoordelijkheden en taken voor zowelP2P (score 1,60 ) en contractmanagement (score 0,75). Om level 2 Basis te behalen is het noodzakelijk om over een P2P- en contractmanagement te beschikken. Een goed implementatie van deze systemen met daarin taken en verantwoordelijkheden belegd (naar het voorbeeld van de eerdergenoemde kopgroep) draagt zorg voor het realiseren van de ambities van gemeenten.
3. Welke factoren hebben invloed op de volwassenheid van dit proces?
Hayes (2018) en Akingbola e.a. (2019) stellen dat de volgende factoren invloed hebben op het optimaliseren
1. Beschikbare budget & tijd
Uit het onderzoek blijkt dat 52% van de deelnemende gemeentes onvoldoende budget en tijd beschikbaar om het inkoopproces te optimaliseren. Uit ons onderzoek komt naar voren dat deze gemeenten over een lager volwassenheidsniveau beschikken dan gemeenten die wel voldoende budget en tijd beschikbaar hebben.
2. Beschikbare kennis
Het P2P proces en contractmanagement zijn complexe processen waar veel kennis en ervaring voor nodig is. 56% van de gemeenten geeft aan niet over voldoende kennis te beschikken om het P2P proces en contractmanagement te optimaliseren. Uit ons onderzoek komt naar voren dat deze gemeenten een lager volwassenheidsniveau hebben in vergelijking met de gemeenten die aangeven wel voldoende kennis aanwezig te hebben.
3. Omvang van een organisatie
Uit het onderzoek komt naar voren dat grote en kleine gemeenten over het algemeen een hogere volwassenheid van hun inkoopproces hebben in vergelijking met de middelgrote gemeenten. Kleinere organisaties zijn flexibeler, hebben kortere communicatielijnen en nemen sneller beslissingen.
4. Organisatiecultuur
Ten slotte hebben we gekeken naar de invloed van de organisatiecultuur op de volwassenheid van het inkoopproces binnen gemeenten. Hierbij zijn we uitgegaan van vier dominante organisatieculturen gebaseerd op het OCAI model van Cameron & Quin (2006). Hieronder staat er kort beschreven wat iedere cultuur inhoudt.
– Familiecultuur: goede verhoudingen, zorg voor personeel en klantgevoeligheid
– Adhocratie cultuur: focus op externe positionering. Flexibiliteit, individualisering en innoveren staan centraal.
– Hiërarchische cultuur: formalistische en gestructureerde organisatie. Procedures bepalen wat medewerkers doen.
– Markt cultuur: focus op externe positionering aangevuld met een focus op relatie. Stabiliteit, externe positionering, reputatie en succes staan centraal.
Uit het onderzoek is gebleken dat de familiecultuur en de hiërarchische cultuur een negatieve invloed hebben op de volwassenheid van het inkoopproces. Daarentegen hebben de Adhocratie en de markt cultuur juist een positief effect op de volwassenheid van het inkoopproces. Het blijkt dat 66% van de gemeenten over een organisatiecultuur beschikt die een negatief effect heeft op de op de optimalisatie van het inkoopproces.
Conclusies
De onderzoekers besluiten met “Op basis van ons onderzoek concluderen wij dat Nederlandse gemeenten de ambitie hebben hun P2P processen en contractmanagement te optimaliseren. De eerste stap met het grootste effect is het implementeren van een P2P- en contract managementsysteem. Dit zal een positief bijdrage leveren op borgen van de doelmatigheid en rechtmatigheid van gemeenten”.
De conclusies gaan niet expliciet in op de vraag welke barrières de gemeenten moeten overwinnen. Gezien de uitkomsten van het onderzoek lijkt de weg voor veel gemeenten op zijn minst een grote uitdaging te worden.