Tijdens het digitaliseren van inkoopprocessen krijg je op verschillende wijze te maken met weerstanden. In onze vorige blog ‘Verandermanagement binnen de Business Case’ heb je kunnen lezen hoe je verandermanagement in je Business Case fase kunt inzetten. In deze blog ga ik in op het managen van weerstanden die in de praktijk veelvuldig het succesvolle verloop van de selectiefase in de weg staan.
Weerstanden tijdens de selectiefase
De selectie van inkoopsoftware is een complexe klus en vraagt om teamwerk. Je wilt immers software selecteren die het inkoopproces in jouw organisatie gedurende de komende jaren goed gaat ondersteunen. Om daarbij de juiste keuzes te maken is het van belang te weten wat de eisen en wensen zijn en wat er te koop is. Binnen het team dat zich bezighoudt met het selectieproces zijn mensen vertegenwoordigd met verschillende voorkeuren, belangen en kennis. Daarnaast gaan mensen elk op verschillende wijze om met de onzekerheden die inherent zijn aan het maken van keuzes.
Tijdens de selectiefase is de aanwezigheid van een gemeenschappelijk kennisniveau en van de benodigde persoonlijke eigenschappen cruciaal. Zo zorgt het gemeenschappelijk begrip van de te ondersteunen werkprocessen en de huidige obstakels daarin, kennis van de in de markt verkrijgbare inkoopsoftware en inzicht in de te behalen doelstellingen voor een lagere graad van onzekerheid en daarmee weerstand. Ook de samenstelling van het team bepaalt of de leden optimaal kunnen en durven bij te dragen aan het vinden van de best mogelijke oplossing.
|
CASUS: e-aanbestedingssysteem bij een top 25 ziekenhuis Een topklinisch ziekenhuis wilde haar Purchase-to-Pay systeem vervangen. Het systeem was verouderd en de verwachting was een moderner systeem goedkoper zou zijn en een betere procesondersteuning zou opleveren. De inkoopmanager en de financieel manager wisten wat ze wilden. Alle aandacht ging uit naar het opstellen van een longlist van leveranciers. Een aantal medewerkers van de afdelingen Inkoop en Financiën werden betrokken bij het selectieproces. Binnen de groep waartoe het ziekenhuis behoort waren in het recente verleden diverse digitaliseringstrajecten vroegtijdig stopgezet. De twee managers waren echter van mening dat het hier om een eenvoudig te realiseren traject betrof. Het ging immers om een vervanging. Het traject liep al stroef tijdens de selectiefase en uiteindelijk vast tijdens de implementatiefase. Zowel binnen de afdeling Inkoop alsook binnen andere afdelingen ontstond weerstand tegen de keuze voor en het gebruik van het nieuwe systeem. Een aantal teamleden in de selectiegroep voelden zich voor het blok gezet door het management vanwege de beperkte mogelijkheden om eisen en wensen bespreekbaar te maken. Daarnaast voelden een aantal medewerkers er weinig voor om de werkwijzen aan te passen vanwege “de voorkeuren van een stel eigenzinnige managers”. Het systeem voldeed uiteindelijk niet aan de wensen van gebruikers (“te ingewikkeld”, “Ik ga er niets op vooruit”, “kost meer tijd”, e.d.). |
( lees meer over de aandachtspunten tijdens de Selectie fase)
(klik hier voor de gratis download van het VLS rapport met inkoopsystemen)
Hoe verandermanagement helpt tijdens de selectiefase
Tijdens de selectiefase vormen gemeenschappelijke kennis en daarmee samenhangend, onzekerheid bij het maken van keuzes dus een belangrijk risico. Deze risico’s kunnen natuurlijk sterk worden verminderd door doorlopen van een goede oriëntatie en business case fase (voor meer informatie lees onze blog: Slim Digitaliseren – overzichtartikel)
Vanuit verandermanagement kunnen de volgende stappen worden ondernomen om deze risico’s te verminderen:
- Meten is weten:
Het is belangrijk om tijdens een fase van een project te meten welke houding teamleden hebben ten opzichte van de veranderingen. Meet bijvoorbeeld tijdens een kick-off meeting de betrokkenheid van mensen (bijv. op een schaal van 0-10) en doe dit iedere 3 maanden opnieuw om te meten wat de ontwikkeling is als het gaat om draagvlak; Hoe scoren de stakeholders op: Awareness (bewust van de noodzaak om te veranderen); Desire (wens om te veranderen); Knowledge (kennis hoe te veranderen).
(Zie link: Succesvol veranderen) - De juiste mensen voor de selectiefase:
Kijk voor de Fase Selectie wat nodig is qua tijd, kennis, expertise en teamomvang. Op welke wijze zorg je dat de juiste inhoudelijke expertise (ICT, Financiën, Inkoop) wordt ingezet, en hoe worden de verschillende typen gebruikers betrokken bij de beoordeling? En beschikt het projectteam voor de selectiefase over de juiste verandercompetenties om eindgebruikers mee te nemen in het ontwikkeltraject? Op welke wijze worden de relevante stakeholders/ belanghebbenden bij het project meegenomen en betrokken bij het vaststellen van het programma van eisen en wensen?
Het rekening houden met deze aspecten en het zorgen dat teamleden ondersteund worden in het begrip wat veranderen met zich meebrengt leveren in de praktijk een belangrijke bijdrage aan de succesvolle samenwerking binnen teams; - Kennis verbreden:
Kennis vormt een belangrijk bestanddeel bij het verminderen van onzekerheden en daarmee van weerstand. Tijdens de selectiefase zien we vaak dat er een beperkte blik is op de wensen en mogelijkheden van inkoopsoftware. Belangrijke oorzaken hiervoor zijn:
– een slechte voorbereiding zodat kennis over processen, doelstellingen, wensen en mogelijkheden niet of onvoldoende zijn gedeeld en zodat er geen draagvlak is opgebouwd.
(Link: zie SLIM Digitaliseren Oriëntatiefase & Business Case)
– een gebrek aan samenwerking tussen verschillende afdelingen en de lijnorganisatie en het denken in kolommen in plaats van processen
RFI’s en marktconsultaties bieden inzicht in de mogelijkheden van hedendaagse inkoopsoftware, kan de samenwerking binnen de organisatie stimuleren en inzicht bieden in de onderlinge samenhang tussen de verschillende afdelingen.
In de volgende nieuwsbrief: “Veranderingen implementeren: het echte werk gaat beginnen”.
SLiM helpt
Verandermanagement vormt een belangrijk onderdeel van SLiM Digitaliseren. Spreekt SLiM Veranderen jou aan en wil je weten hoe je dit samen met je collega’s kunt toepassen binnen je organisatie? Neem dan contact met ons op voor de mogelijkheden van een incompany workshop. Andere vragen? Stuur dan een e-mail naar info@e-proqure.nlof bel mij (+31 6 49335535).
