Waar we computers gebruiken om activiteiten te ondersteunen worden data vastgelegd. Als een contract met een leverancier wordt afgesloten of een inkooporder wordt aangemaakt, dan kun je dat beschouwen als een gebeurtenis. Het beschikbaar hebben van data over deze gebeurtenissen is een essentiële voorwaarden voor process mining. Process mining brengt daarmee processen in beeld zoals ze in de praktijk werken. De basis voor analyse en verbetering van deze processen. Dat is het onderwerp van deze blog.
Process mining: wat is het?
Process mining is een techniek, een tool en methode om bedrijfsprocessen te visualiseren. Je hebt data uit informatiesystemen nodig en een softwaretool die op basis van algoritmen bedrijfsprocessen kan construeren. En vervolgens kun je aan de slag. Je kunt op basis van de data visualiseren hoe een proces in de praktijk wordt uitgevoerd, analyseren wat de verschillen zijn tussen de praktijk en het ontwerp van het proces, de theorie. Om vervolgens na te gaan waar verbeteringen mogelijk zijn of misschien wel tot de conclusie te komen dat het betreffende proces helemaal opnieuw ontworpen moet worden.
Process mining is niet alleen voor inkopers en de analyse van alleen inkoopprocessen ontwikkeld. Het wordt breed gebruikt binnen Business Proces Management. Wat in ieder geval nodig is, is het beschikken over informatiesystemen waarin data van handelingen zijn vastgelegd die kunnen worden gekoppeld aan een activiteit, het moment waarop ze zijn ontstaan en een uniek nummer van een persoon of aanvraag. Deze gegevens worden een event log genoemd en deze logs vormen de basis voor de analyse.
Process mining: wat kunnen inkopers er mee?
Daar waar het inkoopproces steeds vaker en beter ondersteund wordt door inkoopsystemen, ontstaat de mogelijkheid om process mining toe te passen. Bijvoorbeeld binnen het Purchase to Pay (P2P) proces. Nu weten we vaak wel dat er verschillen zijn tussen processen zoals deze op de tekentafel ontworpen zijn en in de praktijk worden uitgevoerd. Je kunt in het ontwerp er vanuitgaan dat alleen op basis van een inkooporder een leveranciers kan gaan leveren en dat leveranciers verplicht zijn om een e-factuur aan te leveren. Maar de praktijk is vaak weerbarstiger. En daarvoor worden in de loop van tijd in de praktijk allerlei ‘work arounds’ bedacht. Om toch snel iets te kunnen bestellen en later een inkooporder nummer te kunnen toevoegen. En niet bij de gecontracteerde leverancier, maar bij een leverancier om de hoek. Process mining maakt het inzichtelijk en daarmee mogelijk om na te denken over de consequenties van al deze work arounds, welke verbeteringen mogelijk zijn en wat deze kunnen opleveren. Zo kan worden beoordeeld hoe efficiënt P2P proces is. Achteraf inkooporders aanmaken kost immers extra tijd en als je dat vaak moet doen, veel extra tijd. Maar ook kan de spend geoptimaliseerd worden, worden echte risico’s en compliance inzichtelijk. Celonis, één van de leveranciers van software voor process mining, heeft deze video gepubliceerd om de kracht van process mining in beeld te brengen. Het bekijken waard.
Wordt process mining binnen Inkoop veel toegepast?
Nee, dat is nog niet het geval. Het is ook niet makkelijk om process mining toe te passen. Je hebt meestal specialistische data- en procesanalyse kennis nodig. En binnen middelgrote en kleinere organisaties is die nog niet altijd in huis. Bovendien heb je process mining software nodig en die is er in vele variëteiten en prijzen. Maar er komt steeds meer kennis over process mining beschikbaar en de software wordt makkelijker in gebruik en goedkoper. Tijd om serieus na te denken waar process mining jouw als inkoper kan helpen.
Tijd voor goede casuïstiek
Het wordt tijd om een paar goede casussen te bouwen waarbij de kracht van process mining voor inkoop inzichtelijk wordt gemaakt. Toepassingen in de middelgrote organisaties op basis van de resources die deze beschikbaar hebben. Wie heeft er zin om hier mee aan de slag te gaan binnen haar/zijn bedrijf of organisatie? Ik denk en doe graag mee.
Gert Walhof
