Hoe haal je het beste uit contractmanagement met behulp van TOP KPI’s? Welke KPI’s hanteren leidende organisaties en hoe selecteer je voor jouw situatie TOP KPI’s?
Deze eerste van drie blogs bevat een roadmap waarmee je de basis legt voor een goed werkend KPI-raamwerk. Daarin komen ook de valkuilen aan bod bij de keuze van KPI’s voor contractmanagement.
De roadmap voor een goed werkend KPI-raamwerk
KPI’s bieden je de mogelijkheid om snel en gericht inzicht te krijgen in belangrijke aspecten voor het aansturen, beoordelen en verbeteren van processen, voor het vaststellen of doelstellingen worden behaald en voor het stellen van prioriteiten. Een overzicht met veel toegepaste KPI’s kan een handig hulpmiddel zijn voor de keuze van een eigen set aan KPI’s. Het kiezen en succesvol toepassen van KPI’s vraagt echter om meer dan alleen het selecteren van KPI’s uit een keuzelijst.
Welke KPI’s relevant zijn, eventueel aanpassing behoeven en hoe je ervoor kunt zorgen dat KPI’s actief worden gebruikt is afhankelijk van jouw specifieke situatie.
Aan de hand van de volgende vragen kun je een globaal stappenplan maken voor de keuze en implementatie van een relevante set van KPI’s om meer resultaat te halen uit contractmanagement:
- Wat kun je bereiken met KPI’s
- Wat is de status van contractmanagement binnen jouw organisatie
- Wat wil jij en jouw organisatie bereiken met KPI’s
- Hoe kies je de juiste KPI’s (valkuilen)
1. Wat kun je bereiken met KPI’s
KPI’s zijn een belangrijk middel om (a) het inkoop- en contractmanagementproces te beoordelen en te verbeteren, (b) de voordelen uit contractuele afspraken te realiseren en (c) om de prestaties van leveranciers te managen (Supplier Performance Management).
KPI’s ondersteunen zowel de uitvoering als het managen. Ze vereisen dat belangrijke aspecten zoals prioriteiten, resultaten en risico’s expliciet en meetbaar worden gemaakt en hebben zowel een preventieve als evaluerende waarde.
Als voordelen van het gebruik van KPI’s bij contractmanagement zien we in internationaal onderzoek en artikelen regelmatig de volgende voordelen genoemd:
- Vereenvoudigen/verkorten van het contractcreatie-proces
- Verbeteren van de toegankelijkheid van contracten
- Verbeteren van het inzicht in contractuele verplichtingen
- Realiseren van kortingen en omzetbonussen
- Beter anticiperen en reageren op problemen
- Het verbeteren van leveranciersprestaties
- Het vereenvoudigen van benchmarking
- Het bevorderen van continue verbetering (inkoopproces, productspecificaties, condities)
In welke mate worden KPI’s al binnen jouw organisatie toegepast en welke van de genoemde mogelijkheden of voordelen zijn voor jouw situatie of organisatie het meest relevant?
2. Hoe volwassen is het contractmanagement binnen je organisatie
In de praktijk zien we grote verschillen in de wijze waarop met contractmanagement wordt omgegaan. Enerzijds zien we organisaties die een (zeer) beperkte vorm van contractbeheer kennen. Daar staan tegenover de organisaties waarbij contract lifecycle management actief wordt toegepast, ondersteund met KPI’s en een adequaat contractmanagement systeem. Contracten worden daarbij actief gemanaged met een focus op het realiseren van voordelen binnen de keten als onderdeel van de organisatiestrategie en -doelstellingen.
De status van contractmanagement binnen je organisatie bepaalt in welke mate KPI’s kunnen worden toegepast en in welk tempo (uitbreiding van) een stelsel van samenhangende KPI’s is te realiseren. Dit geldt zowel voor de omvang en diepgang van de KPI’s als ook voor het verkrijgen van draagvlak en medewerking om een stelsel van KPI’s in te voeren of uit te breiden. Dit omvat onder meer:
- De mate waarin inkoopbeleid en inkoopdoelstellingen zijn vastgesteld
- De wijze waarop verantwoordelijkheden en rollen bij het aangaan, uitvoeren en monitoren van contracten is geregeld
- De wijze waarop processen en doelstellingen worden aangestuurd en gemonitord
- De technische mogelijkheden om contractuele afspraken vast te leggen en de realisatie ervan te volgen
- De kennis en ervaring van medewerkers met zowel contractmanagement als met het werken en aansturen op prestatie indicatoren
- De wijze waarop afspraken worden gemaakt en evaluaties plaatsvinden met leveranciers
3. Wat wil jij en jouw organisatie bereiken
Op basis van de antwoorden op de vorige vragen kun je inschatten wat op welke termijn het stelsel aan KPI’s moet gaan omvatten: welke activiteiten en processen; betrokken functionarissen, afdelingen en partners binnen de keten; inbedding binnen de uitvoerings- en verantwoordingsstructuur (besturingsmodel); de invloed op de rapportagestructuur; welke ondersteuning vanuit systemen wordt verwacht of vereist is; etc.
Dit kan betekenen dat je begint met een beperkte of zelfs individuele toepassing van (enkele) KPI’s voor je eigen, directe werkomgeving. Een uitgebreide invoering met meerdere betrokkenen en inbedding in de verantwoordingsstructuur betekent al snel dat bij keuze en implementatie van KPI’s rekening dient te worden gehouden met verandermanagementaspecten. Hetzelfde geldt indien een aanwezig stelsel van KPI’s niet of amper wordt gebruikt. Het is aan te bevelen om in deze laatste gevallen te kiezen voor een projectmatige aanpak met een gefaseerde invoering en de betrokkenheid van stakeholders.
[Lees hier meer over Succesvol veranderen]
4. Hoe kies je de juiste KPI’s
Het vaststellen van en werken met KPI’s blijkt in de praktijk niet zo makkelijk te realiseren. De belangrijkste valkuilen die wij bij het opstellen van KPI’s tegenkomen zijn:
- KPI’s zijn niet S.M.A.R.T. gedefinieerd
- Te veel KPI’s
- KPI’s zijn niet herleidbaar naar naar organisatiebeleid- of doelstellingen
- Indeling van KPI’s volgt niet de verschillende fasen binnen contractmanagement en mist daardoor een logische en herkenbare aansluiting naar verantwoordelijkheden en rollen
- KPI’s zijn niet gekoppeld aan de beoordeling van functionarissen of en afdelingen. Hierdoor hebben de KPI’s (en de prioriteiten en doelstellingen die zij vertegenwoordigen) minder tot geen invloed op de focus en het gedrag van de betreffende functionarissen.
- Er is geen wisselwerking met andere processen en externe partijen
De bovenstaande valkuilen zijn te voorkomen door de volgende stelregels te hanteren bij het kiezen of formuleren van KPI’s:
- Ga bij het selecteren van KPI’s uit van een indeling die het proces van contract lifecycle management volgt:
- Creatie contract
- Uitvoeren contract
- Performance meting
- Evaluatie
- Prolongatie/Vernieuwing
Deze indeling volgt immers de logische en herkenbare fasen en activiteiten in de levenscyclus van contracten. De fasen omvatten elk hun eigen karakteristieke doelstellingen en zijn in de regel tevens toegewezen aan verschillende verantwoordelijken. Dit maakt tevens duidelijk dat het stelsel van KPI’s niet alleen afdelingsoverstijgend is, maar tevens afhankelijkheden kent met andere processen, zowel binnen Inkoop als met bijvoorbeeld Financiën, Control, Juridische Zaken en binnen de keten.
Hierdoor is het eenvoudiger om een samenhangend en doelgericht stelsel van KPI’s op te stellen. De KPI’s zijn daarbij ook eenduidig aan verantwoordelijke functionarissen toe te kennen.
Afhankelijk van de omvang van het stelsel van KPI’s wordt in de praktijk per fase een verdere onderverdeling gemaakt. Denk hierbij aan een onderscheid van KPI’s voor efficiëntie, effectiviteit en risico’s.
- Zorg er voor de belangrijkste beleidsregels en doelstellingen zijn samengebracht in een basisdocument dat als uitgangspunt geldt voor de keuze van KPI’s.
In de praktijk kan het voorkomen dat deze onvoldoende zijn gedefinieerd om er direct KPI’s uit af te leiden. Dat is dan een goede aanleiding om het organisatiebeleid, -doelstellingen en- strategie verder uit te werken naar inkoopbeleid en -doelstellingen en deze te concretiseren. Afhankelijk van de omvang van het stelsel van KPI’s zien we in de praktijk dat KPI’s per fase verder worden gegroepeerd. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het onderscheiden van het effect op efficiëntie (proces), effectiviteit (realisatie van voordelen) en risico’s.
- Maak de KPI’s S.M.A.R.T. en direct herleidbaar naar doelstellingen en beleid. Dit voorkomt een te omvangrijk stelsel van KPI’s. Een evenwichtig uitgewerkt geheel van organisatiedoelstellingen zal er tevens voor zorgen dat het eenvoudiger is om een samenhangend geheel van KPI’s te definiëren.
- KPI’s dienen deels om functionarissen te ondersteunen in hun werk. Het optuigen van een stelsel van KPI’s is dan ook iets dat het beste in samenwerking met betrokkenen plaatsvindt. De andere kant van de medaille is dat functionarissen ook aangestuurd (en beoordeeld) dienen te worden voor de scores van KPI’s.In het 3de deel van deze serie gaan we nader in op de keuze en implementatie van KPI’s.
Met de roadmap als leidraad kun je nu vervolgstappen bedenken. In het 2dedeel van deze serie zullen we de TOP KPI’s bespreken. Deze kom je, al dan niet in aangepaste vorm, tegen als best practices bij het contractmanagement.
Mocht je vragen of opmerkingen hebben over het realiseren van een KPI-raamwerk, neem dan gerust contact met mij op.
