In het verleden leek het kiezen van inkoopsoftware wel eens op de Royal Club frisdrank reclame ‘Doe maar een frisje’. Regelmatig kregen we daarom vragen van inkopers als ‘We zoeken iets voor een spendanalyse’ of ‘Ken je een handig pakketje voor contractmanagement?’. Inmiddels weten inkopers wel beter. Het selecteren en implementeren van inkoopsoftware vraagt om een serieuze aanpak. Want alleen systemen die werken leveren inkopers meer waarde en minder werk op. In deze blog leggen wij uit hoe het Systems Lifecycle Model (hierna: SLiM) de selectie en implementatie van inkoopsoftware ondersteunt.
Inkoop wordt uitgedaagd om steeds meer waarde te leveren. Goed kostenmanagement alleen is niet meer genoeg. Het managen van risico’s en het ontdekken van mogelijkheden om te innoveren in de supply chain worden steeds belangrijker. Wil je dit op een doelgerichte en efficiënte manier kunnen doen dan is goede informatie broodnodig. Een goede aanpak voor de selectie van inkoopsoftware en de implementatie ervan, is daarom voor het realiseren van inkoopdoelstellingen cruciaal.
De Kennispartners van E-proQure hebben al hun kennis en ervaring gebruikt om een gestructureerde aanpak te ontwikkelen en deze te visualiseren. Dat is gelukt. Wij presenteren u graag ons Systems Lifecycle Model.
SLiM: een cyclisch model
SLiM is een cyclisch model om aan te geven dat het proces van optimaal processen digitaliseren nooit stopt. Aan de basis staan organisatiedoelstellingen, gebruikers en integrale procesvoering. Het model is opgebouwd uit zes fasen die we graag kort toelichten:
1. Oriëntatie
Zie de oriëntatiefase als een voorstudie. Dit om te kunnen bepalen of het zinvol is om een businesscase te maken. Wat zijn de ambities van een organisatie, waar staat deze nu en wat is de verandercapaciteit. Dit zijn een paar onderwerpen die aan de orde komen. Een marktverkenning wordt vaak ook in deze fase al uitgevoerd.
2. Businescase
Vervolgens worden in deze fase op basis van de doelstellingen van de organisatie, de scope en beschrijving van het vraagstuk, een stakeholdersanalyse en andere belangrijke aspecten een aantal oplossingsrichtingen beschreven en doorgerekend. Nu kan een keuze worden gemaakt. De businesscase is dynamisch. In de volgende fasen speelt deze een belangrijke rol en wordt de business case steeds geactualiseerd.
3. Selectie
Tijdens de selectiefase wordt het gekozen scenario uitgewerkt en vertaald naar functionele en technische eisen. Ook wordt besloten welke rol de te selecteren leverancier(s) (gaat) krijgen bij de implementatie. Op basis van een longlist die is ingedikt tot een shortlist wordt vervolgens de tender/aanbesteding gedaan.
4. Implementatie
In deze fase wordt een globaal implementatieplan vertaald naar een concreet projectplan voor de implementatie. Competenties op het gebied van project-, kwaliteits- en verandermanagement zijn in deze fase onmisbaar.
5. Gebruik
In deze fase gaat het om continu optimaliseren. De gebruikers, processen en systemen worden steeds gerelateerd aan de prestaties. Waar mogelijk worden verbeteringen doorgevoerd.
6. Vervanging
In de vervangingsfase wordt getoetst of de motivatie voor vervanging steekhoudend is. Als dat het geval is, dan worden de uitgangspunten voor de oriëntatie beschreven. Samen met de businesscase van de doorlopen cyclus vormen deze de input voor een nieuwe oriëntatiefase.
SLiM werkt!
SLiM is gebaseerd op onderzoek, (internationale) best practices en jarenlange ervaring van de kennispartners van E-proQure. De aanpak met het SLiM-model is inmiddels vele keren succesvol toegepast. Vier belangrjke pijlers van het model zijn:
- De structuur van het SLiM helpt gebruikers het overzicht te houden. Het succesvol ondersteunen van processen met de juiste inkooptools is opgedeeld in zes logische, opeenvolgende stappen met elk een duidelijk doel.
- Het SLiM gaat altijd uit van het nastreven van haalbare, actuele doelstellingen. De mogelijkheden van inkoopsystemen en de ambitie van de organisatie vormen hiervoor belangrijke uitgangspunten. Ze vormen de onmisbare leidraad voor het selectieproces en het succesvol implementeren en gebruiken van inkoopsoftware.
- Het SLiM is een cyclisch model. Het stimuleert het continu verbeteren van processen. Dit gebeurt door het actualiseren van inzichten in de mogelijkheden van systemen, in behoefte aan procesondersteuning en ervaringen met huidige systemen.
- Het SLiM gaat uit van de drie pijlers van succesvol digitaliseren: draagvlak; projectmanagement en verandermanagement. De laatste twee zijn gebaseerd op de wereldwijd leidende standaarden Prince2 en Prosci’s ADKAR.
E-proQure ondersteuning
Natuurlijk geven we u graag meer informatie over de inhoud en de aanpak in SLiM. Neem contact met ons op en stuur een e-mail naar info@e-proqure.nl of volg één van onze workshops.
Antoinette Vriend, Wim Vriend, Gert Walhof
