Ruim 80% van de IT- en financieel specialisten geven aan vervanging van hun financieel systeem te overwegen of hebben dit al gedaan. Over de mate van vervanging van bestaande inkoopsystemen en de verklarende factoren is echter nog weinig bekend. Wanneer is het tijd om uw inkoopsysteem te vervangen? En wat kunnen we leren uit andere onderzoeken?
Een inkoopsysteem omvat alle mogelijke geautomatiseerde ondersteuning van inkoopprocessen, en omvat onder meer:
- E-sourcing (of E-tendering): het geautomatiseerd ondersteunen van het tactisch inkoopproces, vanaf de specificatie tot het afsluiten van het contract.
- E-contractmanagement: het geautomatiseerd ondersteunen van het fysiek en digitaal beheren van contracten (contractbeheer) en het cyclisch managen van contractafspraken (intern en extern).
- Purchase-to-pay (P2P): het geautomatiseerd ondersteunen van het operationele inkoopproces; de administratieve afhandeling van bestelling tot en met betaling.
Het besluit om een systeem te vervangen is geen gemakkelijke beslissing. Zeker indien uw inkoopsysteem impact heeft op veel gebruikers op verschillende niveaus in de organisatie. Zeker ook gezien de nodige koppelingen met andere systemen, zoals een purchase-to-pay systeem. Er is nog maar weinig recent onderzoek gedaan naar de mate waarin en redenen waarom vervanging van inkoopsystemen plaatsvindt. In het verleden is wel onderzoek gedaan naar vervanging van ERP-systemen en financiële systemen. De beweegredenen van de beslissers, die deze onderzoeken laten zien, kunnen helpen bij de gedachtevorming over vervanging van uw inkoopsysteem.
Vijf redenen om een ERP-systeem te vervangen
In 2012 deed Aberdeen onderzoek naar redenen om een ERP-systeem te vervangen. Als twee belangrijkste redenen werd het gebrek aan functionaliteiten en verouderde technologie of infrastructuur genoemd.
Direct aanwijsbare redenen voor vervanging
Onderzoek van Seagatuck (2013) wijst uit dat de volgende gebeurtenissen aanleiding waren voor vervanging:
- Komst van een nieuwe CFO/CEO die een substantiële financiële prestatieverbetering eist;
- Significante bedrijfsgroei of expansie;
- Bereiken van het einde van de levenscyclus van het bestaande systeem;
- Majeure upgrades en de beheer- en supportkosten van het bestaande financiële systeem.
Dit zijn vaak aanwijsbare redenen voor vervanging van een systeem. Maar wat als er geen direct aanwijsbare reden is?
CFO-onderzoek 2014: vier belangrijkste argumenten voor vervanging
Volgens wereldwijd onderzoek (2014, CFO Survey) onder meer dan 200 CFO’s geeft 44% van de respondenten aan dat het huidige financiële systeem flexibiliteit mist. Ook duurt het te lang om veranderingen in bedrijfsprioriteiten of -processen door te voeren in het systeem. De vier belangrijkste argumenten die worden genoemd voor vervanging van een systeem zijn:
- Gebrek aan flexibiliteit van de software;
- Frustratie bij financiële afdelingen die de meeste tijd aan rapportage en registratie besteden. Dit terwijl de meeste afdelingen juist veel tijd willen besteden aan business planning, analyse en beslissingsondersteuning.
- Een business case die aantoont dat de investering op lange termijn gerechtvaardigd is. Dit omdat de kosten voor beheer, onderhoud en upgrades op de lange termijn hoger zijn dan het financieel systeem nu te vervangen.
- Een groeiende interesse bij CFO’s in cloudoplossingen.
Wanneer is het tijd om uw inkoopsysteem te vervangen?
We hebben geen recente gegevens uit onderzoek wat CPO’s vinden van de prestaties van de inkoopsystemen. Naar mijn mening zijn veel motieven die aanleiding zijn voor vervanging van een financieel of ERP-systeem, ook toepasbaar op een inkoopsysteem:
- Direct aanwijsbare aanwijzingen voor vervanging van je bestaande inkoopsysteem zijn in de regel:
- de komst van een nieuwe ambitieuze CPO;
- significante bedrijfsgroei of overname;
- einde van de levenscyclus van het huidige systeem;
- alsook geplande majeure upgrades of systeemwijzigingen.
- Geadviseerd wordt het bestaande inkoopsysteem regelmatig te beoordelen op minimaal de volgende criteria:
- De geboden functionaliteiten;
- De mate van flexibiliteit;
- De mate waarin de technologie aansluit op de ICT-visie van je organisatie;
- De integrale kosten van software, beheer en support;
- De door jouw softwareleverancier geboden support.
Overweegt u om uw inkoopsysteem te vervangen? Dan ben ik zeer benieuwd naar uw motieven en argumenten voor vervanging, en nodig u uit om met andere verantwoordelijke managers en projectleiders uw reactie te delen.
