Bij het implementeren van KPI’s moeten in de praktijk weerstanden worden overwonnen. Dat blijkt wel uit de vragen die wij hebben ontvangen van lezers van de blogs over de roadmap voor implementatie van KPI’s. Hoe kun je door de keuze van KPI’s het succesvol implementeren van KPI’s bevorderen? In dit laatste deel geef ik je hiervoor een aantal praktische handvatten.
1. Weerstand tegen het invoeren van KPI’s
In het eerste deel van deze serie is aangegeven wat je kunt bereiken met KPI’s, hoe je een samenhangend geheel van KPI’s implementeert en welke valkuilen je daarbij tegenkomt (“de roadmap”). Vervolgens hebben we in het tweede deel de TOP KPI’s voor de verschillende fasen van de Contract Lifecycle aangegeven.
Lezers van de eerste twee delen geven aan dat zij diverse obstakels zien of ondervinden bij het invoeren van (of daadwerkelijk gaan hanteren van) KPI’s.
Een deel van deze obstakels heeft betrekking op de reguliere weerstand die je bij elke verandering kan tegenkomen. Immers, veranderingen roepen in de regel vragen op en leiden tot een bepaalde mate van weerstand. Hoe je hiermee kunt omgaan en weerstand kunt verminderen of zelfs voorkomen vind je terug in onze blogs hierover.
Lees hier meer over Succesvol veranderen
Een ander deel van de weerstand heeft specifiek betrekking op de onbekendheid met KPI’s en het nut ervan. De meest voorkomende weerstanden zijn:
- De toegevoegde waarde om KPI’s te (gaan) gebruiken wordt niet ingezien
- Het ontbreekt aan een relatie tussen (de waarde van) een KPI en te nemen acties
- Het wordt als extra ballast ervaren om aan de huidige control structuur ook nog KPI’s toe te voegen
2. Verhoog de acceptatie met de juiste KPI’s
De vraag is dus hoe je KPI’s kiest waarvan de noodzaak en nut worden erkend zodat weerstand tegen implementatie wordt voorkomen of verminderd. Door er voor te zorgen dat een KPI voldoet aan de volgende twee criteria bevorder je de acceptatie:
- Creëer/zoek de behoefte of noodzaak
Bij de beheersing van welke onderdelen van contractmanagement heb jij of, breder, diverse belanghebbenden en verantwoordelijken het meeste baat? Hoe ziet een goed resultaat op dit gebied eruit en tot welke belangrijke voordelen leidt dit? Start met KPI’s die jezelf of anderen helpen bij het aanpakken en oplossen van problemen en risico’s.
Nut of noodzaak zijn dus voorwaarden om KPI’s te kunnen toewijzen aan een belanghebbende of afdeling.
- Zorg dat een KPI een eenduidige route naar succes toont en biedt
Welke waarde (score) van een KPI vereist welke actie en hoe worden hiermee organisatiedoelstellingen dan wel belangrijke voordelen zekergesteld? Zorg ervoor dat de relatie tussen hetgeen je meet met een KPI en het doel eenduidig is. De score van een KPI moet eenduidig leiden tot een besluit: doe niets of onderneem actie. Maak het dus makkelijk en eenduidig om vast te stellen wat je aan een KPI hebt.De combinatie van beide criteria zorgt ervoor dat nut en noodzaak duidelijk zijn voor de gebruiker. Dit verlaagt de weerstand en verhoogd daarmee de kans op acceptatie en een succesvolle implementatie van KPI’s.
Mocht je vragen of suggesties hebben, dan wel ervaringen willen delen over het opzetten en implementeren van een stelsel van KPI’s, neem dan gerust contact met mij op.
