Standaarden voor elektronisch dataverkeer
Organisaties hebben baat bij een efficiënte, digitale afhandeling van berichtenverkeer. Vanuit de industrie is hiervoor EDI ontwikkeld. Binnen de diverse industrieën zijn specifieke Electronic Data Interchange standaarden in gebruik. De meest toegepaste standaard is UN/EDIFACT, terwijl ook ANSI X12 wijdverbreid is.
Sinds 2005 is e-facturatie de aanjager binnen de EU voor data-uitwisseling. In 2005 stelde Denemarken e-facturatie verplicht voor B2G. Sinds 2019 moeten overheden overeenkomstig EN19631 gestandaardiseerde e-facturen kunnen ontvangen en verwerken. Een recent initiatief EU ViDA heeft als doel e-facturatie voor BTW-plichtigen binnen de EU verplicht te stellen. Om elektronische uitwisselingen van informatie mogelijk te maken, laat de EU op steeds meer vlakken UBL gebaseerde standaarden ontwikkelen.
Wat is UBL
Universal Business Language (UBL) is een gestandaardiseerde taal voor elektronische documenten, zoals facturen, bestellingen en pakbonnen. UBL is ontworpen om de communicatie tussen bedrijven te stroomlijnen door het voor hun systemen eenvoudiger te maken om elkaars documenten te begrijpen. Het vormt het semantische deel van een taal. Ofwel, het beschrijft de woorden en hun betekenis. Niet de syntaxis ofwel structuur. Deze wordt een format dat computers begrijpen: XML.
Ook de Universal Business Language ontwikkelt zich. In 2013 is UBL 2.1 vastgesteld. Op deze versie zijn de huidige (begin 2024) e-facturatie standaarden gebaseerd. De meest recente versie UBL 2.4 is oktober 2023 vastgesteld. Deze bevat nu 93 gedefinieerde zakelijke documenten. De versies na 2.1 zijn terugwaarts compatible zodat nieuwe UBL-versies niet leiden problemen voor de afgeleide e-facturatie UBL-standaarden. De nieuwere versies bieden wel de mogelijkheid voor verdere standaardisatie van zakelijk berichtenverkeer.
XML basistaal voor UBL
UBL-documenten zijn opgesteld in XML, een gestandaardiseerde taal die computers over de hele wereld kunnen begrijpen. Dit betekent dat een bedrijf in Nederland een UBL-factuur kan sturen naar een organisatie in de Verenigde Staten, die de factuur automatisch verwerkt in haar facturatiesysteem.
UBL-profielen per zakelijk document
UBL is een vrij uitgebreide standaard, waarbij vrijwel niemand de volledige standaard (alle velden) heeft geïmplementeerd. In de ‘profielen’ staan de gebruikte velden gedefinieerd. De betekenis van de al dan niet verplicht in te vullen informatie in de gebruikte velden zijn in detail beschreven.
Op deze wijze kun je profielen maken voor verschillende zakelijke documenten zoals inkooporders en facturen. Voorbeelden van UBL-profielen voor elektronisch factureren zijn SI-UBL en UBL-OHNL.
Van UBL naar standaard voor elektronisch factureren
Van een UBL standaard …
OASIS is een internationale non-profit organisatie die open standaarden ontwikkelt en onderhoud, waaronder UBL. UBL biedt echter flexibiliteit om aanvullend informatie toe te voegen en deze een specifieke label mee te geven. Bijvoorbeeld om landspecifieke BTW-informatie te benoemen en vast te leggen.
Naar een EU UBL standaard EN 16931: de kernfactuur
Daarom worden UBL-standaarden aanvullend specifieke gestandaardiseerde versies ontwikkeld. Binnen de EU is de Europese Commissie verantwoordelijk voor standaardisering van UBL. CEN/CENELEC voert in opdracht van de EC het normalisatie-proces uit. Dit heeft geleid tot de eerste Europese Norm (EN16931): de kernfactuur. Deze beschrijft de wijze van e-factureren naar overheden en is ook bruikbaar voor bedrijven onderling. EN 16931 biedt ruimte om aanvullende eisen te stellen door zowel (groepen van) ontvangers als verzenders. Bijvoorbeeld om land-specifieke wetgeving te implementeren.
Naar een Nederlands UBL standaard voor elektronisch factureren NLCIUS SI-UBL
Ondersteund door de Rijksoverheid hebben TNO en NEN vervolgens het initiatief genomen om de toepassing en adoptie van de Europese Norm voor e-factureren (de EN1693) in Nederland te faciliteren. Ofwel land-specifiek te maken. Hiervoor hebben zij het Standaardisatie Platform E-facturatie (STPE) opgericht. De STPE beheert de Nederlandse ‘Core Invoice Usage Specification‘ ofwel NLCIUS. Deze verplicht toe te passen norm NLCIUS beschrijft welke gegevens in een e-factuur moeten en mogen zitten, wat ze betekenen en hoe onderlinge relaties zijn. Op basis van deze NLCIUS is de
Zo kunnen facturen snel en betrouwbaar worden ingelezen en zijn minder administratieve handelingen nodig. De norm is belangrijk voor alle systemen die e-facturen maken, want e-facturen die niet voldoen kunnen worden afgekeurd. De standaard wordt regelmatig aangepast, zoals de verplichte overgang van NLCIUS-versie SI-UBL 1.2 naar 2.0 per 1 januari 2023.
De Nederlandse overheid biedt via de website Forumstandaardisatie meer informatie over standaarden.
En andere standaarden
SETU
SETU is een andere op UBL gebaseerde standaard. De Stichting Elektronische Transacties Uitzendbranche-standaard worden verplicht toegepast op de elektronische berichtenuitwisseling met overheden als ondersteuning van het proces rondom bemiddeling/inhuur van flexibele arbeidskrachten. De SETU-standaard vormt de Nederlandse implementatie van de internationale HR-XML. E-facturatie binnen het proces van bemiddeling en inhuur gebeurt op basis van NLCIUS.
Uitwisselen van Elektronische facturen
De uitwisseling van elektronische facturen tussen de systemen van zenders en ontvangers kan op verschillende manieren.
1. Rechtstreeks
2. Via zogenaamde billing providers
3. Via EDI/E-facturatie platforms (bijvoorbeeld Peppol)
4. Rechtstreeks aan de overheid via Digipoort
Peppol Netwerk
De meeste facturatiesystemen bieden de mogelijkheid om via het Peppol Netwerk e-facturen aan te bieden en te ontvangen. Het Peppol Netwerk verwerkt berichten volgens de Peppol BIS standaard. Dit is een internationale berichtenstandaard dat bestaat uit een verzameling van standaarden (‘profielen’) die elk een businessproces uit de keten van bestel, inkoop en facturatie beslaat. Door het gebruik van Peppol BIS kunnen (semi)overheden op een pakketonafhankelijke wijze procurement-gegevens met elkaar of met niet-overheidspartijen uitwisselen. Overigens kunnen ook bedrijven via het Peppol Netwerk onderling gegevens uitwisselen.
Elektronisch factureren met UBL biedt belangrijke besparingen
UBL is ontworpen ter vervanging van zakelijke correspondentie via fax en papier. Door gebruik te maken van een gestandaardiseerde taal UBL en standaardisatie van documenten via profielen kan elektronische uitwisseling van informatie binnen bedrijfsprocessen eenvoudig plaatsvinden. Voor de makers van bedrijfssoftware is het immers eenvoudig om hun systemen geschikt te maken voor verzending en ontvangst van de te onderscheiden gegevenselementen die per profiel zijn gedefinieerd. Dit zorgt ervoor dat elektronische uitwisseling van gegeven tussen systemen sneller en betrouwbaarder kan plaatsvinden.
De UBL-factuur bevat in de regel alle gegevens om geheel geautomatiseerd een inkoopfactuur te registreren. Dit is inclusief het aanmaken van een nieuwe leverancier c.q. crediteur als dat nodig is. Het proces van handmatig inboeken en/of scannen en herkennen van bijvoorbeeld facturen wordt dus in één klap overgeslagen.
Er zijn dan ook niet voor niets leveranciers van financiële- en inkoop-oplossingen die UBL volledig geïntegreerd hebben in hun factuurverwerking.
UBL als standaard binnen bedrijfssoftware een uitdaging
Binnen ERP-, financiële en inkoopsoftware met functionaliteiten voor facturatie is uitwisseling via UBL inmiddels gemeen goed.
Vanwege de aanvullende informatie die UBL-berichten kunnen bevatten, bovenop de minimaal verplicht gedefinieerde informatie, vraagt de inrichting van deze software per geval speciale aandacht. Op dit moment wordt voor de uitwisseling van
