UBL zorgt voor doorbraak elektronisch factureren

Leveranciers van administratieve software (waaronder ik ook boekhoud- en ERP software schaar) hebben baat bij standaarden die zorgen voor efficiency en connectiviteit. Zo kennen we op het gebied van betalingsverkeer SEPA en dan meer specifiek SEPA Credit Transfer (SCT) voor overboekingen, SEPA Direct Debet (SDD) voor incasso’s en CAMT voor elektronische rekeninginformatie. Allen gebaseerd op de ISO 20022 standaard. Voor het uitwisselen van financiële mutaties is er de standaard XML Auditfile Financieel (XAF) en voor het werken met een uniform rekeningschema is RGS (Referentie grootboekschema) veelbelovend. Maar op dit moment gaat toch de meeste aandacht uit naar UBL als dé standaard op het gebied van elektronisch factureren.

Wat is UBL

UBL
 Universal Business Language (UBL) is een verzameling van vele handelsdocumenten, waarvan de factuur de meest bekende is. UBL is al sinds 2004 beschikbaar. Denemarken loopt voorop met het gebruik van UBL sinds 2005. Maar ook landen als Noorwegen, Zweden en IJsland maken al geruime tijd gebruik van UBL. Inmiddels zijn we, na wat jaren aanmodderen (polderen), in Nederland ook overtuigd van UBL als dé standaard voor elektronisch factureren.

UBL elektronisch factureren

 

Zitten we op het goede spoor ?

Dat we met UBL op het goede spoor zitten bewijst onder meer het feit dat UBL (versie 2.1) eind 2015 officieel is aangenomen als internationale ISO/IEC standaard. Vanuit de Europese commissie (EC) is er een opdracht (PC434) om te komen tot één EU norm wat betreft een Europese factuur, zowel tussen landen als binnen land. Er vindt een syntax mapping plaats met een beperkt aantal standaarden. Met aan zekerheid grenzende waarschijnlijkheid is UBL èèn van deze standaarden. Volgens mij dus alle reden om UBL te omarmen en verder te implementeren.

Steeds meer leveranciers over op UBL

PDF wordt op dit moment ondersteund door 99% van standaard facturatiesystemen (al dan niet als onderdeel van een boekhoud- of uitgebreider ERP-systeem). Steeds meer leveranciers hebben er inmiddels voor gekozen om naast PDF ook een factuur in UBL-formaat aan te bieden. De UBL als boekingsdocument en de PDF als leesbare factuur voor de gebruiker en het digitale factuurarchief. Het uitbreiden met UBL kost in de regel niet meer dan 1 of 2 dagen voor een beetje programmeur. Dat laatste maakt de drempel laag voor softwareleveranciers om UBL te omarmen.

Met UBL zijn de meeste besparingen te behalen

Als het gaat om de factuurontvangst valt met UBL de meeste besparingen te behalen. Het proces van handmatig inboeken en/of scannen en herkennen van facturen wordt in één klap overgeslagen. De UBL factuur bevat in de regel alle gegevens om geheel geautomatiseerd een inkoopfactuur te registreren, inclusief het aanmaken van een nieuwe leverancier c.q. crediteur als dat nodig is. Er zijn dan ook niet voor niets leveranciers van boekhoudsoftware (of de meer specifieke inkoop- c.q. e-proqurement oplossingen) die UBL volledig geïntegreerd hebben in hun inkomende factuurverwerking. Een belangrijk aandachtspunt is dan wel de aanwezigheid van goede functionaliteit rondom het beoordelen en goedkeuren van inkomende facturen. Bij dit laatste speelt ook het afstemmen van facturen met aangegane verplichtingen, al dan niet gecombineerd met een inkooporder en ontvangst van diensten of goederen een belangrijke rol.

Vraag: Bent u al over op UBL?

Dit artikel is geschreven door 
Gerard Bottemanne, eigenaar van onderzoeksbureau GBNED en ICT accounting specialist. Voor meer informatie zie : 
www.softwarepakketten.nl

 

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Scroll naar top
X