Een veel gestelde vraag als het onderwerp ‘verandermanagement’ in e-Procurement projecten ter sprake komt, is: “Maar we hebben toch al een communicatieplan opgenomen in het projectplan?” Na het lezen van deze blog begrijp je waarom een communicatieplan voor jouw e-Procurement traject alleen niet genoeg is en wat dan nog meer nodig is.
5 redenen waarom een communicatieplan alleen niet genoeg is
- Onbegrip en onduidelijkheid over verandermanagement: De term verandermanagement is vaak wel bekend, maar mensen weten niet precies wat het inhoudt. Verandermanagement is meer dan alleen communicatie. Het is namelijk:
- een holistische benadering voor het succesvol implementeren van veranderingen.
- een set van hulpmiddelen/tools die managers in staat stelt om de acceptatie bij verandertrajecten te versnellen en de overall betrokkenheid van medewerkers bij veranderingen te verhogen
- een proces dat uit verschillende stadia bestaat en waarbij de organisatie en haar medewerkers verschillende fasen (het ADKAR model) doorlopen; elke fase met een ander doel en bijbehorende communicatie.
- Communicatieplannen geven niet voldoende weer hoe individuele medewerkers verandering ervaren: Organisaties doorlopen veranderingen via verschillende fasen (ADKAR model), echter ook de fase waarin een individuele medewerker zich bevindt, verschilt. Begrip hiervan en het beschikken over de juiste tools per fase, helpt je om de communicatieplannen te richten op de juiste fase én de fase waarin de individuele medewerker zich bevindt.
- Er wordt in eerste instantie niet gekeken naar wie de boodschap voor verandering kenbaar maakt en of dit wel de juiste persoon is: Communicatieplannen zijn in de regel gericht op het zenden van een boodschap op een specifiek moment en houden dus niet zozeer rekening met wie de afzender is. Medewerkers daarentegen, willen van het senior management de echte organisatiereden voor veranderingen te horen krijgen, en niet van bijvoorbeeld een projectleider. En Wanneer het gaat om het effect van de veranderingen op het werk van medewerkers, zijn de direct leidinggevenden het eerste aanspreekpunt. Daar houden effectieve communicatieplannen rekening mee: ervoor zorgen dat juiste boodschap door de juiste zenders bij de juiste medewerkers terechtkomt.
- Communicatieplannen geven de huidige situatie te weinig aandacht: Projectteams en de communicatieplannen zijn vaak gericht op de toekomstige situatie. Daardoor krijgt communicatie over de huidige situatie vaak te weinig aandacht. Dit terwijl medewerkers juist vragen stellen over de huidige situatie en over het waarom van de verandering. De belangrijkste oorzaak voor weerstand bij medewerkers is dan ook het niet begrijpen van de redenen van de verandering.
- Communicatie is niet de belangrijkste factor bij verandering: Alhoewel vaak wordt gedacht dat communicatieplannen belangrijk zijn; blijkt uit wereldwijd onderzoek onder transformatietrajecten dat de leider/sponsor is de nummer 1 is voor projectsucces. Als tweede zijn voldoende middelen (mensen/geld) voor verandermanagement belangrijk. Daarna het gebruik van een gestructureerde veranderaanpak (nummer 3) en de medewerkersbetrokkenheid (nummer 4). Communicatie is natuurlijk belangrijk bij het doorvoeren van veranderingen, maar komt op de vijfde plaats.
Conclusie
Verandermanagement is dus veel meer dan het opstellen van een communicatieplan. Het is noodzakelijk om goed te begrijpen wat verandermanagement inhoudt en inzicht te hebben in welke factoren, naast een communicatieplan, nog belangrijker zijn voor het realiseren van succesvolle veranderingen voor jouw e-Procurement project.
Zoals bijvoorbeeld een actieve en zichtbare opdrachtgever en een set van tools (zoals het ADKAR model) die kunnen zorgen voor succesvollere veranderingen, niet alleen op organisatorisch niveau, maar zeker ook op individueel niveau.
Projectteams en de Opdrachtgever van een e-Procurement project beschikken over de noodzakelijke details over de verandering. Zij vormen dan ook de sleutel tot informatie.
Voor jouw e-Procurement traject zijn zij cruciaal, want naast het opgestelde projectplan (waarin ook het communicatieplan opgenomen is), vormen zij een enorme aanvulling en verdieping voor het veranderingstraject.
E-proQure helpt
Verandermanagement vormt een belangrijk onderdeel van de aanpak SLiM Digitaliseren. Spreekt SLiM Veranderen jou aan en wil je weten hoe je dit samen met je collega’s kunt toepassen binnen je organisatie? Meld je dan nu aan met je collega’s voor de workshop Verandermanagement. Of neem contact met ons op voor de mogelijkheden van een inhouse Workshop Verandermanagement voor jouw team.
Andere vragen? Stuur dan een e-mail naar info@e-proqure.nl of neem direct contact op met mij.
