Bij meer dan 70% van alle projecten worden de vooraf vastgestelde doelstellingen niet gerealiseerd. De begroting of doorlooptijd wordt overschreden, of de geleverde kwaliteit is onder de maat. Voor e-Procurement -projecten is dit niet anders. Door doelstellingen, risico’s en randvoorwaarden met elkaar te verbinden en te overwegen, wordt de basis gelegd voor een succesvol e-Procurement project. Dè manier om dit dit doen is door het opstellen van een Business Case. In deze blog leest u waarom een e-Procurement Business Case zo belangrijk is!
- Een Business Case vormt de basis voor een onderbouwde investeringsbeslissing
E-Procurement-projecten komen niet uit de lucht vallen, er moet binnen de organisatie een zekere noodzaak zijn om te starten. De Business Case beschrijft het bestaansrecht van een project in termen van rendement en voordeel voor de business. De kunst van de Business Case is om zeer zorgvuldig de kosten en nadelen van de huidige werkwijze tegen de baten van de verbeterde werkwijze te zetten. Het is lang niet altijd even makkelijk om deze baten goed in beeld te brengen. Indien u bijvoorbeeld de aanschaf van een e-Procurement systeem overweegt, dan is niet altijd duidelijk hoe voordelen zoals efficiency, verbetering van de compliancy en meer transparantie vertaald worden naar meetbare baten. Toch is de uitdaging bij het maken van een Business Case juist om ook abstracte voordelen op een concrete wijze zichtbaar te maken. Door expliciete en onomstreden aannames te formuleren, wordt het mogelijk de bijdrage aan de business doelstellingen van de voorgestelde investering inzichtelijk te maken.
- Een Business Case helpt bij het maken van de juiste keuzes
Voor aanvang van een e-Procurement project zijn het maken van de juiste keuzes niet alleen het belangrijkst maar vaak ook het moeilijkst. Bijvoorbeeld:
- Wie worden er betrokken bij het project (besluitvorming/expertise)?
- Welke processen en activiteiten vallen binnen de scope (multidisciplinair)?
- Welke scenario’s worden uitgewerkt (ongewijzigd beleid versus alternatieven)?
- Welke project- en verandermanagement methoden worden gehanteerd?
De keuzes moeten leiden tot een Business Case met SMART doelstellingen, die de goedkeuring heeft en actief ondersteund wordt door het management. Voorzien van heldere mijlpalen en een transparante planning en werkwijze. Met daarin risico’s (weerstanden, externe afhankelijkheden) die in beeld zijn en adequaat worden beheerst. Dit om inzicht te geven in wat de impact op de organisatie is bij realisatie van het project.
- Een Business Case is een stuurinstrument voor selectie en implementatie
De Business Case is er niet alleen voor het nemen van de investeringsbeslissing. Het is ook de basis voor de implementatie en wordt continu gebruikt om de voortgang van het project te meten en te evalueren. Zo is er steeds actueel inzicht of er voldoende voortgang wordt geboekt en of de belangrijkste doelstellingen van de organisatie worden gerealiseerd.
Bij tussentijdse evaluaties let men onder andere op de volgende punten:
- Levert het project nog steeds waar voor zijn geld?
- Is het project nog steeds gerechtvaardigd in relatie tot de bijdrage aan de doelstellingen?
- Wordt nog steeds aan de randvoorwaarden voldaan om de doelstellingen te bereiken?
De e-Procurement Business Case vormt de belangrijkste set informatie op basis waarvan gedurende de gehele levensloop, vanaf start tot en met ingebruikname, beslissingen worden genomen. Bij een groot e-Procurement traject, dat alle geledingen van de organisatie bestrijkt, moet veel energie worden gestoken in het opstellen en goedkeuren van een valide Business Case. Bij kleinere e-Procurement trajecten, waar maar een deel van de organisatie bij is betrokken, kan worden volstaan met een compactere Business Case.
E-proQure heeft workshops inkoopdigitalisering ontwikkeld, waarin u onder andere leert hoe u een business case opstelt die past bij uw organisatie en uw e-Procurement vraagstuk. Tevens ontvangt u een format business case waarmee u direct aan de slag kunt. De workshops worden uitgevoerd door kennispartners Antoinette Vriend en Gert Walhof. Neem direct contact op voor meer informatie.
