In onze vorige nieuwsbrief hebben we het SLiM Digitaliseren geïntroduceerd en toegelicht. De eerste stap in dit cyclische model is de oriëntatiefase: de voorstudie waarbij je aan het einde het besluit neemt of het zinvol is te investeren in het maken van een businesscase.
In onze beroepspraktijk zien we regelmatig dat het ontbreken van een goede oriëntatie leidt tot een matige business case en problemen tijdens de selectie, implementatie. Dat is niet slim en vormt een belangrijke valkuil. Het doorlopen van de oriëntatiefase moet ervoor zorgen dat in de vervolgfasen rekening wordt gehouden met de relevante ontwikkelingen, mogelijkheden en risicos. De oriëntatiefase is dus geen fase van freewheelen. Er moet echt worden gewerkt! In deze blog leggen we graag uit waarom de oriëntatiefase een must is.
We weten al wat we willen…
Het komt regelmatig voor dat inkopers, maar ook managers IT en Finance binnen een bedrijf of publieke organisatie, al rondlopen met duidelijke ideeën hoe het volgende e-Procurementproject eruit gaat zien. Ze willen graag direct aan de slag met het maken van een businesscase om belangrijke stakeholders te overtuigen. Of erger: direct aan de slag met de leveranciersselectie. Het is prima dat er al ideeën zijn, maar houden die rekening met de belangrijkste ontwikkelingen en interne mogelijkheden en behoeften? En waar zijn deze op gebaseerd?
Dit zijn belangrijke vragen waar de oriëntatiefase binnen SLiM Digitaliseren duidelijkheid in schept. Het is de fase waarin je bestaande ideeën toetst en aanpast met nieuwe inzichten. De fase waarin je zelf gegraven valkuilen op tijd kunt ontdekken en dempen. Zie deze fase als een voorstudie waarbij je aan het einde het besluit neemt of het zinvol is te investeren in het maken van een businesscase.
De oriëntatiefase in de praktijk
Tijdens de oriëntatiefase komen belangrijke vragen aan de orde. We noemen er een paar:
- Wat is e-Procurement en wat willen en kunnen we ermee? Vaak wordt aangenomen dat iedereen dit begrip kent en er dezelfde definitie van heeft. Maar dit is lang niet altijd het geval. Over welke proccesen praten we? Hoe raken die andere processen binnen en buiten de organisatie. Gaan we uit van de huidige werkwijzen of kunnen we leren van hoe anderen dat doen? Welke software is er om die processen te ondersteunen. Welke daarvan passen bij ons? Wat is er daarover uit de marktoriëntatie naar voren gekomen?
Bij het komen tot een projectvoorstel wil je dat bij de relevante stakeholders duidelijk is waar je het met elkaar over hebt. Een gezamenlijk begrip over wat e-procurement is, wat je als meerwaarde voor de organisatie ziet en hoe het marktaanbod daarin lijkt te voorzien voorkomt spraakverwarring. Maak dus vanaf de start duidelijk waar je het over hebt op basis van een solide marktoriëntatie. - Zijn ambities en inkoopvolwassenheid in lijn met elkaar? Als het gaat om de mogelijkheden van inkoopsoftware kan het lijken dat alles mogelijk is. Het aanbod is groot en zo ook de beschikbare functionaliteiten. Maar op welk niveau worden inkoopactiviteiten binnen de organisatie uitgevoerd? Hoe staat het met de kennis en ervaring van medewerkers als het gaat om het omgaan en realiseren van veranderingen? Welke kansen en risico’s zijn er op dit gebied? Een eerste inschatting hiervan is belangrijk. Als je medestanders wilt voor je toekomstvisie zal je ook een realistisch pad moeten kunnen schetsen. Verandermanagement biedt daarbij de tools om een globale veranderstrategie te formuleren. Immers, als je een nieuwe situatie nastreeft, zal je ook de weg ernaar toe moeten schetsen.
- Wie betrek je erbij? Kennis van processen en systemen en inzichten hoe je met elkaar veranderingen realiseerd vraagt om betrokkenheid van personen uit diverse geledingen binnen en soms ook buiten de organisatie. Een slimme keuze van diegenenen die je bij de oriëntatie betrekt zorgt dan ook in een vroeg stadium voor kennis en draagvlak.
Dit zijn slechts een aantal vragen die bijdragen aan het vaststellen of een project levensvatbaar lijkt. Als dat zo is, dan kun je alle bevindingen en relevante overwegingen in een projectvoorstel vastleggen. Zo’n voorstel biedt een helder uitgangspunt om een Business Case op te stellen.
Of je kunt de conclusie trekken om dit niet te doen. Bijvoorbeeld omdat de oriëntatie heeft laten zien dat de al beschikbare software onvoldoende wordt gebruikt. Of omdat er eerst andere aandachtspunten moeten worden aangepakt.
E-proQure helpt
Spreekt SLiM jou aan en wil je leren hoe je het model kunt toepassen binnen je organisatie? Volg dan één van onze workshops. Andere vragen? Stuur dan een e-mail en wij nemen contact op.
In de volgende nieuwsbrief besteden we aandacht aan de tweede fase uit het SLiM-model: de business case.
