Spendanalyse is van de inkooptools de meest ontwikkelde functionaliteit van inkoopsoftware. Een spendanalyse brengt financiële en inkoopdata samen waarmee je veel voordelen kunt behalen voor je organisatie; van kostenreductie en budgetteren tot het realiseren van beleidsdoelstellingen.
Wat is een spendanalyse?
Een spendanalyse is het proces van het verzamelen, opschonen, classificeren en analyseren van inkoop- en financiële gegevens.
Een basale spendanalyse biedt al veel voordelen, zoals kostenreductie, gezamenlijk inkopen en voldoen aan de rechtmatigheidsverplichting. Andere voordelen, zoals contract compliance of het realiseren van beleidsdoelstellingen, kosten meer tijd en inspanning. Zeker wanneer data geclassificeerd en verrijkt moeten worden.
Voordelen van een spendanalyse voor de overheid
Een spendanalyse biedt overheden voordelen om de inkoop- en financiële gegevens optimaal te benutten binnen hun organisatie, we noemen er zeven.
- Kostenreductie: Veel inkoopadviseurs wordt gevraagd naar de mogelijkheden om meer met minder te doen terwijl de budgethouders en inkopers wel dezelfde kwaliteit willen. De spendanalyse geeft inzicht in de kansen tot kostenverlaging.
- Gezamenlijk inkopen: Overheden worden gevraagd om door gezamenlijk in te kopen proceskosten te besparen en schaalvoordelen te behalen. Wanneer je spenddata verzamelt op één plek, wordt het gemakkelijker om de informatie te consolideren en gezamenlijke leveranciers en inkoopcategorieën te ontdekken alsook de besparingsmogelijkheden.
- Lokaal inkopen is binnen overheden en ook binnen de zorg een hot issue. Vaak genoeg wordt de inkopers verweten dat ze te weinig lokaal inkopen. Harde data, zoals het percentage lokale, regionale en nationale inkopen, geven inzicht in de mate waarin en welke categorieën lokaal worden ingekocht.
- Voldoen aan rechtmatigheid: De juridische vereisten en het toezicht daarop zijn de afgelopen jaren door de herziene Aanbestedingswet 2012 en inkoopbeleidsrichtlijnen aangescherpt. Indien het inkoopvolume van een bepaald inkooppakket bekend is, kan bepaald worden of deze aanbestedingsplichtig is.
- Contract compliance: Iedere inkoper bewaart een overeenkomst na het afsluiten in zijn la of dossier. Het contract wordt niet eerder gelicht dan het moment waarop er weer sprake is van een aflopend contract. Het aantal contracten is de laatste jaren met name binnen de overheid (sociaal domein) bijna verdubbeld waardoor het belang is vergroot. Door het verrijken van spenddata met contractdata ontstaat inzicht in onder andere:
- leveranciers die niet compliant zijn waarvan wel spenddata bekend zijn maar waarmee geen contract is gesloten;
- de mate waarin lopende contracten daadwerkelijk worden gebruikt bij de gecontracteerde leveranciers (contract compliance);
- inkoopcategorieën waar sprake is van veel leveranciers en geen contract(en).
- Prognose en budgettering: Jaarlijks worden de budgethouders gevraagd om inzicht te geven in de budgetten voor het komende jaar. De spendanalyse biedt inzicht in de kosten per categorie en per afdeling per jaar of over meerdere jaren, waardoor ook trends zichtbaar worden.
- Realiseren beleidsdoelstellingen; Veel organisaties in de overheid hebben een inkoopbeleid opgesteld en daarin doelstellingen opgenomen over lokaal/regionaal ondernemen en maatschappelijk verantwoord ondernemen. Door spendanalysedata te verrijken met postcodegegevens van leveranciers, duurzaamheids- en sociale criteria wordt inzicht verkregen in de mate waarin de beleidsdoelstellingen zijn gerealiseerd.
Het E-proQure Vendor Landscape Onderzoek biedt inzicht
In het E-proQure Vendor Landscape onderzoek lees je welke softwareleveranciers over spendanalyse of spend management functionaliteit beschikken. Een spendanalyse biedt alleen voordelen wanneer deze regelmatig wordt gemaakt en op de conclusies daadwerkelijk actie wordt ondernomen.
Zie jij nog meer voordelen van een spendanalyse? Of heb je andere ervaringen met spendanalyse? Reageer op deze blog of neem contact met mij op.
