Uit onderzoek blijkt dat een actieve en zichtbare opdrachtgever dé belangrijkste succesfactor is bij verandertrajecten. In de praktijk zien we dit lang niet altijd terug. Regelmatig komt het voor dat de projectmanager bij bijvoorbeeld implementatie van een e-procurement proces presentaties aan medewerkers geeft waarbij de opdrachtgever onzichtbaar is. Dit vermindert de medewerkersbetrokkenheid. Hoe zorg je er nu voor dat die opdrachtgever een actieve en zichtbare ‘sponsor’ wordt van jouw project? Ik bespreek vijf tactieken.
Bij verandertrajecten, zoals het maken van een businesscase of de implementatie van een ERP-systeem, wordt een projectgroep samengesteld. Vaak is de projectleider, medewerker HR, communicatiemedewerker of een change consultant verantwoordelijk voor de veranderkundige aspecten (lees ook de blog Waarom verandermanagement zo belangrijk is). De taak van de veranderexpert is onder andere de opdrachtgever een zichtbare en actieve rol in het project te laten vervullen om het project te laten slagen.
Een voorbeeldcasus: Businesscase P2P bij een grote onderwijsinstelling
Jan Driessen, Hoofd financiën, en Marijke Groen, strategisch inkoopadviseur, zijn beiden werkzaam bij een grote onderwijsinstelling. Ze zijn gevraagd om een businesscase te ontwikkelen voor het geautomatiseerd ondersteunen van het operationele inkoopproces (ofwel: P2P-proces). De CFO wordt als opdrachtgever aangewezen voor het project.
Nadat de businesscase voor het operationele inkoopproces is opgesteld, geven Jan en Marijke diverse presentaties voor de directie, bestellers en andere gebruikers. De CFO is nauwelijks of niet aanwezig bij de presentaties en beperkt zichtbaar. Een afspraak maken voor het bespreken van de voortgang is nauwelijks mogelijk. Het draagvlak voor het project binnen de organisatie is 2 maanden na implementatie beperkt. Zes maanden na implementatie blijkt dat slechts 20% van alle orders via het systeem te verlopen en 80% buiten het systeem om te worden besteld.
Hoe daag je in deze casus de opdrachtgever uit om een actieve en zichtbaar bijdrage te leveren aan een project?
Vijf tactieken
- Ondersteuning achter de schermen vragen
Het meest effectieve middel is de opdrachtgever te betrekken bij het opstellen van communicatieplannen, activiteiten en ontwikkelen van hulpmiddelen (zoals presentaties of video’s, maar ook e-mails en nieuwsbrieven). En zorg ervoor dat de opdrachtgever een bijdrage levert en zichtbaar is bij relevante meetings, roadshows en MT-sessies. - Coach de opdrachtgever
De opdrachtgever is zich vaak niet of onvoldoende bewust van zijn rol bij een project. Hij laat de presentaties of bijeenkomsten maar al te graag over aan de projectleider of het projectteam. Door de opdrachtgever het belang en effect van zijn zichtbaarheid en zijn actieve rol uit te leggen, zal zijn bijdrage merkbaar verbeteren. Feedback en coaching bij de invulling ervan draagt daaraan bij. Voorwaarde voor succesvolle coaching is dat er tussen de opdrachtgever en de veranderexpert een vertrouwensband is of wordt opgebouwd. - Organiseer bijeenkomsten
Organiseer regelmatig periodieke bijeenkomsten of communicatiemomenten, waarbij de projectvoortgang wordt besproken. Herhaal altijd de belangrijkste boodschap en biedt de mogelijkheid om vragen te beantwoorden. En deel eveneens de successen. Zorg ervoor dat de opdrachtgever hieraan zichtbaar en actief een bijdrage levert. Leden van de projectgroep kunnen dan vragen stellen en feedback geven over de rol en betrokkenheid van de opdrachtgever. - Zorg dat de opdrachtgever in gesprek gaat met de medewerkers
Door face to face gesprekken, speeches, video’s en ook geschreven communicatie komt de opdrachtgever rechtstreeks in contact met de medewerkers. De noodzaak tot verandering wordt daarmee door de opdrachtgever zelf versterkt en gedeeld met de organisatie. Zeker de face-to-facegesprekken bieden de mogelijkheid tot discussies met medewerkers over de impact van het project en de veranderingen voor hen. - Spreek de opdrachtgever aan op zijn rol
Door de opdrachtgever aan te spreken op zijn/haar verantwoordelijkheid om dit project te laten slagen, wordt hij gestimuleerd zijn rol te vervullen. Dit kan concreet worden ingevuld door bijvoorbeeld het geven van feedback op presentaties en het vaststellen en volgen van concrete doelstellingen (denk aan minimaal 1 contactmoment per kwartaal, minimaal 1 nieuwsbrief per kwartaal met een bericht van de opdrachtgever).
Een succesvolle case: Implementatie e-aanbesteden top-25 gemeente
Team Inkoop wordt gevraagd om een nieuw tendersysteem te implementeren, inclusief een aantal koppelingen waardoor de administratieve lasten konden worden verlaagd.
Voor de technische implementatie wordt een stuurgroep ingesteld. De opdrachtgever is het teamhoofd Inkoop. De projectleider bespreekt vooraf het belang van het project en van een actieve en zichtbare rol daarbij voor de opdrachtgever. Deze geeft aan dat hij een groot belang bij slagen van het project heeft. De administratieve lasten moeten worden verlaagd.
Maandelijks wordt er een stuurgroepoverleg belegd. De opdrachtgever is aanwezig bij het vieren van alle successen, zoals de eerste digitale tender via het nieuwe systeem. Ook is de opdrachtgever er altijd om de aftrap te verzorgen van belangrijke bijeenkomsten, zoals de kick-off meeting van het project. De projectleider bespreekt maandelijks de voortgang met de opdrachtgever en deze grijpt waar nodig in. Ook geeft deze feedback aan de opdrachtgever op de invulling van zijn/haar rol gedurende het project. Mede door de betrokkenheid van de opdrachtgever wordt het project met slechts een maand vertraging en binnen budget naar tevredenheid van alle belanghebbenden opgeleverd.
Hoe pas je dit toe bij jouw inkoopdigitaliseringstraject?
Een actieve en zichtbare opdrachtgever is de belangrijkste succesfactor bij veel verandertrajecten. Ik heb vijf tactieken besproken hoe je kunt zorgen voor die zichtbaarheid. Heb jij moeite om je opdrachtgever actief en zichtbaar te betrekken bij jouw inkoopdigitaliseringsproject? En wil je weten hoe je deze tactieken in jouw situatie en binnen jouw organisatie kan invullen? Neem dan contact met me op.
