Handvatten om op een succesvolle wijze de menselijke en operationele aspecten van een bestelproces en betaalproces in te richten. Hierover ging de kennisbijeenkomst van Inkoopmeesters voor financiële en inkoopprofessionals uit het onderwijs op 10 april jl.
Hoewel de onderwijssector een grote verscheidenheid kent als het gaat om organisatieomvang en budgetten (van minder dan 10 miljoen tot soms honderden miljoenen euro’s) gaat het toch vaak om grote uitgaven. Het betreft grofweg een spend van 20% van de totale uitgaven van het onderwijs ofwel 6 miljard, 80% daarvan bestaat uit personeelsuitgaven.
Verbetermogelijkheden zijn vooral te vinden in het bestelproces (mensen die niet in de inkoop werken zeggen ook wel inkoopproces). Logisch dat veel onderwijsinstellingen werken of bezig zijn met de voorbereiding, selectie of implementatie van (het geheel of delen van) het bestel- en betaalproces. Zoals binnen veel sectoren met wisselend succes.
Het menselijke aspect bij verandertrajecten
Kennispartner en gecertificeerd verandermanager Antoinette Vriend, momenteel werkzaam bij een onderwijsinstelling, belichtte deze dag de veranderkundige aspecten van het proces. Juist bij implementatie van een P2P-systeem is de menselijke kant van veranderen zo belangrijk, omdat:
- het proces veel verschillende groepen gebruikers raakt;
- het project een verandering van systemen, processen en werkwijze betreft;
- een belangrijk deel van de gebruikers (o.a. aanvrager/besteller) geen inkoopprofessional is;
- er meerdere ondersteunde afdelingen (Financiën, Inkoop, Goederenontvangst, ICT, HR) betrokken zijn bij het project, die allemaal onderdeel uitmaken van het ondersteunende proces.
Sleutels tot succes bij een verandertraject zijn een actieve en zichtbare Opdrachtgever (sponsor), het op een gestructureerde wijze integreren van project- en verandermanagement en een optimale samenwerking. Uit de discussie bleek dat veel organisaties worstelen met het stellen en handhaven van de kaders en de rol van de sponsor daarbij. Download hier de presentatie van Antoinette Vriend
Het bestelproces bij Bosch
Marcel Bressers, van achtergrond techneut en inkoper, is commodity buyer bij Bosch en auteur van onder andere het boek ‘Inkoopwijzer’. Vanuit zijn kennis en ervaringen, onder andere met Six Sigma, deelt Marcel zijn ervaringen met inkoop in de industrie. Dit keer tijdens de kennisbijeenkomst bij Inkoopmeesters aan de hand van een casus.
De casus toegelicht
Bosch is in 2012 gestart met centrale inkoop van de indirecte spend. Gezien het aantal orders per jaar en de proceskosten hebben we het hier over serieus geld als het gaat om de proceskosten die met het bestel- en betaalproces gemoeid zijn.
| Kerngegevens Bosch | |
| Omzet |
€ 7,8 miljard |
| Medewerkers |
400.000 (waarvan 1.180 corporate inkopers) |
| Divisies en companies |
13 divisies, 270 company codes |
| Leveranciers |
45.000 (doel ultimo 2018: 37.000) |
|
Aantal orders per jaar |
> 3.000.000 |
| Proceskosten actueel houden leverancier |
€ 3.000,- per jaar |
| Proceskosten inkooporder |
€ 130,- |
| Proceskosten factuur |
€ 30,- |
| Proceskosten order via elektronische catalogus |
€ 28,- |
| Aantal SAP ERP-systemen |
45 |
Bressers stelt dat een goedlopend proces dertig euro kost. Echter in de praktijk ziet hij bij verschillende organisaties vaak een verstoord proces. Dit wordt ofwel veroorzaakt door een discrepantie tussen opdracht of levering en de factuur ofwel door een afwijking van prijs of aantal producten.
Hij beschrijft het inkoopproces in maar liefst twaalf stappen. Om maar aan te geven hoe complex en foutgevoelig het proces is, waarbij in veel gevallen verspillingen (verstoringen) optreden. Voor de inkoper is continue interne en externe afstemming cruciaal om een optimaal resultaat te bereiken met een zo laag mogelijke Total Cost of Ownership (TCO).
Het aantal door Bressers omschreven stappen is een indicatie van de complexiteit van het proces en de hoeveelheid tijd die het kost om steeds hetzelfde proces te doorlopen. De inzet van tools bij het operationele inkoopproces kan hiertoe een positieve bijdrage leveren en leidt uiteindelijk tot minder fouten, kortere doorlooptijden van de order en effectievere communicatie. Bosch werkt dan ook met tools voor het bestelproces en betaalproces. Dit om het aantal stappen efficiënt te doorlopen, eventuele verspilling te elimineren en om effectief intern en met de leveranciers te communiceren. Download hier de presentatie van Marcel Bressers
Nieuwe tool Inkoopmeesters
Directeur Jean-Paul Roegies van Inkoopmeesters lichtte tot slot tijdens hun event op 10 april ook de ontwikkeling van hun nieuwe P2P-tool voor het onderwijs toe. Meer daarover in het artikel over de nieuwe tool van Inkoopmeesters
