Op dit moment merken we bij veel klanten dat ict-projecten, ook inkoopdigitaliseringstrajecten, vertragen of on hold worden gezet. Het tekort aan ICT-ers wordt als belangrijkste oorzaak voor de vertraging van ICT-projecten genoemd. Toch zie ik in de praktijk meerdere oorzaken voor de vertragingen. Er zijn echter diverse creatieve oplossingen mogelijk. In deze blog lees je over vier veel voorkomende oorzaken van vertraging en over enkele maatregelen om dit tegen te gaan.
Tekort ICT-ers raakt ICT-projecten hard
Het tekort aan ICT-ers wordt genoemd als belangrijkste oorzaak voor de rem op ICT- projecten. De groei van de IT-sector is naar verwachting bijgesteld voor 2022 naar 4,5% (bron:ING). Ruim 44% van de bedrijven ziet het tekort aan personeel als een rem op de verdere groei. Ook de overheid kampt met een groot tekort aan IT’ers waardoor projecten vertragingen oplopen en er diverse problemen ontstaan. ICT-projecten bij meer dan driekwart van de overheidsinstanties lopen vertraging op. Dit heeft veel effect op overheidsprojecten, veel projecten lopen vast, worden uitgesteld of blijken te duur. Circa driekwart van de lokale overheden lukt het niet om de benodigde versterking voor de IT-afdeling aan te trekken. Toch worden de tekorten niet alleen veroorzaakt door de situatie op de arbeidsmarkt. Er meerdere oorzaken waardoor capaciteitsproblemen ontstaan.
4 belangrijke oorzaken en mogelijke maatregelen
- Optimistische planning van het project
Een optimistische planning is, als deze niet realistisch en haalbaar is, een middel dat de werkdruk op projectteams onnodig vergroot. Een optimistische planning wordt soms gemaakt uit strategische of politieke overwegingen. Het projectteam komt onder druk te staan door de (niet-realistische) deadlines. Met als gevolg dat er verkeerde beslissingen worden genomen en uitval van medewerkers ontstaat. Dit met vertraging tot gevolg. Zorg daarom dat je met de projectgroep en leverancier een realistische planning opstelt.
- Veel ICT-projecten lopen tegelijkertijd
De grote behoefte aan digitalisering binnen organisaties leidt ertoe dat meerdere ICT-projecten tegelijkertijd lopen, al dan niet onderverdeeld in programma’s. In de praktijk zie ik dat directie en MT het lastig vinden om met de vele projecten het overzicht te houden en prioriteiten te stellen. Door het werk te versnipperen over veel verschillende projecten (of andere taken) ontstaan wachttijden en onevenredig hoge druk op de beschikbaarheid van medewerkers. Bijvoorbeeld omdat deze worden ingezet op meerdere projecten en omdat problemen gaan ontstaan met het tijdig uitvoeren van de dagelijkse werkzaamheden. Met als resultaat dat projecten veel vertraging oplopen en wederom de uitval van medewerkers oploopt. Een mogelijke beheersmaatregel is portfoliomanagement. Dit houdt in dat de voortgang van het portfolio getoetst wordt op elementen als doelrealisatie, uitputting van capaciteit en realisatie van strategische doelen. Deze analyse ondersteunt het MT en directie om besluiten te nemen inzake de prioriteitsstelling van projecten.
- Projectteamleden onvoldoende bekwaam
Het gebrek aan expertise en/of capaciteit is een issue dat bij veel organisaties speelt. Met als gevolg dat het werk op een beperkt aantal experts rust, waardoor de continuïteit van ICT-projecten sterk afhankelijk is van een beperkt aantal (externe) experts. De expertise betreft niet alleen kennis over het desbetreffende vakgebied, maar ook kennis van het projectmatig werken aan ICT-projecten en wat daarbij komt kijken. Door de taken en rollen waar mogelijk te verdelen over meerdere personen is de continuïteit van het ICT-project beter geborgd, en kan de werkdruk worden verdeeld.
- Aanvullende wensen en eisen
Bij de implementatie van ICT-projecten zien we ook dat gaandeweg de implementatie nieuwe wensen ontstaan die niet eerder onderdeel van het project waren. Een deel ervan is onvoorzien en noodzakelijk. Een deel ervan is ‘nice to have’ en niet noodzakelijk maar leidt wel tot meer werk, geld en een langere doorlooptijd. Zorg er daarom voor dat de stuurgroep en de projectleider strak stuurt op de afgesproken scope, eisen en wensen, tijd en geld.
Conclusies
Veel ICT-projecten, inkoopdigitaliseringstrajecten niet uitgezonderd, is de beschikbare capaciteit een probleem. Bij zowel het bedrijfsleven als de overheid leidt dit tot enorme vertragingen van projecten. Krapte op de arbeidsmarkt is één van de redenen. Gebrekkige planning, prioriteitstelling en discipline versterken de druk op beschikbare menskracht of zijn soms de directe oorzaak van tekorten die leiden tot vertragingen.
Wil jij de doorlooptijd van jouw inkoopdigitaliseringstraject te verkleinen? Begin dan eerst met het vaststellen van de beschikbare capaciteiten en stel op basis van prioriteiten haalbare planning op.
