Eind september heeft de Europese Commissie (hierna: EC) nieuwe regels aangenomen voor elektronische formulieren voor de bekendmaking van (Europese) aanbestedingen. Middels een nieuwe Uitvoeringsverordening ((EU)2019/1780) introduceert de EC nieuwe elektronische formulieren, de die de huidige gaan vervangen. Eurocommissaris Elżbieta Bieńkowska verwacht het hiermee voor bedrijven aantrekkelijker te maken om deel te nemen aan aanbestedingstrajecten. Ook krijgen burgers hiermee meer inzicht in de besteding van belastinggelden.
Sinds 1 juli 2017 e-aanbesteden in Nederland verplicht
Sinds 1 juli 2017 verlopen aanbestedingen in Nederland elektronisch (zie link). Dit zorgt voor meer concurrentie en maakt het voor bedrijven gemakkelijker zich in te schrijven op aanbestedingen. Ook verlopen hierdoor procedures transparanter en efficiënter. Voor de aanbesteder moet het leiden tot lagere administratieve lasten. In Nederland worden (Europese) aanbestedingen en informatie daarover gepubliceerd op Tenderned. Voor overheidsopdrachten boven de gestelde Europese drempelwaarden is het gebruik van de e-formulieren verplicht.
Van 25 naar 6 elektronische formulieren
Onder het bestaande regime van (EU 2015/1986) bestaan 25 verschillende standaardformulieren. De nieuwe Uitvoeringsverordening brengt het aantal standaardformulieren terug naar zes algemene formulieren. De zes formulieren zijn respectievelijk van toepassing op de fasen van planning, mededinging/concurrentiestelling, vooraankondiging van directe gunning, resultaten, contractaanpassingen en veranderingen.
In een annex (link) wordt het gebruik en de invulling van de zes nieuwe e-formulieren per specifieke bekendmaking uitgewerkt in twee tabellen inclusief een leesinstructie.
Tot 2023 de tijd IT-systemen aan te passen
Nationale overheden waaronder Nederland hebben vier jaar na het van kracht worden van de nieuwe verordening, dus tot medio oktober 2023, de tijd om de diverse IT-systemen aan te passen en zich voor te bereiden op het gebruik van de nieuwe formulieren. De Commissie lijkt met het oog op nationale en lokale kenmerken en behoeften, een zekere mate van flexibiliteit over te willen laten aan de lidstaten en overheden bij het implementeren van de verordening. De nieuwe verordening is momenteel nog uitsluitend in het Engels te raadplegen, en nog niet gepubliceerd in het Publicatieblad van de EU.
Verwacht wordt dat de handleiding van TenderNed hierop tijdig wordt aangepast. Bij alle commerciële aanbestedingsplatformen die t-senders (link) zijn, zijn de formulieren geïntegreerd met Tenderned en TED.
Vergroten van kansen groene, sociale en innovatieve opdrachten
De Europese Commissie verwacht dat de verordening de kansen voor bedrijven voor het aantrekken van publieke contracten voor groene, sociale en innovatieve opdrachten zal vergroten. Dit in lijn met in 2017 reeds gelanceerde plan Succesvolle overheidsopdrachten in en voor Europa. Dit plan is gericht op het strategisch inzetten van overheidsopdrachten om een beter rendement op hun investering te verkrijgen en eveneens innovatie, inclusiviteit en concurrentie te bevorderen. Het e-aanbesteden en het gebruik van de nieuwe e-formulieren moet hier een bijdrage aan gaan leveren.
Meer informatie?
Kijk hier voor een overzicht standaardformulieren of lees onze blog over e-aanbesteden. Wil je alles weten over de inzet van inkoopdigitalisering in de publieke sector, volg dan onze workshop e-Procurement publieke sector.
