Het SLiM-model staat in de belangstelling. Steeds meer bedrijven en publieke organisaties passen het toe. In onze vorige blogs hebben we het SLiM-model geïntroduceerd en de Oriëntatie-, Business Case- en Selectie fase toegelicht. In deze blog komt fase 4 Implementatie aan bod.
Implementatie van nieuwe inkoopsoftware of grootschalige upgrade van inkoopsoftware die al in gebruik is, krijgt vaak te weinig aandacht. Meestal voelt het doorlopen van fase 1 Oriëntatie, fase 2 Business Case en fase 3 Selectie als een grote krachtsinspanning. En dat is het ook. Maar als het gaat om het daadwerkelijk beschikbaar stellen van functionaliteit van software binnen de organisatie en het genieten van de voordelen, dan zijn de achterliggende fasen noodzakelijk voorbereidingen. Deze fasen overslaan of ff snel doen, werkt altijd negatief op het projectresultaat. In fase 4 Implementatie wordt het resultaat van al dat voorwerk geïncasseerd. Het is de vertaalslag vanuit de Business Case en het contract met een softwareleverancier(s), naar werkende inkoopsoftware waar medewerkers blij mee zijn. Wat zijn hierbij de belangrijkste stappen? Ben je nieuwsgierig geworden? Lees dan snel verder.
SLiM-model
Het succesvol ondersteunen van inkoopprocessen met de juiste tools is cruciaal voor het succes van inkoop. Helaas blijkt uit onderzoek dat 70% van de doelstellingen e-Procurement projecten niet worden gerealiseerd. SLiM helpt inkopers bij het ontwikkelen en uitvoeren van succesvolle e-Procurement projecten. Het gaat uit van duidelijke en haalbare doelstellingen en stimuleert het continu verbeteren. SLiM biedt overzicht door de opdeling in zes logische, opeenvolgende stappen met elk een duidelijk doel. SLiM heeft drie pijlers voor succesvol digitaliseren: draagvlak, projectmanagement en verandermanagement. De vierde fase in SLiM is implementatie van inkoopsoftware.
Implementatie van inkoopsoftware, hoe moet dat?
De implementatie van inkoopsoftware is een complexe klus. Er zijn vaak collega’s van verschillende afdelingen en leveranciers bij betrokken. Het vraagt om teamwerk. Neem bijvoorbeeld de implementatie van Purchase-to-Pay software. Dan heb je al snel te maken met collega’s van operationele inkoop, contractmanagement, crediteurenadministratie, IT en adviseurs van hrm en -kwaliteitsmanagement. En natuurlijk de medewerkers van de leverancier van de inkoopsoftware, alle leveranciers van jouw organisatie en externe adviseurs, die betrokken zijn. En dan vergeten we nog bijna alle collega’s die het systeem gaan gebruiken om hun behoeften aan producten en diensten kenbaar te maken. Implementatie is veel meer dan het technisch werkend opleveren van inkoopsoftware. Er is veel aandacht nodig voor de gebruikers. Want die krijgen te maken met nieuwe systemen waarbij schermen er anders uit zien en anders werken. En vaak zijn de onderliggende processen of workflows geoptimaliseerd, waardoor zij ook anders moeten gaan werken. Gelukkig hebben we in alle voorafgaande fasen al de nodige aandacht besteed aan mensen en de veranderingen waarmee zij te maken krijgen. Dit komt nu goed van pas. De Business Case en het leverancierscontract met de bijbehorende SLA zijn belangrijk bouwstenen voor het implementatieplan.
Implementeren van inkoopsoftware in de praktijk
Bij het doorlopen van de Implementatiefase zijn enkele vragen cruciaal:
- Wat gaat er voor de betrokken medewerkers veranderen? Nu komt alles bij elkaar. In de fasen Oriëntatie en Business Case is duidelijk geworden welke processen zijn betrokken en of deze worden geoptimaliseerd. Dat betekent dat taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de direct betrokken collega’s worden aangepast. Maar ook als dit door werkt in de samenwerking met leveranciers, moeten ook de medewerkers bij leveranciers worden betrokken. Dat vraagt eerst training van de betrokken medewerkers en daarna coaching. Maar ook de managers van deze medewerkers moeten worden begeleid om dit allemaal in goede banen te leiden. Kortom een stevige veranderkundige opgave.
- Heeft de nieuwe inkoopsoftware de tests goed doorstaan? Om met nieuwe inkoopsoftware te kunnen gaan werken is een zorgvuldige technische implementatie noodzakelijk. Naast het installeren van de nieuwe inkoopsoftware betekent dit het specifiek inrichten van de software voor jouw organisatie. Daarnaast is het werkend opleveren van de noodzakelijke koppelingen met andere systemen een belangrijk aandachtspunt. Ook in de andere blogs over SLiM gaven we al aan dat deze koppelingen vaak vertragingen opleveren en extra investeringen vragen! Als de inrichting en koppelingen technisch zijn gerealiseerd, dan moet er uitgebreid getest worden op basis van praktijk casussen.
- Hoe kom je van A naar B? En dan komt het moment in zicht dat de inkoopsoftware die nu in gebruik is, wordt uitgefaseerd en de nieuwe inkoopsoftware in gebruik wordt genomen. Een spannend moment waarop blijkt of mensen en systemen echt berekend zijn op de vaak gedeeltelijk nieuwe taken en of alle betrokken bedrijfsprocessen zonder hick-ups doorlopen. Bij het live gaan kan gekozen worden voor een big bang scenario of voor een gefaseerde introductie. De keuze is sterk afhankelijk van de betreffende organisatie en om welke processen het gaat. Inzicht in de risico’s per scenario helpen bij het maken van een goede keuze. Door ervoor te zorgen dat er tijdens de eerste weken waarin het nieuwe systeem gebruik wordt een team met specialisten beschikbaar is, dat direct met problemen aan de slag gaat, kan voorkomen worden dat er te veel hinder ontstaat voor klanten en teleurstelling bij de betrokken medewerkers.
In een succesvol traject is implementatie al tijdens de Selectiefase aan de orde geweest. Immers de leveranciers van de geselecteerde inkoopsoftware heeft vaak ook een belangrijke rol bij de implementatie. Dit is ook voor deze leverancier een belangrijke eerste proeve van bekwaamheid en vraagt aan de kant van inkoop dat contractbeheer en prestatiemanagement geïmplementeerd zijn.
E-proQure helpt
Spreekt SLiM jou aan en wil je leren hoe je het model kunt toepassen binnen je organisatie? Volg dan één van onze workshops. Andere vragen? Stuur dan een e-mail naar info@e-proqure.nl en wij nemen contact op.
In de volgende nieuwsbrief besteden we aandacht aan een andere fase uit SLiM: de Gebruiksfase.
