SLiM werkt: Fase 6 Vervanging

Het SLiM-model staat in de belangstelling. Steeds meer bedrijven en publieke organisaties passen het toe. In onze vorige blogs hebben we het SLiM-model geïntroduceerd en de eerste vijf fasen besproken. De cirkel is nu bijna rond! In deze blog komt fase 6 Vervanging aan bod. We gaan in op mogelijke aanleidingen tot vervanging van systemen, De nieuwe inkoopsoftware is al lang niet nieuw meer. Het gebruik is meer ‘business as usual’. Er zijn al een aantal optimalisatie slagen gemaakt tijdens fase 5 Gebruik. Omdat processen ontwikkelen en er behoefte ontstond aan nieuwe functionaliteit, die in de bestaande software kon worden gerealiseerd. Omdat de leverancier een nieuwe release beschikbaar stelde en het voordelig bleek om deze te implementeren. Of omdat er gezien de schaarste aan gekwalificeerde medewerkers de behoefte ontstond om meer taken te automatiseren, wat ook binnen de bestaande software mogelijk was. Verschillende voorbeelden van optimalisaties. Maar een keer komt het einde van de levenscyclus van inkoopsoftware binnen een organisatie in zicht. Dan start fase 6 uit SLiM: Vervanging.

Afscheid nemen is een beetje doodgaan

Een effect dat we vaak zien is dat afscheid nemen ook pijn doet. Over inkoopsoftware die in gebruik is binnen een organisatie zijn altijd wel opmerkingen. Het gaat te langzaam of te snel, dit moet tot handiger kunnen, wie heeft bedacht deze knop daar te plaatsen, waarom kan ik hier deze informatie niet in zien enzovoort. Gelukkig kunnen er vaak verbeteringen worden aangebracht. Maar een keer komt het einde. Zodra dat in zicht komt, zie je regelmatig een reactie bij gebruikers waaruit je kunt afleiden dat ze nog geen zin hebben in iets nieuws. Reacties als ‘het gaat toch best lekker’ en ‘zo slecht werkt het helemaal niet’ doen vermoeden dat deze gebruikers zelf helemaal niet op veranderingen zitten te wachten. Er wordt regelmatig onderzocht wat de aanleiding is om na te gaan denken over de vervanging van software. De Aberdeen Group nam dit onderwerp in 2017 mee in een vragenlijst over ERP systemen onder CIO’s en dat leverde het volgende overzicht op: Zoals je ziet kunnen er verschillende aanleidingen zijn die tot dezelfde conclusie leiden: deze inkoopsoftware moet worden vervangen.

SLiM-model

Nu wordt duidelijk waarom SLiM een cyclisch model is! Immers je zou kunnen stellen dat je de fasen Oriëntatie – Business Case – Selectie – Implementatie en Gebruik ook lineair kunt weergeven. Maar zodra een afgewogen besluit tot vervanging is genomen, is het logisch om de vraag ‘Vervangen door wat?’ te gaan beantwoorden door SLiM opnieuw vanaf de fase Oriëntatie te gaan doorlopen. Uiteraard gebruik je alle kennis en ervaring uit de afgelopen cyclus als inbreng voor de nieuwe. Mogelijk kun je daardoor dit keer sneller vooruit. Dat is zeker het geval als je de business case in de fasen Selectie – Implementatie – Gebruik hebt meegenomen en hebt geactualiseerd en verrijkt met alle ervaringen die de organisatie heeft opgedaan. Het opnieuw doorlopen van SLiM biedt opnieuw structuur, afgebakende stappen en na iedere stap een duidelijk go / no go besluit. De zesde fase in SLiM is Vervanging. Een besluit tot vervanging markeert de start van een nieuwe cyclus.

Vervanging alleen na goed onderzoek

Zoals al aangegeven kunnen we verschillende redenen zijn om te besluiten om inkoopsoftware te gaan vervangen. Belangrijk is om dit besluit te nemen na zorgvuldig onderzoek. Daarbij moet vanuit verschillende perspectieven naar het vraagstuk worden gekeken. Een aanpak vanuit de perspectieven van de stakeholders die in de vorige fasen zijn benoemd, is hierbij goed bruikbaar. Deze inventarisatie levert ook zeer bruikbare informatie op voor de Oriëntatiefase die volgt op de fase Vervanging. Een ander aandachtspunt is, dat een eerste beeld moet bestaan of het daadwerkelijk mogelijk is de software te vervangen? Ook dit betekent al wat voorwerk voor de marktverkenning die in de fase Oriëntatie verder wordt opgepakt. Vervolgens moet een expliciet besluit worden genomen over de aanstaande vervanging van een systeem, waarbij de stakeholders binnen de organisatie tijdig moeten worden geïnformeerd.

Vervanging van inkoopsoftware in de praktijk

Bij het doorlopen van de fase Vervanging zijn een aantal stappen van belang:

Wat is de aanleiding? De aanleiding moet worden benoemd. Vaak zijn er verschillende aanwijzingen dat vervanging van inkoopsoftware verstandig kan zijn. Veel minder vaak worden deze systematisch benoemd en onderzocht. Het laatste is nu juist van belang om een onderbouwde beslissing te nemen op basis van de relevante criteria. Bepaal wat de belangrijkste aanleidingen zijn en hoe je gaat bepalen of deze zich daadwerkelijk voordoen. Begin bij de doelstellingen die zijn geformuleerd voor de inkoopsoftware, de mate waarin deze worden gerealiseerd en het antwoord op de vraag of deze actueel zijn. Deze vindt je terug in de laatste versie van de business case.
Onderzoek de aanleiding vanuit verschillende perspectieven. Bepaal welke stakeholders een groot belang hebben bij de software die je wilt gaan vervangen. Bekijk vanuit de verschillende belangen de consequenties van de vervanging. Dat kunnen zowel nadelen als voordelen zijn. Een benadering vanuit risico’s kan prima werken. Zijn bijvoorbeeld nu al alle leveranciers gekoppeld aan de inkoopsoftware en kunnen deze leveranciers door middel van self service al gegevens in het systeem muteren, dan weet je dat bij vervanging de impact aan de kant van deze leveranciers groot zal zijn. Ook hier is de laatste versie van de business case de leidraad.
Kapitaliseer ook: Probeer de uitkomsten de impact van de beslissing ook te kapitaliseren. De risico inventarisatie uit het onderzoek kan hier een hulpmiddel bij zijn. Het ook kunnen communiceren in Euro’s kan een krachtige ondersteuning zijn om tot besluitvorming te komen.
Zijn er wel alternatieven? Er moet een eerste inzicht zijn, dat er daadwerkelijk software wordt aangeboden of in ontwikkeling is, die de organisatie in de toekomst zou kunnen gebruiken. In de meeste gevallen is dit waarschijnlijk geen probleem. Maar soms, bij software die in de loop der jaren organisatie specifiek is geworden, is het van belang aan het antwoord op deze vraag tijd te besteden. Het spreekwoord is immers ‘Gooi geen oude schoenen weg voordat je nieuwe hebt’.

E-proQure helpt

De cirkel is rond. In zes blogs hebben we je meegenomen door het SLiM model. Je het een beeld gekregen van de inhoud per fase en vooral van het belang van de betreffende fase. Wil je de blogs teruglezen, dan vindt hier de blogs over het SliM model: fase 1 Oriëntatie, fase 2 Business Case, fase 3 Selectie, fase 4 Implementatie en Fase 5 Gebruik. Spreekt SLiM jou aan en wil je succesvol jouw e-Procurement traject doorlopen van valkuilen vermijden? Volg dan één van onze workshops. Andere vragen? Stuur dan een e-mail naar info@e-proqure.nl en wij nemen contact op.