Het SLiM-model staat in de belangstelling. Steeds meer bedrijven en publieke organisaties passen het toe. In onze vorige nieuwsbrieven hebben we het SLiM-model geïntroduceerd en de Oriëntatie-, Business Case-, Selectie en Implementatiefase toegelicht. In deze blog komt fase 5 Gebruik aan bod.
De nieuwe software is geïmplementeerd en ‘live’ gegaan. Als dat goed is verlopen lijkt de gebruiksfase niet veel voor te stellen. Niets is minder waar. Het doorlopen van fase 1 Oriëntatie, fase 2 Business Case, fase 3 Selectieen fase 4 Implementatie waren erop gericht om de tijdens de gebruiksfase verwachte prestaties in praktijk te ervaren. En zo de doelstellingen van het project te realiseren. Bovendien staat de wereld niet stil. Ook als software in gebruik is, worden aanpassingen in processen doorgevoerd en dat moet ook de software worden aangepast. Ook de softwareleverancier komt met updates. Nieuwe functionaliteiten die mogelijk ook voor jouw organisatie interessant zijn. Tijdens de gebruiksfase ben je steeds bezig met optimalisatie.
Kortom, tijdens de fase Gebruik valt er nog veel te winnen. Wat zijn hierbij de belangrijkste stappen? Ben je nieuwsgierig geworden? Lees dan snel verder.
SLiM-model
Het succesvol ondersteunen van inkoopprocessen met de juiste tools is cruciaal voor het succes van inkoop. Helaas blijkt uit onderzoek dat 70% van de doelstellingene-Procurement projecten niet worden gerealiseerd. SLiM helpt inkopers bij het ontwikkelen en uitvoeren van succesvolle e-Procurement projecten. Het gaat uit van duidelijke en haalbare doelstellingen en stimuleert het continu verbeteren. SLiM biedt overzicht door de opdeling in zes logische, opeenvolgende stappen met elk een duidelijk doel. SLiM heeft drie pijlers voor succesvol digitaliseren: draagvlak, projectmanagement en verandermanagement. De vijfde fase in SLiM is gebruik van inkoopsoftware.
Gebruik = optimaliseren!
Het gebruik van inkoopsoftware is in de eerste plaats een kwestie van ‘weten is meten’. Bij het maken van de business case en de selectie van software en leverancier hebben steeds het realiseren van de doelstellingen van het project voorop gestaan. Nu moet worden gemonitored of dit ook in de praktijk wordt waargemaakt en waar verder kan worden geoptimaliseerd. Vanuit de implementatiefase is er vaak nog een lijst met issues die moeten worden opgelost. Bewaak dit goed. En voor optimaliseren kunt u samen met de leverancier en bijvoorbeeld door process mining nagaan of het systeem optimaal wordt benut. Daarbij moet worden gekeken naar de prestaties als worden de processen adequaat ondersteund, zijn de gebruikerservaringen zoals beloofd, werkt de techniek (snelheid en stabiliteit) en wat zijn de kosten in de praktijk in vergelijking met de prognose. Dit steeds in vergelijking met de business case.
Daarnaast zien we dat de softwareleveranciers niet stil zitten. Er worden regelmatig nieuwe functionaliteiten toegevoegd en de look&feel wordt aangepast. En als het gaat om software in de cloud, dan komt dit alles vaak op de releasedatum voor jouw organisatie beschikbaar. Het vraagt intern goede procedures hoe hier mee om te gaan.
Maar ook de aan inkoop grenzende processen binnen jouw organisatie worden steeds ontwikkeld en aangepast. Inclusief de systemen die deze processen ondersteunen. De input naar en de output vanuit het inkoopsysteem naar andere systemen die gekoppeld zijn, moeten daarom ook steeds worden bewaakt.
Gebruik van inkoopsoftware in de praktijk
Bij het doorlopen van de Gebruiksfase zijn de volgende punten cruciaal:
- De prestaties van het systeem: Uit de business case, die geactualiseerd werd tijdens de selectie- en implementatiefase, kunnen de prestatie indicatoren worden afgeleid. Een aantal daarvan zijn gekenmerkt als kritische indicatoren (kpi). De prestaties moeten aan de hand hiervan regelmatig gemeten worden. Hiervoor kan het beste een protocol worden opgesteld, waarin niet alleen staat wat gemeten moet worden, maar ook hoe de meetresultaten worden geanalyseerd en hoe dit alles wordt gerapporteerd. De KPI’s worden periodiek intern en met de leverancier besproken.
- De prestaties van de leverancier: Een deel van de gemeten prestaties heeft betrekkingen op de leverancier. Worden de issues die openstaan goed opgelost, is de helpdesk van de leverancier goed bereikbaar, worden vragen snel beantwoord, krijgt je organisatie regelmatig informatie over nieuwe ontwikkelingen (zoals updates en nieuwe releases), zijn de facturen conform contract enzovoort. De resultaten van de prestatiemeting moeten in het begin zeer frequent en daarna regelmatig met de leverancier worden besproken. Om problemen structureel op te lossen en nieuwe ontwikkelingen tijdig in te passen.
- De prestaties van de interne organisatie: Het functioneel beheer van een veel gebruikt systeem vraagt een aanzienlijke inspanning en moet van hoge kwaliteit zijn. Het aanmaken van nieuwe gebruikers, het verwijderen van oude gebruikers, hetinstrueren van nieuwe gebruikers en het bieden van ‘eerste hulp bij ongelukken’ heeft grote invloed op de gebruikerstevredenheid.
- Nieuwe functionaliteiten niet direct beschikbaar stellen: Softwareleveranciers komen regelmatig met updates waaronder nieuwe functionaliteiten. Als jullie gekozen hebben voor een SAAS oplossing is er geen keuze, je maakt altijd gebruik van de laatste versie. En jouw collega’s zijn nieuwsgierig en proberen graag iets nieuws uit. Dat is een goede eigenschap. Maar maak intern goede afspraken hoe je na gaat of nieuwe functionaliteiten veelbelovend zijn en zo ja, hoe deze dan worden geïmplementeerd. Het testen van nieuwe functionaliteiten kan bijvoorbeeld in een afgeschermde omgeving. Want nieuwsgierig zijn en op eigen houtje testen in de productieomgeving is levensgevaarlijk.
Alle ingrediënten voor het succesvol gebruiken van nieuwe software is in de voorafgaande fasen binnen SLiM aan de orde geweest. Het is nu een kwestie van doen!
E-proQure helpt
Spreekt SLiM jou aan en wil je leren hoe je het model kunt toepassen binnen je organisatie? Volg dan één van onze workshops of maak een afspraak voor een incompany workshop bij jouw organisatie. Andere vragen? Stuur dan een e-mail naar info@e-proqure.nl en wij nemen contact op.
In de volgende nieuwsbrief besteden we aandacht aan de laatste fase uit SLiM: de Vervangingsfase.
