E-proQure Systems Lifecycle Management
E-proQure Systems Lifecycle Management is een methodiek en stappenplan voor het
- Plannen, organiseren en realiseren van
- Een optimale ICT ondersteuning van processen waarbij systemen in onderlinge samenhang
- De realisatie van organisatiedoelstellingen bevorderen en
- Waar mogelijk het niveau van de doelstellingen verhoogd.
Een uitgebreide beschrijving is te vinden in het 
E-proQure Vendor Landscape rapport.
Klik hier voor een gratis download van het rapport.
Het vaststellen van de beoogde toegevoegde waarde van een inkoopsysteem is een vereiste voor een selectie- en implementatietraject. Het ontbreken van de relatie tussen de doelstellingen en (functionele) eisen leidt dan ook veelal tot problemen en mislukkingen. Hoe stel je de toegevoegde waarde van een inkoopsysteem vast als basis voor betrokkenheid en succes?
“We hebben het selectieproces voor nieuwe inkoopsoftware afgebroken”
… dat horen we als kennispartner bij E-proQure wekelijks. Het is onderdeel van de vraag of en hoe wij het lopende selectieproces voor een nieuw inkoopsysteem bij organisaties kunnen reanimeren. De symptomen van de patiënt, het selectieproces, wijzen in de regel op doelloosheid of verwaarlozing. Dan wel op een combinatie daarvan.
Een goede oriëntatie en business case met een zakelijke onderbouwing van het project ontbreekt in de regel of voldoet niet. Het pakket van eisen is dan ook veelal niet gekoppeld aan organisatiedoelstellingen ofwel de beoogde toegevoegde waarde. Daarmee is het eisenpakket een op zich staand doel. Afwijkingen met het aanbod van leveranciers vormen daardoor een bron van tegenstelling. Soms onoverbrugbaar, soms kostbaar om op te lossen.
“Wie heeft deze eisen opgesteld en aan de hand waarvan?”’ vragen wij standaard. Het antwoord hierop duidt geregeld op een beperkte betrokkenheid van zowel de gebruikers als van senior management. Of het systeem bij dient te dragen aan meer dan alleen functionele eisen blijkt onderdeel van een black box.
“We hebben het selectieproces dus afgebroken”.
Dat kan anders ….
Doelgericht selecteren en de business case
Een goede business case voor het selecteren van nieuwe inkoopsoftware is van belang. Deze vormt immers de zakelijke onderbouwing en rechtvaardiging van het project. Daarbij zijn de investering in tijd, geld en andere middelen afgewogen tegen de beoogde voordelen: de toegevoegde waarde. In het merendeel van de aan ons voorgelegde situaties ontbreekt een (deugdelijke) business case.
De toegevoegde waarde van een investering in inkoopsoftware blijkt uit de mate waarin een systeem meetbaar bijdraagt aan de organisatiedoelstellingen. Het vaststellen van deze toegevoegde waarde heeft diverse voordelen die tijdens het selectie- en implementatietraject belangrijk zijn. Onder andere bij:
- het zorgen voor betrokkenheid en draagvlak bij senior management en andere belanghebbenden;
- het afwegen van alternatieve oplossingen;
- het afwegen van eventuele bestedingen uit het budget “Onvoorzien”;
- het vaststellen van de gevolgen van het niet tot een keuze kunnen komen.
Daarnaast verbreedt het vaststellen van de toegevoegde waarde de blik het geheel van processen en werkwijzen die relevant zijn en die worden beïnvloed.
Tijdens het selectieproces kans steeds worden teruggegrepen op de gevolgen van keuzes op de beoogde doelstellingen. De keuze en definitie van doelstellingen en toegevoegde waarde is dus van cruciaal belang.
https://e-proqure.nl/e-procurement-business-case/” button=”
Lees meer over het opstellen van de business case
Een zestal doelstellingen en het belang ervan
Als interim CFO ben ik regelmatig betrokken bij en verantwoordelijk voor verandertrajecten. Vanuit het gezichtspunt van het senior management moet de focus daarbij gericht zijn op de bijdrage van investeringen aan de doelstellingen van een organisatie.
Voor elke organisatie zijn de strategische doelstellingen in te delen naar een zestal typen:
- Procesefficiency
- Proceskwaliteit
- Financiële prestaties
- Informatievoorziening
- Compliance
- Governance
De omgeving (branche, wetgeving, concurrentie, technologische ontwikkelingen, e.d.) bepaalt de keuze, samenhang en prioriteiten van de gekozen doelstellingen.
Zo kunnen hoge eisen aan bijvoorbeeld compliance (rechtmatigheid bij contracteren; fraudegevoeligheid inkoopmarkt; eisen aan duurzaamheid) zorgen voor specifieke eisen aan systemen. Denk hierbij aan de ontvangst van zogenaamde elektronische kluizen bij e-aanbestedingssystemen of Product Information Management functies voor het kunnen onderscheiden en beschrijven van duizenden onderdelen.
Een goede business case bevat de vaststelling van de beoogde voordelen voor elk van de zes bovengenoemde doelstellingen.
Toegevoegde waarde van een inkoopsysteem
De mate waarin inkoopsystemen kunnen bijdragen aan organisatiedoelstellingen verschilt per type inkoopproces. De eerste stap is dan ook het bepalen van het beoogde effect van een geautomatiseerd inkoopproces op de organisatiedoelstellingen.
Een vereenvoudigd praktijkvoorbeeld hiervan voor één van mijn opdrachtgevers is weergegeven in de onderstaande tabel.
De tabel geeft de vier typen inkoopfuncties weer: 1. het organiseren en inrichten van de inkoopfunctie en -activiteiten; 2. het vaststellen van de inkoopstrategie; 3. het aangaan en management van contracten; 4. Het uitvoeren van inkoopcontracten c.q. het uitvoeren en afhandelen van inkooptransacties.
Elke functie bestaat uit een aantal processen. Deze processen worden ondersteund door verschillende typen inkoopsystemen ofwel e-procurement systemen. Voor elk van de processen en dus ook systemen kan de (gewenste) bijdrage aan organisatiedoelstellingen worden vastgesteld. Door rekening te houden met de onderlinge samenhang tussen processen kunnen afzonderlijke voordelen worden vergroot.
In het bovenstaande praktijkvoorbeeld is voor de gehele inkoopfunctie binnen een organisatie de toegevoegde waarde bepaald. Van daaruit zijn voor de investering in inkoopsystemen onder andere de volgende besluiten genomen:
- de prioriteit en doorlooptijd van de te automatiseren inkoopprocessen,
- de bandbreedte van de bijbehorende investeringen,
- de doelstellingen per systeem,
- de betrokkenheid van interne en externe belanghebbenden,
- en de samenstelling van de stuur- en werkgroepen.
Praktische overwegingen
De ene organisatie is de andere niet. Zo verschilt ook de positie van de inkoopfunctie en de omvang, complexiteit en reikwijdte van een selectie- en implementatietraject van een inkoopsysteem.
De omvang van je project maakt het echter niet minder belangrijk om de belangrijkste bijdragen van een systeem zijn aan de verschillende doelstellingen van een organisatie.
In een als eenvoudig te bestempelen traject kan een quick scan worden georganiseerd. Daarbij kan in het bijzijn van een lid van het senior management worden vastgesteld wat de belangrijkste doelstellingen en toegevoegde waarde zijn. De uitkomsten verwerk je vervolgens in de business case.
Selectie van inkoopsoftware
Een goede business case biedt een leidraad en de randvoorwaarden voor onder andere de functionele eisen en uiteindelijk voor de beoordeling en selectie.
Het voorkomt dat je tijdens het selectieproces vastloopt, dat je terug moet naar de tekentafel en ontdekt dat je onderweg de betrokkenheid en ondersteuning binnen je organisatie bent kwijtgeraakt. Het maakt dan ook onderdeel uit van een intuïtief stappenplan dat je ondersteunt bij het plannen en realiseren van een adequate procesondersteuning door inkoopsystemen.
Wil je meer weten over het realiseren van de toegevoegde waarde van inkoopsystemen neem dan gerust contact met ons op.
Wim Vriend
Kennispartner
