Overzichten met voorbeelden van KPI’s bieden een goede basis voor het definiëren en samenstellen van een eigen set aan KPI’s. Specifieke omstandigheid en behoeften zorgen er echter voor dat de exacte keuze voor KPI’s maatwerk is. Hoe kom je tot de beste set aan KPI’s die jouw organisatie verder helpt?
Hieronder vind je 5 tips (best practices) die je helpen bij het maken en implementeren van de best passende KPI’s.
Klik op de onderstaande links voor voorbeelden van KPI’s voor:
– het gehele inkoopproces
of voor deelprocessen zoals
– contractmanagement
– purchase to pay (operationele inkoop)
- Maak onderscheid tussen enkele KPI’s en eventueel meerdere, ondergeschikte Leading Indicators (LI’s)
- Een overvloed aan KPI’s vertroebelt het zicht op zowel prioriteiten als op samenhang.
- Begin daarom met het afstemmen van de doelstellingen van je eigen functie of afdeling op die van de organisatie (alignment). Leg vervolgens de samenhang en hiërarchie vast van de doelstellingen en vertaal deze naar KPI’s.
- Zorg voor samenhang tussen de KPI’s
- Doelstellingen dienen hiërarchisch (vanuit de organisatiedoelstellingen) en lateraal (vanuit de procesketens) gerelateerd te zijn. KPI’s en Leading Indicators dienen daarom onderling in logische verband met elkaar te staan.
- Doelstellingen dienen hiërarchisch (vanuit de organisatiedoelstellingen) en lateraal (vanuit de procesketens) gerelateerd te zijn. KPI’s en Leading Indicators dienen daarom onderling in logische verband met elkaar te staan.
- Pas ook afdelings- en organisatie overstijgende KPI’s toe
- Veel organisaties kennen een functionele indeling met dito aansturing en verdeling van doelstellingen. Organisatiedoelstellingen worden echter beïnvloed door de samenwerking tussen de afzonderlijke delen. Zo is er onder meer een sterke samenhang tussen het inkoopproces en financiën, voorraadbeheer, logistiek en leveranciersmanagement. Denk aan effecten op de financieringsbehoefte, leverbetrouwbaarheid, kosten van onbruikbare voorraden, etc.
KPI’s die de verantwoordelijkheid van verschillende afdelingen en externe partners omvatten zijn daarom logisch en noodzakelijk.
- Veel organisaties kennen een functionele indeling met dito aansturing en verdeling van doelstellingen. Organisatiedoelstellingen worden echter beïnvloed door de samenwerking tussen de afzonderlijke delen. Zo is er onder meer een sterke samenhang tussen het inkoopproces en financiën, voorraadbeheer, logistiek en leveranciersmanagement. Denk aan effecten op de financieringsbehoefte, leverbetrouwbaarheid, kosten van onbruikbare voorraden, etc.
- Maak onderscheid tussen KPI’s voor efficiency (procesverbetering) en effectiviteit (resultaatverbetering)
- Door dit onderscheid kan gerichter worden gestuurd op het realiseren van procesverbeteringen ten opzichte van het aansturen van activiteiten die aansturen op het realiseren van een betere prijs/kwaliteitverhouding van ingekochte producten en diensten.
- Door dit onderscheid kan gerichter worden gestuurd op het realiseren van procesverbeteringen ten opzichte van het aansturen van activiteiten die aansturen op het realiseren van een betere prijs/kwaliteitverhouding van ingekochte producten en diensten.
- Laat KPI’s onderdeel uitmaken van de reguliere rapportage- en beoordelingscyclus en procesverbeteringsprogramma
- In de regel wordt op informatie gestuurd indien deze binnen de organisatie als belangrijk (liever nog cruciaal) wordt beschouwd. KPI’s dienen dus deel uit te maken van zowel de beoordelingssystematiek als van de managementrapportage.
- In de praktijk worden KPI’s ook wel gegroepeerd naar belangrijke projecten c.q. thema’s als kostenreductie, proceskwaliteiten en leverbetrouwbaarheid.
- Indien KPI’s onderdeel uitmaken van de reguliere management rapportage dan zal de oplevering hiervan efficiënt en betrouwbaar moeten zijn. Dit vraagt om bedrijfssoftware met de juiste mogelijkheden om te voorzien in (real-time) informatie. Hieronder valt onder meer de beschikbaarheid van door de gebruiker in te stellen dashboards. Voor een overzicht van inkoopsoftware, die het werken met KPI’s via dashboards vergemakkelijken, verwijzen we naar het [gratis] E-proQure Vendor Landscape rapport.
Wil je meer informatie over het samenstellen en toepassen van KPI’s voor jouw situatie, neem dan gerust contact met ons op.
Wim Vriend
Kennispartner
