Goed ingerichte inkoopprocessen bieden grote voordelen. KPI’s (Key Performance Indicators) helpen om focus aan te brengen bij het aansturen, beoordelen en verbeteren van de inkoopfunctie en het inkoopproces. Daarom hebben we de top KPI’s voor het inkoopproces uit de internationale praktijk voor je op een rij gezet.

Daarnaast vind je de belangrijke valkuilen en tips voor de keuze en implementatie van KPI’s. Immers, het succesvol toepassen van KPI’s vraagt om meer dan alleen het selecteren van KPI’s uit een keuzelijst.

Voor een overzicht van inkoopsoftware die het werken met KPI’s via dashboards vergemakkelijken verwijzen we naar het [gratis] E-proQure Vendor Landscape rapport. Moderne eprocurement systemen bieden immers dashboards die de gebruiker zelf kan inrichten en real time aangeven hoe het staat met de belangrijkste prestaties. Wie wil dat niet?

Top KPI’s voor het inkoopproces

KPI’s: bouw een piramide van inkoopdoelstellingen

Het inkoopproces bestaat uit veel verschillende activiteiten. Die worden ook nog uitgevoerd door verschillende mensen op verschillende niveaus. Een goede indeling van KPI’s is dus noodzakelijk.
Daarom  gebruiken we de praktische indeling volgens het Procurement Grid. Dit onderscheidt de volgende inkoopprocessen:

1. Inkoopfunctie management: dit inkoopproces omvat het organiseren van de inkoopfunctie. Dus het inrichten en bepalen van doelstellingen voor alle inkoopactiviteiten
2. Strategic Sourcing: dit inkoopproces omvat alles wat nodig is om het inkoopbeleid op organisatieniveau te bepalen, dus spendanalyse, categorie- en leveranciersmanagement
3. Source to Contract Life Cycle Management: dit proces omvat het vaststellen van de specificaties vanaf behoefte tot en met contractmanagement
4. Operationele inkoop ofwel het gehele purchase-to-pay proces (P2P)

Het Procurement Grid volgt de logische en noodzakelijke indeling van alle onderling samenhangende inkoopactiviteiten. Deze bestaan uit zowel  strategische als tactische en operationele inkoopactiviteiten.

Bij inkoopactiviteiten horen ook doelstellingen. Volgens het Pareto-principe (80-20-regel) worden de belangrijkste doelstellingen vertaald naar KPI’s. KPI’s maken daarmee deel uit van een piramide van onderling gerelateerde doelstellingen. Deze piramide maakt ook zichtbaar in welke mate processen en dus ook functionarissen gezamenlijk invloed hebben op doelstellingen. Tevens voorkom je dat functionarissen tegengestelde doelstellingen krijgen opgelegd.

Top KPI’s voor de inkoopfunctie

Niveau 1: Inkoopfunctie management

1. Return on Investment (ROI) van procurement
   • Deze KPI meet het besparingsniveau versus de kosten van de inkoopfunctie
2. Managed versus Total Spend (in €)
   • Deze KPI meet het deel dat gecontroleerd volgens inkoopbeleid en inkoopdoelstellingen wordt ingekocht
3. Inkoopvolume versus sales
   • In plaats van sales kunnen ook de totale kosten van een bepaalde dienstverlening worden gerekend, bijvoorbeeld bij overheidsinstellingen
4. Aantal operationele doelstellingen gekoppeld aan de strategische inkoopdoelstelling (dus: op niveau van de inkoopfunctie van het management)
5. Verhouding inkoopfunctionarissen versus …
   • Denk hierbij bijvoorbeeld aan het percentage inkoopfunctionarissen versus overig personeel
   • Bijvoorbeeld: inkoopvolume per inkoopfunctionaris
   • Bijvoorbeeld: kosten inkoopfunctie versus managed/total spend
6. Certificering inkoopfunctionarissen
   • Deze KPI meet de mate waarin inkoopfunctionarissen voldoen aan bepaalde opleidingsvereisten
7. Deelname inkoopfunctionarissen aan externe vakgremia
   • Zoals: inkoopbelangenorganisaties
   • Zoals: supply chain overlegstructuren

Niveau 2: Strategic Sourcing

1. Aantal leveranciers
2. Percentage leveranciers (in aantal) verantwoordelijk voor 80% (in €) van managed spend
   • Op basis van een spendanalyse (zowel vanuit een ABC-/Pareto- als Kraljic-analyse) zijn hieruit relevante varianten af te leiden
3. Omzetvolume potentiële leveranciers versus marktvolume
   • Vast te stellen per inkooppakket
4. Percentage productvernieuwing per inkooppakket
   • Gemeten naar een bepaalde mate van invloed op de eigen product- en dienstenontwikkeling
5. Percentage leveranciers dat voldoet aan bepaalde regels
   • Voor kritieke wet- en regelgeving of andere standaarden kunnen per inkooppakket compliance percentages worden ingesteld
6. Kwaliteitsscore per leverancier
   • Percentage leveranciers dat voldoet aan een bepaalde kwaliteitsscore

Niveau 3: Source to Contract Lifecycle Management (SCLM)

1. Percentage inkopen via business-to-business e-commerce
   • KPI met name toegepast waar belangrijke besparingen zijn te realiseren binnen het bestelproces. Bijvoorbeeld voor inkooppakketten waar gedecentraliseerde inkopers veelvuldig kleine aankopen verrichten
2. Reductie in Total Cost of Ownership (TCO)
   • Deze KPI meet de mate waarin inkoopactiviteiten leiden tot reductie in voortbrengingskosten voor een bepaalde groep producten of diensten in de totale keten. Bijvoorbeeld lagere productiekosten, lagere logistieke c.q. supply chain kosten of kosten van levering aan of gebruik door de klant
3. Leverbetrouwbaarheid
   • Bijvoorbeeld toegepast op levering van defecte onderdelen, tijdige leveringen of andere negatieve gevolgen op het voorbrengingsproces van de eigen productie of dienstverlening
4. Laatste inkoopprijs versus vorige inkoopprijs
   • In de praktijk wordt deze KPI vaak aangepast op basis van relevantie en behoefte. Bijvoorbeeld door uit te gaan van TCO of de gemiddelde prijzen voor een inkooppakket, etc.
5. Laatste inkoopprijs versus laagste (markt) inkoopprijs
   • In de praktijk vaak toegepast voor hoog-volume inkopen (in €) en inkopen waarvoor actief naar de meerwaarde van verschillen wordt gezocht (kwaliteit i.c.m. TCO, innovatie, e.d.)
6. Contracting cycle
   • De doorlooptijd nodig voor het afsluiten van contracten
7. Contract compliance
   • Deze KPI meet de mate waarin leveranciers voldoen aan contractafspraken zoals levertijden, gehanteerde prijzen, productontwikkeling, social return, compliance met reguleringen
8. Percentage Maverick buying
   • Meet de mate waarin wordt ingekocht in strijd met het inkoopbeleid of buiten (raam)contracten om
9. Percentage contracten onder geautomatiseerd toezicht
   • In de praktijk wordt deze KPI nader gespecificeerd naar de mate waarin automatische notificaties worden gegenereerd voor bijvoorbeeld
     1. prolongatiedata
     2. verschillen tussen afspraken en contractbepalingen
     3. het behalen van drempelwaardes (voor omzet/kortingen)

Niveau 4 Purchase to Pay

1. Percentage orders vanuit webshops/e-catalogue
2. Percentage nee-verkopen
   • Deze KPI meet de mate waarin goederen niet voorradig zijn
3. Kosten per order
   • Deze KPI beperkt zich tot de efficiency van het bestelproces en kent diverse varianten die veelal een indicatie geven voor de efficiency van het gehele proces van ordering tot aflevering:
   • Variant: doorlooptijd van het plaatsen van een order
   • Variant: doorlooptijd van het plaatsen tot het akkoorderen van een order (purchase order cycle time)
   • Variant: % electronisch geplaatste orders
   • Variant: Aantal orders verwerkt per (inkoop)medewerker
4. Doorlooptijd ordering tot ontvangst
5. Doorlooptijd ontvangst tot goedkeuring
6. Ontvangst volgens contract/SLA
   • Deze KPI komt ook voor op het niveau van Sourcing & Contract Lifecycle Management. Op dat niveau wordt de prestatie gemeten om de mate van contract compliance te meten. Bijvoorbeeld de foutratio gemeten per contract of gecumuleerd per leverancier.
   • Op het niveau van purchase to pay wordt het effect gemeten op het proces. Bijvoorbeeld de foutratio gemeten naar het aantal orders of gekochte producten
7. Kosten van afgekeurde leveringen versus waarde totale leveringen
8. Percentage elektronische facturen
   • Deze KPI wordt in de regel toegepast in de situatie waarin elektronische facturering minimaal de digitale afhandeling van ontvangst tot en met crediteurenafhandeling omvat
9. First time match rate
10. Tijdige factuurbetaling
    • Deze KPI is relevant bij boetebepalingen en kortingsregelingen
11. Gerealiseerde kortingen
12. Kosten per factuur
    • Deze KPI wordt vaak toegepast om de efficiency van het proces van order-tot-crediteurenafhandeling van de afdelingen financiële administratie en inkoop gezamenlijk te beoordelen
13. Aantal leveranciers per 1.000 facturen
14. Aantal facturen per leverancier

Opmerking: deze KPI’s zijn ook terug te vinden in de blog ‘top 10 KPI’s voor Purchase to Pay’.

Succesvol KPI’s implementeren

Het implementeren van een werkwijze waarin KPI’s een belangrijke rol spelen vraagt om het aanpassen prioriteiten, focus, rapportage en dergelijke. Immers, prioriteiten en verwachte resultaten worden (nog meer) expliciet gemaakt. Daarmee wordt het tevens eenvoudiger om de kwaliteit en voortgang van activiteiten en processen te bewaken. Ook wordt het eenvoudiger om de verantwoordelijken aan te spreken op resultaten.
Succesvol veranderen blijkt in de praktijk echter niet altijd eenvoudig. Tips om succesvol veranderingen te realiseren vind je in de blog ‘Succesvol veranderen‘ met daarin verwijzingen naar best practices project- en verandermanagement methodieken. Zoals Prince2, ADKAR en Leading Change.

Wil je meer informatie over het gebruik van Top KPI’s voor het inkoopproces in jouw situatie, neem dan gerust contact met mij op.

Wim Vriend
Kennispartner