In onze vorige blog ‘Hoe pas je verandermanagement toe tijdens de oriëntatiefase‘ heb je gelezen hoe verandermanagement bij succesvolle digitaliseringstrajecten al tijdens de oriëntende fase wordt toegepast. Hoe pas je verandermanagement toe tijdens de volgende fase: de business case? Een goede busines case bevat naast de zakelijke rechtvaardiging van het project tevens scenario’s voor de realisatie. Deze worden voorgelegd en elk voorzien van een impactanalyse en advies.
SLiM digitaliseren en de Business Case
In de Business Case fase worden een aantal scenario’s uitgewerkt en voorzien van een impactanalyse en advies. Daarbij worden alle factoren, niet alleen de zakelijke, meegewogen die het succesvol realiseren beïnvloeden. Hierdoor is een afgewogen keuze mogelijk tussen alternatieve scenario’s. Hierbij wordt gebruik gemaakt van de kennis die is opgedaan tijdens de oriëntatiefase. Bij het maken van een Business case komen veel verschillende aspecten aan de orde, dus ook veranderaspecten.
(Lees meer over aandachtspunten tijdens de Business case fase)
Veranderaspecten tijdens de Business Case fase
Tijdens de business case fase komt verandermanagement in de volle breedte aan de orde. We noemen een paar veranderaspecten:
- Wat wordt de veranderstrategie ? In de oriëntatiefase heb je al een eerste inschatting gemaakt van de haalbaarheid van de veranderopgave. In de business case werk je deze uit tot een veranderstrategie (lees in deze blog meer over veranderstrategie). Dus niet alleen een communicatiematrix maar een advies op basis van de veranderrisico’s die bepalen wat de teamstructuur is, wie betrokken moeten worden bij de veranderopgave (de sponsorcoalitie) en welke intensiteit en vorm van communicatie wordt ingezet en eventuele tactieken (lees meer in onze blog);
- Wie zijn je stakeholders? Inkopers, bestellers, leveranciers, budgethouders en je Opdrachtgever. Ze hebben allemaal belang (stakeholders) bij jouw e-Procurement vraagstuk. Maar welk belang/rol hebben zij bij jouw project en, niet onbelangrijk, hoe staan zij tegenover de mogelijke veranderingen? De stakeholdersanalyse pas je toe om mede de veranderstrategie te bepalen en je opdrachtgever inzicht te geven in het krachtenveld rond jouw project. Het geeft ook antwoord op de vraag of je over de juiste mensen beschikt om de veranderopgave te volbrengen.
- Zijn medewerkers gemotiveerd om te veranderen? In onze blog ‘succesvol veranderen’ hebben we het door Prosci ontwikkelde ADKAR model kort toegelicht. Het model gaat uit van vijf bouwblokken (ADKAR) die ingevuld moeten zijn om een verandering succesvol te realiseren: Awareness (A), Desire (D), Knowledge (K), Ability (A), Reinforcement. Het ADKAR model is zowel toepasbaar op organisaties, afdelingen alsook op individueel niveau. De Business Case fase is gericht op het doorlopen van het tweede bouwblok van het model, Desire ofwel de motivatie/wens om te veranderen. Voor de realiseerbaarheid van een voorgestelde investering is de wil om veranderen noodzakelijk. Je kunt nieuwe inkoopsoftware aanschaffen, maar je kunt medewerkers niet dwingen om betrokkenheid te “voelen” en nieuwe werkwijzen te omarmen. Een veelgemaakte fout die managers maken is om te denken dat het communiceren van veranderingen voldoende is om medewerkers automatisch mee te krijgen. Zo werkt het echter niet. Veranderen vraagt om inzicht in persoonlijke factoren zoals: Wat is de organisatorische context?
- Wat betekent de verandering voor mij (what’s in it for me)?
- Kan ik wel mee met de verandering?
- Wat zijn mijn vorige ervaringen?
Belangrijk is dat er aan het eind van de business case fase een goede inschatting ligt over de verwachte impact van scenario’s en hoe deze succesvol kunnen worden gerealiseerd.
Naast maximaal 2 tot 3 scenario’s bevat een goede business case dus tevens een impactanalyse en een daarop gebaseerde veranderstrategie.
Een casus: e-Sourcing Business Case binnen een onderwijsinstelling
|
Een casus: e-sourcing business case binnen een onderwijsinstelling Tijdens het opstellen van een stakeholdersanalyse voerde de projectleider gesprekken met diverse belanghebbenden binnen een organisatie over de business case rond de invoering van een nieuwe e-sourcing tool voor de centrale inkoopafdeling. Uit gesprekken met een van de junior medewerkers Henk bleek dat Henk helemaal niet enthousiast was over de op stapel zijnde veranderingen. Hij ervaarde de invoering van het nieuwe systeem als een blok aan zijn been. Henk was onzeker over de gebruiksvriendelijkheid en flexibiliteit van het nieuwe systeem, was bang dat een nieuwe werkwijze zou leiden tot een personeelsreductie en mogelijk het verlies van zijn baan. Periodieke gesprekken met zijn manager volgden waarbij inzicht werd gegeven in zijn toekomstperspectief en zijn rol bij het opstellen van de wensen en eisen voor het nieuwe sourcing systeem. Daardoor nam zijn weerstand af en was Henk gemotiveerd om de uitdaging aan te gaan. |
In onze volgende nieuwsbrief mijn blog “Veranderingen implementeren: het echte werk gaat beginnen”.
SLiM helpt
Spreekt SLiM Veranderen jou aan en wil je weten hoe je dit samen met je collega’s kunt toepassen binnen je organisatie? Volg dan onze workshop verandermanagement of neem contact met ons op voor de mogelijkheden van een incompany workshop? Vragen? Stuur dan een e-mail naar info@e-proqure.nlof bel mij (+31 6 49335535).
